Распоряжение Главы администрации Ивановской области от 22.12.2003 № 1658-р
Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Ивановской области
РАСПОРЯЖЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ от 22.12.2003 N 1658 -р г. Иваново Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Ивановской области (В редакции Распоряжений Губернатора Ивановской области от 12.08.2010 г. N 240-р; от 18.11.2010 г. N 324-р) В целях совершенствования системы делопроизводства в аппаратеАдминистрации Ивановской области: 1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в аппаратеадминистрации Ивановской области (прилагается). 2. Руководителям органов исполнительной власти Ивановскойобласти при организации системы делопроизводства в подведомственныхорганах руководствоваться положениями настоящей инструкции. И.о. Главы Администрации Ивановской области А.Канаев---------------------------------------------------------------------- Приложение к распоряжению главы администрации Ивановской области от 22.12.2003 N 1658 -р Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации Ивановской области 1. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 2. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 3. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 4. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 5. Подготовка и оформление проектов правовых актов 5.1. Подготовка проектов указов и распоряжений ГубернатораИвановской области, постановлений и распоряжений ПравительстваИвановской области осуществляется в соответствии с Порядком подготовкипроектов правовых актов Ивановской области, утвержденным указомГубернатора Ивановской области от 17.10.2001 № 255-уг, кроме проектовраспоряжений Губернатора Ивановской области по кадровым вопросам. 5.2. Оформление проектов указов и распоряжений ГубернатораИвановской области, постановлений и распоряжений ПравительстваИвановской области осуществляется в соответствии с распоряжениемПравительства Ивановской области от 09.12.2009 № 372-рп «Обутверждении Правил оформления проектов правовых актов Ивановскойобласти», кроме проектов распоряжений Губернатора Ивановской областипо кадровым вопросам. Подготовка, согласование, проведение правовой экспертизы,оформление проектов распоряжений Губернатора Ивановской области покадровым вопросам, регистрация, выпуск, копировально-множительныеработы, рассылка распоряжений Губернатора Ивановской области покадровым вопросам, в том числе досылка, замена разосланныхраспоряжений Губернатора Ивановской области по кадровым вопросам,хранение распоряжений Губернатора Ивановской области по кадровымвопросам осуществляются управлением государственной службы и кадроваппарата Правительства Ивановской области в соответствии с порядком,утвержденным приказом руководителя аппарата Правительства Ивановскойобласти. Бланк для печати проектов распоряжений Губернатора Ивановскойобласти по кадровым вопросам утверждается руководителем аппаратаПравительства Ивановской области. К распоряжениям Губернатора Ивановской области по кадровымвопросам относятся распоряжения Губернатора Ивановской области,подготавливаемые в отношении Губернатора Ивановской области, лиц,представителем нанимателя для которых является Губернатор Ивановскойобласти, лиц, замещающих государственные должности Ивановской области,и иных лиц, для которых Правительство Ивановской области в лицеГубернатора Ивановской области является работодателем, и касающиесявопросов поступления на государственную гражданскую службу Ивановскойобласти (далее – гражданская служба), прохождения, назначения надолжность гражданской службы, освобождения от замещаемой должностигражданской службы, увольнения гражданского служащего с гражданскойслужбы, приема, увольнения и перевода, присвоения классных чиновгражданской службы, назначения и освобождения от осуществлениядеятельности общественных помощников Губернатора Ивановской области,первых заместителей Председателя Правительства Ивановской области изаместителей Председателя Правительства Ивановской области,премирования и иных выплат, поощрений (за исключением распоряженийГубернатора Ивановской области об объявлении Благодарности ГубернатораИвановской области), установления ежемесячных надбавок к должностномуокладу за особые условия гражданской службы, выслугу лет награжданской службе, надбавок к должностному окладу граждан, допущенныхк государственной тайне на постоянной основе, и за стаж работы вструктурных подразделениях по защите государственной тайны,установления стажа государственной гражданской службы РоссийскойФедерации (далее – стаж гражданской службы), включения в стажгражданской службы периодов замещения отдельных должностейруководителей и специалистов на предприятиях, в учреждениях иорганизациях, опыт и знание работы в которых необходимы гражданскимслужащим для выполнения должностных обязанностей в соответствии сдолжностным регламентом (далее – отдельные должности) (за исключениемвключения в стаж гражданской службы периодов замещения отдельныхдолжностей для назначения пенсии за выслугу лет), предоставленияежегодных оплачиваемых отпусков, отпусков без сохранения денежногосодержания и иных отпусков, утверждения графика отпусков, направленияв служебные командировки, дисциплинарных взысканий и служебныхпроверок, переименования (сокращения) должностей гражданской службы,оказания материальной помощи, замены денежной компенсацией частиежегодного оплачиваемого отпуска, возложения исполнения обязанностейвременно отсутствующего лица, совмещения должностей, направления напрофессиональную переподготовку, повышение квалификации илистажировку, изменения учетных персональных данных, утверждения графикапрохождения диспансеризации гражданскими служащими, (В редакцииРаспоряжения Губернатора Ивановской области от 12.08.2010 г. N 240-р) 5. 3. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановскойобласти от 12.08.2010 г. N 240-р) 5. 4. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановскойобласти от 12.08.2010 г. N 240-р) 5. 5.(Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановскойобласти от 12.08.2010 г. N 240-р) 5. 6. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановскойобласти от 12.08.2010 г. N 240-р) 6. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 7. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 8. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 9. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 10.(Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 11. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановскойобласти от 18.11.2010 г. N 324-р) 12. Подготовка и оформление проектов приказов руководителя аппарата Правительства Ивановской области 12.1. Приказами руководителя аппарата Правительства Ивановскойобласти (далее - приказы) оформляются решения по кадровым,хозяйственным и другим вопросам работы аппарата ПравительстваИвановской области. Подготовка, согласование, проведение правовой экспертизы,оформление проектов приказов по кадровым вопросам, регистрация,выпуск, копировально-множительные работы, рассылка приказов покадровым вопросам, в том числе досылка, замена разосланных приказов покадровым вопросам и хранение приказов по кадровым вопросам,осуществляются управлением государственной службы и кадров аппаратаПравительства Ивановской области в соответствии с порядком,утвержденным приказом руководителя аппарата Правительства Ивановскойобласти. Бланк для печати проектов приказов по кадровым вопросамутверждается руководителем аппарата Правительства Ивановской области. К приказам по кадровым вопросам относятся приказы,подготавливаемые в отношении Уполномоченного по правам ребенка вИвановской области, лиц, представителем нанимателя для которыхявляется руководитель аппарата Правительства Ивановской области, илиц, для которых Правительство Ивановской области в лице руководителяаппарата Правительства Ивановской области является работодателем, икасающиеся вопросов утверждения штатного расписания аппаратаПравительства Ивановской области, поступления на гражданскую службу,прохождения гражданской службы, назначения на должность гражданскойслужбы, освобождения от замещаемой должности гражданской службы,увольнения гражданского служащего с гражданской службы, приема,увольнения и перевода, присвоения классных чинов гражданской службы,премирования и иных выплат, поощрений, установления ежемесячныхнадбавок к должностному окладу за особые условия гражданской службы,выслугу лет на гражданской службе, ежемесячных надбавок за сложность,напряженность и высокие достижения в труде, ежемесячных надбавок кдолжностному окладу за выслугу лет, (В редакции РаспоряженияГубернатора Ивановской области от 23.09.2010 г. N 281-р)проведения квалификационных экзаменов и аттестаций, проведенияконкурсов на замещение вакантных должностей и для включения граждан(гражданских служащих) в кадровый резерв. К приказам по хозяйственной деятельности относятся приказы повопросам, связанным с финансово-хозяйственной деятельностью: учетнойполитикой, составлением и предоставлением бюджетной и налоговойотчетности, составлением и ведением бюджетной росписи, кассовогоплана, бюджетной сметы, сметы по приносящей доход деятельности,оплатой труда, материальной ответственностью, проведениеминвентаризации, ведомственного финансового контроля подведомственныхПравительству Ивановской области областных государственных учреждений,использованием оборудования, средств связи, транспорта, информационнымобеспечением, техникой безопасности и охраной труда. К приказам по основной деятельности относятся приказы по инымвопросам. 12.2. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделенияаппарата Правительства Ивановской области на основании порученийруководителя аппарата Правительства Ивановской области либо винициативном порядке, за исключением проектов приказов по кадровымвопросам, которые готовит и вносит управление государственной службы икадров аппарата Правительства Ивановской области в соответствии спорядком, утвержденным приказом руководителя аппарата ПравительстваИвановской области. Проекты приказов оформляются на стандартных листах бумаги форматаА4 с использованием электронных формуляров-образцов в соответствии сПравилами оформления проектов приказов руководителя аппаратаПравительства Ивановской области (приложение № 6). К проекту приказа прилагаются лист согласования, обоснованиенеобходимости принятия приказа, финансово-экономическое обоснование(если его принятие потребует материальных и иных затрат), указательрассылки, подписанные руководителем структурного подразделенияаппарата Правительства Ивановской области, подготовившего проектприказа. 12.3. Ответственность за подготовку проектов приказов, ихсогласование с заинтересованными лицами несут руководители структурныхподразделений аппарата Правительства Ивановской области, которыеготовят и вносят проекты приказов. 12.4. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителеми руководителем структурного подразделения аппарата ПравительстваИвановской области, внесшего проект, и направляются на согласованиеруководителям структурных подразделений аппарата ПравительстваИвановской области, иным должностным лицам, которым в проекте приказапредусматриваются задания и поручения либо к компетенции которыхотносятся положения проекта приказа. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения,то он подлежит повторному согласованию. Если в процессе согласования впроект приказа вносятся изменения технического характера, то он неподлежит повторному согласованию. Окончательный вариант проектов приказов по хозяйственнойдеятельности передается в управление делами аппарата ПравительстваИвановской области для проведения правовой экспертизы, оформления ипредставления на подписание. Окончательный вариант проектов приказов по основной деятельностипередается в главное правовое управление аппарата ПравительстваИвановской области для проведения правовой экспертизы, оформления ипредставления на подписание. Приказы подписываются руководителем аппарата ПравительстваИвановской области. 12.5. Подписанные приказы по хозяйственной деятельностинаправляются для регистрации и выпуска в управление делами аппаратаПравительства Ивановской области, по основной деятельности - в главноеправовое управление аппарата Правительства Ивановской области.Выпускаемым приказам присваиваются порядковые номера по единойнумерации с применением системы индексации (к порядковому номеруприказа через дефис добавляются буквы «х» (для приказов похозяйственной деятельности), «од» (для приказов по основнойдеятельности). Копии приказов по хозяйственной деятельности заверяются печатьюуправления делами аппарата Правительства Ивановской области, копииприказов по основной деятельности – печатью главного правовогоуправления аппарата Правительства Ивановской области и направляютсяадресатам согласно указателям рассылки. 12.6. Приказы хранятся в управлении делами аппарата ПравительстваИвановской области и главном правовом управлении аппаратаПравительства Ивановской области в соответствии со сроками хранения,установленными номенклатурой дел аппарата Правительства Ивановскойобласти. (В редакции Распоряжения Губернатора Ивановской областиот 12.08.2010 г. N 240-р) 13. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 14. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 15. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 16. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 17. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 18. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 19.(Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 20. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановскойобласти от 18.11.2010 г. N 324-р) 21. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 22. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р) 23. (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 18.11.2010 г. N 324-р)---------------------------------------------------------------------- Приложение N 1 Общие требования по оформлению документов 1. 1. Документы, создаваемые в аппарате администрацииИвановской области, печатаются с использованием текстового редактораWord 2.0 или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times NewRoman размером N 14, через 1-2 межстрочных интервала. Для выделения части текста документа, заголовка, примечаниямогут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание илисмещение относительно границ основного текста. 1. 2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как набланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое от 2.5 до 3.5 см; правое от 1.25 до 2.5 см; верхнее не менее 2.5 см; нижнее не менее 2 см. 1. 3. При оформлении текста документа на двух и боле страницахвторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковыеномера страниц проставляются в правом верхнем углу арабскими цифрамибез слова "страница" (стр.) и знаков препинания. 1. 4. Документы в аппарате администрации Ивановской областиоформляются, как правило, на бланках установленной формы, которыеимеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумагиформатов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) и210 х 210 мм. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа. Для оформления сопроводительных писем и некоторых другихдокументов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.При переписке между структурными подразделениями аппаратаадминистрации Ивановской области бланк не используется. 1. 5. Требования к составлению и расположению отдельныхреквизитов. Заголовок к тексту документа Заголовок составляется, как правило, ко всем документам, заисключением писем с текстом не более одной страницы, поручений,телефонограмм. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержаниедокумента (о чем составлен документ).Он может формулироваться спомощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене", "Об организации ", "О состоянии "). Заголовок к тексту письма печатается от левой границытекстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Текст документа Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным,обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в неминформации. Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интерваловот заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1.25 см от левойграницы текстового поля. Подпись Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается отлевой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал ицентрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается науровне последней строки наименования должности без пробела междуинициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписиограничивается правым полем. Дата На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, датапроставляется под наименованием должности лица, подписавшегодокумент, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита. Индекс (номер) документа На документах, оформленных на бланках, номер проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номерпроставляется под датой. Номер печатается от левой границы текстового поля с тем жемежстрочным интервалом, с каким печатался документ. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" суказанием номера экземпляра проставляется на первой страницедокумента, на обложке и титульном листе издания, а также на первойстранице сопроводительного письма к документам, содержащим секретнуюи служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углудокумента. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности(пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношениюк ним. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения Документы, утверждаемые правовыми актами, оформляются какприложения к правовому акту. Документы, не требующие утверждения правовым актом, оформляютсягрифом "Утверждаю" с указанием наименования должности, датыутверждения, подписи должностного лица и указания инициала имени ифамилии должностного лица. Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Грифсогласования", слово "Приложение" со ссылкой на номер и датунормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листадокумента и печатаются от границы верхнего поля без кавычекпрописными буквами. Слова "Утверждено", "Одобрено", "Согласовано", "Приложение"отделяют от последующих строк реквизита 1.5 межстрочными интервалами(остальные строки реквизита печатают через 1 интервал). Все составные части реквизитов центрируются относительнодлинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см иограничивается правым полем документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования ихрасполагают на одном уровне. Визы Согласование проекта документа оформляется визой, котораявключает личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а принеобходимости наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа первогоэкземпляра проекта документа в нижней его части. Резолюция Указания по исполнению документов фиксируют в форме резолюции,включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения исрок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручения, и дату. Резолюция пишется на документе или на отдельном листе,приложенном к документу. Фамилия исполнителя и номер его телефона Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевойстороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границытекстового поля. Идентификатор электронной копии документа Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется вколонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой частинижнего поля шрифта Times New Roman размером N 8.--------------------------------------------------------------------- Приложение N 2 Оформление проектов указов губернатора и распоряжений главы администрации Ивановской области (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 12.08.2010 г. N 240-р) Приложение N 3 (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 12.08.2010 г. N 240-р) Приложение N 4 (Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской областиот 12.08.2010 г. N 240-р) Приложение N 5 Оформление протоколов заседаний, совещаний 5. 1. Протоколы печатаются на бланках установленной формы илистандартных листах бумаги шрифтом размером N 14. 5. 2. Протокол имеет следующие реквизиты: Герб Ивановской области (Указывается на бланках протоколовзаседаний Администрации Ивановской области, а также на бланкахвыписок из этих протоколов). Наименование вида документа ПРОТОКОЛ Вид заседания, совещания, например: ЗАСЕДАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ или СОВЕЩАНИЯ У ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ИВНОВСКОЙ ОБЛАСТИ И.О.Фамилия При оформлении протокола на стандартных листах бумаги: наименование вида документа слово П Р О Т О К О Л печатается отграницы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирнымшрифтом и выравнивается по центру; вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал ивыравнивается по центру. Например: П Р О Т О К О Л заседания Комиссии по вопросам по рассмотрению уровня цен итарифов на услуги и продукцию предприятий (организаций),регулирование которых осуществляется органами исполнительной властиИвановской области Дата и номер протокола. Дата оформляетсясловесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интерваланиже предыдущего реквизита. Номера протоколов заседаний администрацииИвановской области состоят из знака N и порядкового номера протокола,оформляемого арабскими цифрами. Номер протокола совещания у главы администрации или егозаместителей состоит из знака N, инициалов имени и фамилиипредседательствовавшего, индекса подразделения, ответственного заподготовку совещания, а также порядкового номера протокола в пределахкалендарного года, например: N ВТ- 5 -10 или N АК- 2 - 7 Протоколызаседаний комиссий нумеруются арабскими цифрами в пределахкалендарного года. Дата и номер печатаются справа 2 межстрочными интервалами нижепредыдущего реквизита полужирным шрифтом . Например: от 14.04.2003 N 12 или от 17.04.2003 N ВТ 5 - 10 Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Ввводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего(председателя) на заседании (совещании), должности, инициалы ифамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центрованно прописнымибуквами, под ним 2 межстрочными интервалами ниже должностьпредседательствовавшего, затем 2 интервалами ниже также центрованноинициалы и фамилия. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля,подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие "Присутствовали:". Затем 2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименованиядолжностей присутствовавших, а справа от наименования должностей ихинициалы и фамилии (межстрочный интервал 1). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно (фамилиимогут быть указаны в алфавитном порядке), например: члены администрации ответственные сотрудники аппарата администрации Ивановской области Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочныхинтервала и включает вопросы, рассматриваемые на заседании(совещании), и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименованиеначинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованнодругим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последнейстроки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц,выступавших на заседании (совещании) при рассмотрениисоответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочныйинтервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. При проведении заседаний, совещаний, комиссий (советов),оформление текстов разделов протокола может строиться по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ РЕШИЛИ. Основное содержание докладов и выступлений помещается в текстепротокола. Решение в тексте протокола печатается полностью. Принеобходимости, приводятся итоги голосования. Содержание особогомнения, высказанного во время обсуждения, записывается в текстепротокола после соответствующего решения. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами ивключает инициал имени и фамилии. При необходимости на протоколе проставляется гриф "Дляслужебного пользования", который печатается в правом верхнем углупервого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа(пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется поотношению к ним. Образцы прилагаются. Образец Герб Ивановской области П Р О Т О К О Л ЗАСЕДАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ от ____N____ ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОР) ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ В.И. ТИХОНОВ Присутствовали: Члены администрации Ивановской области: наименование должности инициалы и фамилии в алфавитном порядке руководители государственных инициалы и фамилии в органов власти и управления, алфавитном порядке принимающих участие в заседаниях администрации Ивановской области выступающие по соответствующим инициалы и фамилии в вопросам алфавитном порядке Ответственные работники органов исполнительной власти иаппарата администрации Ивановской области, представители средствмассовой информации_____________________________________________________________ I. О реорганизации приёмников распределителей органов внутренних дел и создания на их базе учреждений социальной помощи для лиц без определённого места жительства в системе органов социальной защиты населения (Штепа, Зимин) 1. Принять к сведению информацию о реорганизации приёмниковраспределителей органов внутренних дел и создании на их базеучреждений социальной помощи для лиц без определённого местажительства в системе органов социальной защиты населения. 2. Управлению социальной защиты населения Ивановской области(Г.П. Штепа) подготовить и внести в установленном порядке длярассмотрения на заседании администрации Ивановской области в марте2003 года проект соответствующего распоряжения. В. Тихонов Образец П Р О Т О К О ЛСОВЕЩАНИЯ У ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОРА) ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ В.И. ТИХОНОВА от ______N____ Присутствовали: Наименование должности инициалы и фамилии в алфавитном порядке I. О строительстве на территории г. Иванова мусороперерабатывающего комбината (Тихонов, Григорьев, Агапов) 1. Одобрить 2. Рекомендовать администрации г. Иванова .. 3. Комитету Ивановской области по охране окружающей среды иприродных ресурсов (Агапов) доработать .. В.Тихонов Образец ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ МЕЖВЕДОМСТВЕННОЙ КООРДИНАЦИОННОЙ КОМИССИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ОТДЫХА, ОЗДОРОВЛЕНИЯ И ЗАНЯТОСТИ ДЕТЕЙ И ПОДРОСТКОВ от______N_______ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ Н.В. ЗИМИН Присутствовали: Члены комиссии Наименование должности инициалы и фамилии в алфавитном порядке 1. Об организации отдыха, оздоровления и занятости детей и подростков Слушали: Иванову И.И. (краткая запись выступления) Выступили: Сидоров С.С. (краткая запись выступления) Петров П.П. (краткая запись выступления) Решили: 1. Одобрить............ 2. Поручить............ Председательствующий Подпись Расшифровка подписи Ответственный секретарь Подпись Расшифровка подписи Приложение N 6 Правила оформления проектов приказов руководителя аппарата Правительства Ивановской области 6.1. Приказ руководителя аппарата Правительства Ивановскойобласти оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтомразмером № 14 с использованием электронного формуляра-образца. 6.2. Приказ руководителя аппарата Правительства Ивановскойобласти имеет следующие реквизиты: герб Ивановской области; наименование органа, издавшего приказ, - аппарат ПравительстваИвановской области; наименование должностного лица, издавшего приказ, - руководительаппарата Правительство Ивановской области; наименование вида правового акта - приказ; дата и номер приказа (отделяются от наименования вида правовогоакта двумя межстрочными интервалами, печатаются центрованным способом,номер оформляется сразу после даты арабскими цифрами и состоит иззнака «№» и порядкового номера правового акта, к порядковому номеручерез дефис добавляются буквы «х» (для приказов по хозяйственнойдеятельности), «од» (для приказов по основной деятельности); подпись (отделяется от текста тремя межстрочными интервалами исостоит из слов «Заместитель Председателя Правительства Ивановскойобласти, руководитель аппарата Правительства Ивановской области»,инициалов имени и отчества и фамилии руководителя аппаратаПравительства Ивановской области; слова «Заместитель Председателя»,«Правительства Ивановской области,», «руководитель аппарата»,«Правительства Ивановской области» печатаются от левой границытекстового поля в четыре строки через один межстрочный интервал;инициалы имени и отчества и фамилия руководителя аппаратаПравительства Ивановской области располагаются на уровне последнейстроки наименования должности и печатаются у правой границы текстовогополя, последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правымполем). 6.3. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текстаприказа, печатается полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка неставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается черезодин межстрочный интервал. 6.4. Текст отделяется от заголовка и печатается шрифтом размером№ 14 и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границытекстового поля. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей(преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты исобытия, послужившие основанием для издания приказа. Она можетначинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д.Если приказ издается на основании другого документа, то вконстатирующей части указывается наименование этого документа втворительном падеже, его дата, номер, заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю:»,которое печатается полужирным шрифтом вразрядку через один пробел. Распорядительная часть должна содержать перечислениепредписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия исроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты иподпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородногохарактера могут быть перечислены в одном пункте. В качествеисполнителей указываются структурные подразделения аппаратаПравительства Ивановской области или конкретные должностные лица.Последний пункт распорядительной части может содержать сведения оподразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль заисполнением приказа. 6.5. В приказ не следует включать пункт «Приказ довести досведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которыхдоводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, которыйисполнитель готовит вместе с проектом приказа. (В редакции Распоряжения Губернатора Ивановской областиот 12.08.2010 г. N 240-р) Приложение N 7 Оформление проектов служебных писем и телеграмм 7. 1. Письма оформляются на бланках установленной формы. 7. 2. Письмо имеет следующие реквизиты: Дата оформляется словесно-цифровым способом. Исходящий номер в письмах за подписью руководства администрацииобласти из порядкового номера по единой нумерации с начала года,индекса подразделения, номера по номенклатуре. Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочнымиинтервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизитацентрируются относительно самой длинной строки, котораяограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их руководителям иликонкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на ихобращения. В состав адресата входит наименование организации (структурногоподразделения организации), наименование должности, инициалы ифамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицуинициалы и фамилия лица. Полный почтовый адрес указывается составителем документа вслучае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденныйуказатель рассылки, или частному лицу. При направлении служебного письма в организацию ее наименованиепишется в именительном падеже, например: Ивановский государственный университет При направлении служебного письма в структурное подразделениеорганизации наименование подразделения также пишется в именительномпадеже, например: Главное управление экономического развития и торговлиИвановской области Управление экономики и прогнозирования Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, еслиименно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решенияпо вопросам, поставленным в направляемом ему документе. При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательномпадеже, например: Председателю Законодательного Собрания Ивановской области П.А.Конькову Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое званиеили ученую степень, то перед фамилией может указываться звание илистепень, например: Ректору Ивановского государственного университета профессору В.Н. Егорову Наименование организации, структурного подразделенияорганизации, а также наименование должности печатаются через 1межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5межстрочными интервалами. Если служебное письмо адресуется руководителям несколькиходнородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например: Руководителям органов исполнительной власти Ивановской области Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначаласледует указывать почтовый адрес, который печатается через 1межстрочный интервал, затем инициалы и фамилию частного лица,например: 153016 Ивановская область, г. Иваново, ул. Г. Хлебникова, д.4, кв.38 А.С.Котову Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом неставится. При направлении письма более чем в четыре адресата составляетсяуказатель рассылки и на каждом экземпляре письма указывается толькоодин адресат. Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчнымибуквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатныхзнаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), тоего допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием поцентру. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами ипечатается через 1,5 интервала. Текст письма излагается от первого лица множественного числа(просим, направляем и т.д.) или от 3 лица единственного числа(администрация Ивановской области предлагает, управление представляети т.д.). Допускается начинать текст письма с уважительного обращения кадресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый .! Приложение отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами.Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то отметка о нихделается ниже текста документа по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если приложения в тексте документа не названы, то наименованияприложенных документов перечисляются после текста с указаниемколичества листов и экземпляров каждого документа: Приложения: 1. Проект Закона Ивановской области закона "О " на 7 л. в 1экз. 2. Пояснительная записка к проекту Закона Ивановской области "О" на 3 л. 3. Распоряжение главы администрации Ивановской области овнесении законопроекта на рассмотрение Законодательного СобранияИвановской области. Если приложение направляется не во все указанные в письмеадреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме: Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается, например: Приложение: программа в 3 экз. Слово "Приложение" печатается с красной строки иподчеркивается. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложенияпечатается через 1 межстрочный интервал. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочнымиинтервалами. Если письма оформляются на бланке "Администрация Ивановскойобласти", то подпись включает наименование должности, личную подпись,инициал имени и фамилию: Первый заместитель главы администрации Ивановской области Н. Зимин Если письмо оформляется на бланке главы администрацииИвановской области или его заместителей, то наименование должности вподписи не указывается. Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указываетсяполное наименование должности, личная подпись, инициал имени ифамилия: Начальник Управления Промышленности ГУЭР и Т Ивановской области И. Фамилия При подписании письма несколькими лицами равных должностей ихподписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которыеограничиваются соответственно левой и правой границами текстовогополя, а расшифровки подписей располагаются под наименованиямидолжностей через 1,5 межстрочных интервала, например: Начальник Управления Начальник Управления государственной службы и делопроизводства и контроля организационной работы подпись И. Фамилия подпись И. Фамилия При подписании письма несколькими лицами разных должностей ихподписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемойдолжностью. Фамилия исполнителя и номер его телефона печатается на лицевойили оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Особенности оформления служебных писем при переписке сзарубежными корреспондентами. При переписке с использованием бланков оформление реквизитовписем осуществляется следующим образом: Дата печатается в правом верхнем углу 2 межстрочнымиинтервалами ниже верхней границы текстового поля и оформляетсясловесно- цифровым способом. Регистрационный номер проставляется под датой на подлиннике икопии письма, остающемся в деле, и отделяется от даты 1 межстрочныминтервалом. Текст отделяется от реквизита "адресат" 3 межстрочнымиинтервалами и печатается через 1,5 интервала. Текст письма начинается с обращения Слово "господин" можетписаться полностью или сокращенно. Первая строка текста письма начинается с красной строки. Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы(программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указываетсяприложение. Адресат. В соответствии с принятыми с большинстве зарубежныхстран стандартами адрес печатается в левом нижнем углу первойстраницы письма. Адрес включает следующие составные части: полное наименование официальной должности, слова "господину"("госпоже") или титул (например, его (ее) Превосходительству),инициал (инициалы) имени, фамилию лица, которому направляется письмо,название города. Допускается имя адресата указывать полностью. Титул печатают в адресате только при направлении письмапрезиденту, премьеру, министру иностранных дел и послу. Во всехостальных случаях в адресате употребляется слово "господин"("госпожа"). Наименование официальной должности, инициал (инициалы) имени ифамилию печатают прописными буквами, например: ПРЕДСЕДАТЕЛЮ АМЕРИКАНО- РОССИЙСКОГО ДЕЛОВОГО СОВЕТА господину РОБЕРТУ СТРАУСУ г. Вашингтон, округ Колумбия Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами ивключает наименование должности лица, от имени которого посылаетсяписьмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилия). Наименование должности печатается от левой страницы текстовогополя через 1 интервал и центрируется относительно самой длиннойстроки. 7. 3. Оформление проектов служебных телеграмм. Проекты телеграмм оформляются на листах формата А 4. Телеграммы имеют следующие реквизиты: Адрес (Куда) (Кому) В состав адреса входит полный или условный телеграфный адресорганизации: Москва, ул. Петровка, 38 Если телеграмма направляется в организацию, расположенную вгороде областного или краевого подчинения, в адресе необходимоуказывать наименование соответствующей области или края, например: Ханты -Мансийск Тюменской Анадырь Магаданской Наименование организации печатается в дательном падеже иотделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочного интервала: Администрации Вологодской области При направлении телеграммы должностному или частному лицу,должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже,например: Губернатору Ярославской области инициалы, фамилия или И.И. ИВАНОВУ Если телеграмма направляется в несколько однородныхорганизаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например: Главам муниципальных образований Ивановской области При направлении телеграммы в четыре и более адресатовсоставляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем,подготовившим текст телеграммы. Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочнымиинтервалами и печатается через 1,5 интервала. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату,которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый ________________________! Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов,если при этом не искажается смысл содержания с сокращениямиобозначаемых знаков препинания. Например: точка тчк запятая зпт двоеточие двтч скобки скб кавычки квч номер - нр Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов,абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.Нельзя делать в тексте вставки. Телеграмма составляется и передается на отправку в двухэкземплярах. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами ивключает наименование должности лица и ее расшифровку (инициал имении фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией.Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Исходящий номер и дата печатаются 2 межстрочными интерваламиниже реквизита "подпись". Наименование и адрес отправителя указываются под чертой ивключают в себя: наименование структурного подразделения, фамилию и подписьисполнителя, подготовившего текст телеграммы. Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визыисполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму,а также время сдачи телеграммы на отправку. Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ втексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, накоторый дается ответ. При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должныбыть напечатаны латинскими буквами. Адрес международной телеграммы печатается в следующейпоследовательности: наименование адресата (в именительном падеже); наименование организации или местожительства адресат а (улица,номер дома); наименование пункта и страны назначения (город, страна). Образец прилагается. Губернатору Ярославской области Уважаемый__________________! Текст телеграммы Наименование должности И.Фамилия Исходящий номер и дата Наименование и адрес отправителя Приложение N 8 ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ Администрация Ивановской области Наименование структурного подразделения аппарата администрации Ивановской области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00. 00.0000 N______ ____________________ (место составления) На ___________ год +-------+-----------+---------------+-------------+---------------+|Индекс | Заголовок | Количество дел| Срок | Примечания || Дела | дела |(томов, частей)|хранения | || | | (тома, |дела, | || | | частей) |(тома, части)| || | | |и N статей по| || | | |по перечню | |+-------+-----------+---------------+-------------+---------------+ | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |+-------+-----------+---------------+-------------+---------------+ | НАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА |+-----------------------------------------------------------------+ Наименование должности руководителя структурного подразделения аппарата администрации Ивановской области Подпись И. Фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Начальник управления делопроизводства и контроля Подпись И. Фамилия Дата Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись И.Фамилия Дата Приложение N 9 УТВЕРЖДАЮ Руководитель аппарата администрации Ивановской области ______________________И. Фамилия __________2003 г. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ аппарата Администрации Ивановской области на_________ год+-------------+-------------+----------------+-----------+------------+|Индекс дела | Заголовок | Количество дел |Срок | Примечания || | дела (тома, | (томов,частей) |хранения | || | частей) | |дела (тома,| || | | |части) и | || | | |N статей | || | | |по перечню | |+-------------+-------------+----------------+-----------+------------+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |+-------------+-------------+----------------+-----------+------------+| Название раздела |+---------------------------------------------------------------------+ Начальник управления делопроизводства и контроля И. Фамилия Дата Виза заведующего архивом (лица ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК аппарата Протокол ЭПК управления администрации Ивановской по делам архивов области Ивановской области от______N_______ от ________N_______ продолжение приложения N 9 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведённых в ________году в аппарате администрации Ивановской области (заполняется в конце года)+---------------+------------+------------------+--------------+ |По срокам | Всего | В том | числе ||хранения | | переходящих | с отметкой || | | | "ЭПК" |+---------------+------------+------------------+--------------+| 1 | 2 | 3 | 4 |+---------------+------------+------------------+--------------+ |Постоянного | | | |+---------------+------------+------------------+--------------+|Временного | | | ||(свыше 10 лет) | | | |+---------------+------------+------------------+--------------+|Временного (до | | | ||10 лет | | | || включительно) | | | |+---------------+------------+------------------+--------------+| ИТОГО | | | |+---------------+------------+------------------+--------------+ Начальник управления делопроизводства и контроля Подпись И.Фамилия ______2003 г. Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности, передавшего сведения Подпись И.Фамилия _______2003 г. Приложение N 10 ВНУТРЕНННЯЯ ОПИСЬ документов дела N_________________+-------+----------+-----------+-----------+--------+-----------+|N пп. |Индекс |Дата |Заголовок |Номера | Примечание|| |документа | документа | документа |листов | || | | | | дела | |+-------+----------+-----------+-----------+--------+-----------+ | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |+-------+----------+-----------+-----------+--------+-----------+ Итого_______________________________________________документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи______________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись И.Фамилия _________2003 г. Приложение N 11 ЖУРНАЛ регистрации дел (реестр)+-----+----------------------+-------+----------+--------------------+ | | Номер дела | |Дата, | Сдано в архив || +-------+-------+------+ |номер +-----+------+-------+|Дата |индекс |индекс |поряд-|Заголо-|постановле|номер|к-во |подпись||заяв-|подраз |вопроса|ковый |вок |ния, |тома |листов|сотруд-||ления|деления| |номер |дела |распоряже | | |ника ||дела | | |дата | |ния, | | |архива || | | | | |протокола,| | |и дата | | | | | | |инициатив | | | || | | | | |ного | | | | | | | | | |письма | | | |+-----+-------+-------+------+-------+----------+-----+------+-------+ Приложение N 12 Архив за _______г. ___________________________ (наименование подразделения) О П И С Ь отдельных, комплексных дел и дел переписки постоянного срока хранения, сданных на хранение в архив+----+------+----------+----------+------------------+-----------+|NN |Номер |Заголовок |К-во | Год, месяц |Примечание ||п/п |дела |дела |листов в +--------+---------+ | | | | |деле | начала |окончания| || | | | | дела | дела | |+----+------+----------+----------+--------+---------+-----------+ Сдал _____________________________________ "___" __________200__г. Принял в архив ____________________________ " __" __________200__г. (подписи, инициалы, фамилии) Приложение N 13 ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ Администрация УТВЕРЖДАЮ Ивановской области Руководитель аппарата администрации Ивановской области А К Т ______________ И. Фамилия ______N_________ ___________2003 г. _________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании___________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно исторической ценностии утратившие практическое значение документы фондаN_______________________ (название фонда) +---+---------+-------+-------------+-------------+-----------+----------+----------+|N |Заголовок|Дата |Номера |Индекс дела |Количество |Сроки |Примечание||пп.|дела или |дела |описей |(тома, части)|дел (томов,|хранения | || |групповой|или |(номенклатур)|по |частей) |дела(тома,| || |заголовок|крайние| за годы |номенклатуре | |части) и | || |дел |даты | |или N дела | |номера | || | |дел | |по описи | |статей по | || | | | | | |перечню | |+---+---------+-------+-------------+-------------+-----------+----------+----------+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |+---+---------+-------+-------------+-------------+-----------+----------+----------+ Итого_________________дел за______________________________годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ________________годыутверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК___________________________________(наименование архивного учреждения)(протокол от _____________N________________)Наименование должности лица, продолжение приложения N 13проводившего экспертизуценности документов Подпись И. Фамилия__________2003 г. СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от_______N_______ Документы в количестве_______________________________________дел (цифрами и прописью) весом_____________ кг сданы в ______________________________________ (наименование организации) на переработку по приёмо-сдаточной накладной от_________________N______________ Наименование должности работника аппарата администрации Ивановской области, сдавшего документы Подпись И.Фамилия Изменения в учётные документы внесены Наименование должности работника, ответственного за ведение архива, внёсшего изменения в учётные документы Подпись И.Фамилия ________2003 г. ПРАВИЛА заполнения основных реквизитов регистрационно - контрольных карточек (РКК)+----------------------+---------------------------------------------+| Реквизиты | Комментарий по заполнению |+----------------------+---------------------------------------------+| 1 | 2 |+----------------------+---------------------------------------------+|Наименование вида |Заполняется в соответствии с ||документа |наименованием вида документа |+----------------------+---------------------------------------------+|Автор |При регистрации поступающих документов ||(корреспондент) |(корреспондент) записывается наименование || |организации, структурного подразделения или || |должностного лица - автора документа. || |При регистрации обращений граждан вводятся || |его имя, отчество, фамилия и адрес. || |При регистрации отправляемых документов || |записывается наименование организации, || |структурного подразделения или должностного || |лица - корреспондента. || |При регистрации ответов на обращения граждан || |вводятся их персональные данные. || |Допускается применение сокращенного || |наименования организации ||Дата документа |В РКК переносится дата, присвоенная || |документу организацией - автором документа ||Регистрационный номер |В РКК переносится регистрационный номер ||документа |документа, присвоенный организацией - автором|| |документа || Дата поступления |Заполняется и переносится в регистрационный || |штамп. || |При традиционной обработке переносится в РКФ|| |из регистрационного штампа || Индекс поступления |Заполняется и переносится в регистрационный || |штамп. При традиционной обработке переносится| | |в РКФ из регистрационного штампа ||Заголовок к тексту |Переносится заголовок к тексту документа. || |При его отсутствии составляется аннотация, || |содержащая ключевые слова || Резолюция |В РКК переносится с документа содержание || |поручения, исполнитель (исполнители), автор и|| |дата резолюции || Срок исполнения |Проставляется индивидуальный срок, || |содержащийся в резолюции, при его отсутствии || | - типовой срок. || |При регистрации отправляемого документа может|| |записываться дата ожидаемого ответа ||Отметка об исполнении |В РКК переносится регистрационный номер и || документа |дата созданного документа, ссылка на || |регистрационный индекс и дату поступившего || |документа или краткая запись решения вопроса || |по существу | | Дело |В РКК переносится индекс дела в соответствии || |с номенклатурой структурного подразделения, в|| |которое помещен исполненный документ |+----------------------+---------------------------------------------+