Распоряжение Главы администрации Ивановской области от 24.06.2004 № 705-р
О Порядке организации контроля исполнения документов и поручений в аппарате администрации Ивановской области
Утратил силу - Указ Губернатора Ивановской области от 16.01.2013 г. N 5-уг ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 24.06.2004 № 705-р г. ИвановоО Порядке организации контроля исполнения документов и поручений в аппарате администрации Ивановской области В целях совершенствования организации контрольной деятельности и соблюдения исполнительской дисциплины: 1. Утвердить Порядок организации контроля исполнения документов и поручений главы администрации Ивановской области (прилагается). 2. Руководителям органов исполнительной власти Ивановской области, структурных подразделений аппарата администрации Ивановской области принять Порядок к руководству и исполнению. 3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя главы администрации области - руководителя аппарата администрации Ивановской области Зимина Н.В. Глава администрации Ивановской области В.ТИХОНОВ Утвержден распоряжением главы администрации Ивановской области от 24.06.2004 № 705-р ПОРЯДОК организации контроля исполнения документов и поручений в аппарате администрации Ивановской области 1. Общие положения 1. Контроль исполнения обеспечивают глава администрации (губернатор) Ивановской области, вице-губернатор - первый заместитель главы администрации области, первый заместитель главы администрации области, руководитель аппарата администрации области, заместители главы администрации области, а также отдел контроля управления делопроизводства и контроля аппарата администрации Ивановской области (далее именуется - отдел контроля). 2. Исполнителями документов и поручений являются руководители органов исполнительной власти Ивановской области, структурных подразделений аппарата администрации области, другие должностные лица и руководители. Должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа, а также лицо, указанное в резолюции первым, или тот, за кем определён сбор или обобщение материалов, представляемых другими соисполнителями, является ответственным исполнителем документа. Ответственный исполнитель руководит работой исполнителей документа или поручения, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, а также контроль за своевременным предоставлением ему исполнителями необходимых материалов, несет персональную ответственность за своевременную подготовку и представление доклада об исполнении главе администрации области или иному должностному лицу. Все исполнители ответственны за своевременное, полное и качественное исполнение документа или поручения, представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.), а также достоверность сообщаемой ими информации. II. Контроль исполнения федеральных законов, актов органовгосударственной власти Российской федерации, Президента Российской Федерации, Правительства Российской федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, законов Ивановской области, постановлений Законодательного собрания Ивановской области 1. Копия документа с контрольной карточкой и поручением главы администрации области на федеральные законы, акты органов государственной власти Российской Федерации, Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, законы Ивановской области, постановления Законодательного собрания Ивановской области в течение суток направляется канцелярией должностным лицам, указанным в поручении главы администрации области, и в отдел контроля. 2. При получении контрольного документа ответственный исполнитель организует его выполнение. 2.1. Прямые поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок. Сроки исполнения прямых поручений, содержащие в тексте указание "Срочно" или "Оперативно", исчисляются в календарных днях с даты их поступления в администрацию области. Поручение, содержащее в тексте указание "Весьма срочно", исполняется незамедлительно, указание "Срочно" - в 3-дневный срок, указание "Оперативно" - в 10-дневный срок. Срок исполнения, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц со дня подписания поручения. 2.2. При необходимости продления срока выполнения документа не позднее, чем за три дня до истечения установленного срока, на имя Президента Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации направляется письмо с просьбой о продлении срока исполнения за подписью главы администрации области. В письме должны указываться аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые для выполнения поручения. 2.3. По каждому контрольному документу на имя Президента Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации в установленный срок представляется информация об исполнении за подписью главы администрации области. Информацию готовит должностное лицо, на которое возложено исполнение. Прямые поручения Президента Российской Федерации, а также поручения, содержащиеся в указах и распоряжениях Президента Российской федерации, в документах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, считаются исполненными, если информация об исполнении не возвращена на доработку. Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать аргументированное объяснение причин задержки. Копия информации направляется ответственным исполнителем в отдел контроля в день отправки ее адресату. 3. Поручения главы администрации области на федеральные законы, акты органов государственной власти Российской Федерации, Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, законы Ивановской области, постановления Законодательного собрания Ивановской области с формулировками «представить», «внести», «доложить», «информировать», «подготовить проект правового акта», «на исполнение» ставятся на контроль. Поручения главы администрации области с формулировками «представить», «внести», «доложить», «информировать» и т.п. исполняются в течение 1 месяца со дня подписания резолюции, если не установлены конкретные сроки исполнения. Проекты правовых актов Ивановской области во исполнение документов Президента Российской Федерации, федеральных органов власти и управления, Законодательного собрания Ивановской области, законов Ивановской области готовятся в соответствии с Порядком подготовки проектов правовых актов Ивановской области, утвержденным указом губернатора Ивановской области от 17.10.2001 № 255-уг (в действующей редакции). 4. Поручения главы администрации области считаются исполненными в срок, если информационные материалы, поступившие в адрес главы администрации, не возвращены на доработку, а подготовленные проекты правовых актов направлены для подписания главе администрации области. Ответы, поступающие от ответственных исполнителей в адрес главы администрации области, регистрируются канцелярией и передаются в отдел контроля. Отдел контроля заносит содержание ответа в базу системы электронного документооборота (СЭД) и направляет главе администрации области. Ответы, поступившие в адрес ответственных исполнителей, регистрируются канцелярией, передаются в соответствующие структурные подразделения аппарата администрации области для внесения содержания ответа в базу СЭД. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока. Копия резолюции, содержащая согласие изменения срока исполнения поручения, направляется в отдел контроля. Если в отдел контроля до истечения срока контроля не поступил отчет о выполнении поручения, а также резолюция, содержащая согласие на снятие с контроля или изменение (продление) срока исполнения поручения, то контрольный документ считается неисполненным. 5. Структурные подразделения аппарата администрации области контролируют все поступившие поручения главы администрации области на федеральные законы и законы Ивановской области, документы Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного собрания Ивановской области, готовят проекты резолюций заместителей главы администрации области, обеспечивают их исполнение. Ответственный за контроль в структурных подразделениях аппарата администрации области: - ведет картотеку поручений главы администрации области, заместителя главы администрации области, руководителя структурного подразделения; - регистрирует поручения заместителя главы администрации области в базе СЭД и вносит в базу содержание ответов о ходе исполнения поручений; - своевременно направляет исполнителям поручения заместителей главы администрации области, копии – в отдел контроля; - контролирует сроки исполнения поручений в соответствии со списком контрольных поручений на текущий месяц, представляемым отделом контроля; - информирует руководителя структурного подразделения о нарушении сроков исполнения поручений; - проводит сверку сведений о ходе исполнения документов и поручений с отделом контроля. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения ответственный за контроль и специалист в структурном подразделении аппарата администрации Ивановской области обязаны передать другому работнику, по согласованию с непосредственным руководителем, все контролируемые документы. 6. Передача и переадресация документов и поручений исполнителям осуществляются канцелярией управления делопроизводства и контроля аппарата администрации области. В первую очередь документ направляется должностному лицу – ответственному исполнителю. Срок ознакомления исполнителя с документом - 3 дня. Контроль за прохождением документов по исполнителям осуществляется канцелярией. 7. Поручения главы администрации области на федеральные законы, акты Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, снимаются с контроля главой администрации области или лицом, его замещающим. Резолюции главы администрации области о снятии поручения с контроля передаются в отдел контроля. Отдел контроля снимает с контроля поручения главы администрации области без его резолюции в случае исполнения прямого поручения о подготовке правового акта. III. Контроль исполнения правовых актов главы администрации Ивановской области, администрации Ивановской области, протоколов заседаний администрации Ивановской области 1. Правовые акты главы администрации Ивановской области, администрации Ивановской области, протоколы заседаний администрации Ивановской области регистрируются отделом подготовки документов управления делопроизводства и контроля. Копии актов в соответствии с указателем рассылки направляются исполнителям и в отдел контроля. Контролю подлежат все правовые акты, требующие исполнения. Ответственность за исполнение правовых актов области несут должностные лица, на которых возложен контроль, а также руководители органов исполнительной власти и подразделений аппарата администрации области. Контроль за исполнением отдельных пунктов правового акта возлагается на должностных лиц, указанных в данных пунктах. Срок исполнения, если он не указан в правовом акте, устанавливается в 1 месяц со дня подписания акта. 2. Правовые акты главы администрации Ивановской области, администрации Ивановской области, поручения, содержащиеся в протоколах заседаний администрации области, контролируются заместителями главы администрации области, структурными подразделениями аппарата администрации области, отделом контроля. Специалисты структурных подразделений аппарата администрации области и отдел контроля ведут «папку-паспорт» на каждый контрольный документ, в которой отражаются меры по организации исполнения документа, помещаются информационные, отчетные материалы, характеризующие работу по выполнению данного документа. По контрольным документам длительного срока исполнения 1 раз в полугодие представляется информация главе администрации области. 3. Ход исполнения правовых актов Ивановской области может заслушиваться на заседаниях администрации области, совещаниях у главы администрации области, его заместителей, руководителя аппарата администрации области. 4. Не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения поручения, содержащегося в правовом акте главы администрации Ивановской области, администрации Ивановской области, исполнитель направляет должностному лицу, на которого возложен контроль правового акта, письменную информацию о принятых мерах по исполнению документа. 4.1. Информация должна содержать в обязательном порядке ссылку на номер правового акта, сведения о конкретных результатах исполнения или аргументированные объяснения причин невыполнения акта, а также предложения о дальнейших действиях по исполнению документа. 4.2. Информация о ходе выполнения правового акта главы администрации Ивановской области, администрации Ивановской области поступает в отдел контроля; отдел контроля обеспечивает занесение ее краткого содержания в базу регистрационных данных СЭД и направляет должностному лицу, на которого возложен контроль. 5. Ответственный за контроль в структурном подразделении аппарата администрации области: - контролирует сроки исполнения правовых актов главы администрации Ивановской области, администрации Ивановской области в соответствии со списком контрольных поручений на текущий месяц, представляемым отделом контроля; - до наступления промежуточного или конечного срока исполнения документа или поручения предупреждает исполнителя о приближении срока представления информации; - информирует руководителя структурного подразделения о нарушении сроков исполнения правовых актов; - проводит сверку сведений о ходе исполнения документов с отделом контроля. 6. Исполнители в соответствии со сроками вносят предложения заместителю главы администрации области, на которого возложен контроль правового акта, о снятии документа с контроля. 6.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, а также, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. 6.2. Исполненные правовые акты главы администрации Ивановской области, администрации Ивановской области снимаются с контроля резолюцией главы администрации области. Для этого: - информация о выполнении правового акта после согласования с должностным лицом, на которого возложен контроль, направляется в отдел контроля. Отдел контроля обобщает представленные документы и направляет их начальнику управления делопроизводства и контроля для представления главе администрации области; - должностное лицо, на которое возложен контроль, представляет главе администрации области информацию о выполнении правового акта. 6.3. Правовые акты Ивановской области снимаются с контроля при утрате их юридической силы, т.е. по истечении срока действия акта (когда акт принят на определенный срок и действие акта не продлено). 7. Отметка о снятии с контроля правового акта фиксируется отделом контроля в базе регистрационных данных СЭД. IV. Контроль исполнения поручений на служебные письма и иную деловую корреспонденцию 1. Поручения главы администрации области, заместителей главы администрации области, руководителей структурных подразделений аппарата администрации области на служебные письма и иную деловую корреспонденцию подлежат контролю. Ответственность за исполнение поручений главы администрации области несут заместители главы администрации области и руководители соответствующих структурных подразделений аппарата администрации области. 2. Контроль за исполнением поручений главы администрации области осуществляют: заместители главы администрации области; руководители структурных подразделений аппарата администрации области; отдел контроля. 2.1. В структурных подразделениях аппарата администрации области контролируется исполнение всех поступивших поручений главы администрации области на служебные письма и иную деловую корреспонденцию. 2.2. Отделом контроля контролируется исполнение поручений главы администрации области на: -документы прокурорского реагирования; -экспертные заключения на правовые акты Ивановской области; -запросы и поручения вышестоящих органов власти и управления; -запросы законодательных и правоохранительных органов. -поручения главы администрации области на служебную и иную деловую переписку, затрагивающую актуальные, экономически и социально значимые вопросы. 3. Контроль за исполнением поручений заместителей главы администрации области, руководителей структурных подразделений администрации области осуществляют сотрудники, ответственные за контроль в соответствующих структурных подразделениях аппарата администрации области. Решение о постановке поручения на контроль принимают заместители главы администрации области, а также руководители структурных подразделений аппарата администрации области. 4. Ответственные за контроль в структурных подразделениях аппарата администрации области: - ведут картотеку контрольных поручений главы администрации области, заместителей главы администрации области и других руководителей (по исполнителям и по срокам исполнения); - регистрируют все контрольные поручения в СЭД; - обеспечивают своевременное направление исполнителям контрольных поручений; - осуществляют сбор, систематизацию и направление исполнителям документов и информации по контрольным поручениям; - вносят в СЭД отметки о ходе исполнения контрольных поручений и информацию с кратким содержанием ответов о ходе исполнения; - осуществляют контроль за соблюдением сроков исполнения поручений; - обеспечивают своевременное информирование руководителей и отдела контроля о ходе исполнения поручений; - снимают с контроля исполненные поручения заместителей главы администрации области и руководителей соответствующих структурных подразделений аппарата администрации области; - обеспечивают, после снятия поручения с контроля, направление всех материалов по данному конкретному делу в канцелярию управления делопроизводства и контроля для хранения. 5. Отдел контроля: - осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения поручений главы администрации области; - снимает с контроля исполненные поручения главы администрации области. 6. Основанием для снятия с контроля поручения главы администрации области, заместителей главы администрации области и других руководителей на служебную и иную деловую переписку является: - правовой акт Ивановской области, принятый во исполнение поручения; - резолюция руководителя, давшего поручение, на письменную информацию о выполнении поручения; - письменный ответ по запросу или поручению вышестоящих органов власти и управления, законодательных и правоохранительных органов и т.д. V. Отдел контроля Отдел контроля : 1. Осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями аппарата администрации области, органами исполнительной власти области правовых актов главы администрации Ивановской области и администрации Ивановской области; протоколов заседаний администрации Ивановской области; поручений главы администрации области на: федеральные законы, акты органов государственной власти Российской Федерации, Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, законы Ивановской области, постановления Законодательного собрания Ивановской области, служебные письма и иную деловую корреспонденцию. 2. Обеспечивает заполнение базы СЭД данными о сроках контроля и исполнителях, кратком содержании информации об исполнении поручений главы администрации области или правового акта, об обосновании снятия с контроля документа. 3. Обобщает предложения органов исполнительной власти области и структурных подразделений аппарата администрации области по разработке плана проведения проверок исполнения правовых актов Российской федерации и Ивановской области и готовит соответствующее распоряжение главы администрации области. 4. Использует систему упреждающего контроля, т.е. ежемесячно до 5-го числа направляет ответственным исполнителям списки контрольных документов, подлежащих исполнению до конца текущего месяца. 5. Направляет заместителям главы администрации области и должностным лицам предупреждение об истечении срока исполнения документа или поручения. 6. Анализирует представленную информацию по исполнению документов, при необходимости возвращает исполнителям для доработки и повторного представления. 7. Еженедельно представляет первому заместителю главы администрации области - руководителю аппарата администрации сведения о неисполненных поручениях главы администрации области, правовых актов главы администрации Ивановской области, администрации Ивановской области. 8. Ежемесячно проводит количественный анализ исполнения контрольных документов и поручений (с приложением списка не исполненных в срок правовых актов и поручений главы администрации области). 9. Ежеквартально представляет главе администрации области, первому заместителю главы администрации области - руководителю аппарата администрации области информацию о состоянии контроля за исполнением документов и поручений главы администрации области. 10. Участвует в проведении проверок исполнения документов и поручений в структурных подразделениях аппарата администрации Ивановской области, органах исполнительной власти.