Распоряжение Губернатора Ивановской области от 18.11.2010 № 324-р
Об утверждении порядка работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области
РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ от 18.11.2010 № 324-р г. Иваново Об утверждении порядка работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области (В редакции Распоряжений Губернатора Ивановской области от 15.02.2011 г. N 24-р; от 21.06.2012 г. N 133-р; от 17.12.2013 г. N 224-р) В целях совершенствования системы делопроизводства вПравительстве Ивановской области и исполнительных органахгосударственной власти Ивановской области: 1. Утвердить порядок работы со служебными документами вПравительстве Ивановской области и исполнительных органахгосударственной власти Ивановской области (прилагается). 2. Руководителям исполнительных органов государственной властиИвановской области при организации системы делопроизводства вподведомственных органах руководствоваться положениями настоящегопорядка. 3. Признать утратившими силу разделы 1 - 4, 6 - 11, 13 - 23приложения к распоряжению главы администрации Ивановской области от22.12.2003 № 1658-р «Об утверждении инструкции по делопроизводству ваппарате администрации Ивановской области». ГубернаторИвановской области М.А. Мень Приложение к распоряжению Губернатора Ивановской области от 18.11.2010 № 324-р П О Р Я Д О К работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области 1. Общие положения 1.1. Настоящий порядок работы со служебными документами вПравительстве Ивановской области и исполнительных органахгосударственной власти Ивановской области (далее - Порядок) определяетпорядок работы с документами и правила оформления служебныхдокументов в Правительстве Ивановской области (далее - Правительство)и исполнительных органах государственной власти Ивановской области(далее - исполнительные органы власти) и разработан с учетом положенийМетодических рекомендаций по разработке инструкций поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, и на основанииГосударственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003,принятого и введенного в действие постановлением ГосстандартаРоссийской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст, постановленияПравительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утвержденииПравил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». 1.2. Делопроизводство в Правительстве и исполнительных органахвласти организуется с использованием системы электронногодокументооборота (далее - СЭД), предназначенной для регистрации,передачи исполнителям, учета и хранения документов. 1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,за соблюдение настоящего Порядка в структурных подразделенияхаппарата Правительства (далее - подразделение) и в исполнительныхорганах власти возлагается на их руководителей. 1.4. В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянногоконтроля за соблюдением настоящего Порядка назначается ответственныйиз числа государственных гражданских служащих Ивановской области,замещающих должности государственной гражданской службы Ивановскойобласти в аппарате Правительства и исполнительных органах власти, илиработников, занимающих должности, не отнесенные к должностямгосударственной гражданской службы Ивановской области в аппаратеПравительства, за ведение делопроизводства (далее - сотрудники),который осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства,прохождением и исполнением документов в соответствующем подразделении. На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства всоответствующих подразделениях, возлагаются следующие основныефункции: прием, учет и распределение поступающих документов, а такжепроверка соответствия количества документов, фактически полученныхподразделением, исполнительным органом власти, количеству документов,зарегистрированных в СЭД; передача документов на рассмотрение руководителю соответствующегоподразделения, исполнительного органа власти и после получениясоответствующей резолюции - исполнителю; учет исходящих из соответствующего подразделения документов,проверка правильности их оформления и передача их на отправку; контроль за прохождением документов в соответствующемподразделении; организация справочно-информационной работы по вопросампрохождения и исполнения документов; ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов; проверка наличия документов, находящихся на исполнении усотрудников подразделения, исполнительного органа власти; контроль за своевременным списанием в дело исполненныхдокументов; разработка номенклатуры дел подразделения, исполнительного органавласти; формирование, оформление, учет, хранение и обеспечениеиспользования дел в процессе делопроизводства и законченныхделопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивноехранение в Правительстве - в отдел делопроизводства идокументационного контроля Правительства (далее – отделделопроизводства), в исполнительных органах власти - в соответствующееподразделение; прием и передача служебной информации с использованием средствфаксимильной связи, установленных в соответствующем подразделении, ипо электронной почте; организация использования в соответствующем подразделении средствкопировальной техники и сканеров; проведение инструктажа вновь принятых в соответствующееподразделение государственных гражданских служащих Ивановской областии работников (далее - гражданские служащие и работники) по вопросаморганизации работы с документами. 1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства иконтроль за соблюдением требований настоящего Порядка в Правительствеи исполнительных органах власти осуществляется отделомделопроизводства. 1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, можетиспользоваться только в служебных целях и в соответствии сполномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этойинформацией. 1.7. Перед уходом в ежегодный оплачиваемый и иной отпуск, убытиемв служебную командировку, а также в случае предполагаемой временнойнетрудоспособности, освобождения от замещаемой должностигосударственной гражданской службы Ивановской области, увольнениясотрудники обязаны передавать находящиеся у них на исполнениидокументы гражданским служащим и работникам аппарата Правительства илиисполнительного органа власти, исполняющим их должностныеобязанности, а в случае их отсутствия – своему непосредственномуруководителю. 1.8. Об утрате документа немедленно докладывается руководителюподразделения, исполнительного органа власти и сообщается в отделделопроизводства, соответствующее подразделение. Руководителемподразделения, исполнительного органа власти проводится проверка, орезультатах которой информируются в Правительстве заместительПредседателя Правительства Ивановской области, руководитель аппаратаПравительства (далее - руководитель аппарата) и начальник отделаделопроизводства, в исполнительном органе власти - руководительисполнительного органа власти. 1.9. Взаимодействие с представителями средств массовойинформации, передача им служебной информации осуществляютсяГубернатором Ивановской области (далее – Губернатор), руководителемаппарата, вице-Губернатором Ивановской области (далее –вице-Губернатор), первыми заместителями и заместителями ПредседателяПравительства, пресс-службой Правительства, руководителямиисполнительных органов власти, в отдельных случаях - инымидолжностными лицами по разрешению (указанию, поручению) Губернатораили соответствующих руководителей. 1.10. Руководители подразделений и исполнительных органов властиобязаны под подпись обеспечить ознакомление сотрудников с настоящимПорядком. 1.11. Сотрудники аппарата Правительства, исполнительных органоввласти несут ответственность за соблюдение требований настоящегоПорядка, сохранность находящихся у них документов и неразглашениесодержащейся в них служебной информации. 1.12. Работа с документами, содержащими сведения, отнесенные кгосударственной тайне, и документами, поступившими по каналамспециальной документальной связи, осуществляется в соответствии соспециальными инструкциями. 1.13. Работа с документами, содержащими служебную информациюограниченного распространения, осуществляется в аппарате Правительстваи исполнительных органах власти в соответствии с Положением о порядкеобращения со служебной информацией ограниченного распространения вПравительстве Ивановской области и исполнительных органахгосударственной власти Ивановской области, утвержденным постановлениемПравительства от 24.02.2010 № 36-п. 2. Оформление служебных документов 2.1. Документы, создаваемые в Правительстве, исполнительныхорганах власти, печатаются с использованием текстового редактора Word2.0 или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Romanразмером № 14, за исключением случаев, установленных настоящимПорядком. Для выделения части текста документа могут использоватьсяполужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительнограниц основного текста. 2.2. Каждая напечатанная страница документа, оформленная как набланке, так и без бланка, должна иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 2.3. Документ оформляется, как правило, на 1 странице. Приоформлении текста документа на трех и более страницах вторая ипоследующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номерастраниц проставляются в правом верхнем углу арабскими цифрами без слов«страница», «стр.» и знаков препинания. 2.4. Документы в Правительстве и исполнительных органах властиоформляются на бланках, которые имеют обязательные реквизиты,расположенные в соответствии с приложением 1 к настоящему Порядку,либо на стандартных листах формата А4. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумагиформатов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа. Для оформления сопроводительных писем могут использоваться бланкис трафаретными частями текста. Документационное взаимодействие между структурнымиподразделениями аппарата Правительства, Правительством иисполнительными органами власти осуществляется исключительно в рамкахСЭД в соответствии с Регламентом Правительства Ивановской области,утвержденным указом Губернатора Ивановской области от 16.01.2013 №5-уг (далее – Регламент Правительства). При переписке междуподразделениями, внутри исполнительного органа власти бланк неиспользуется. 2.5. Требования к составлению и расположению отдельныхреквизитов. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельностиПравительства и исполнительных органов власти, являются: а) наименование органа, например: Правительство Ивановскойобласти, или наименование государственной должности, например:заместитель Председателя Правительства Ивановской области; б) справочные данные об органе (государственной должности). Справочные данные включают почтовый адрес, номер телефона, факса,адрес электронной почты, сайт и другие сведения по усмотрениюПравительства, соответствующего исполнительного органа власти (ИНН ит.д.); в) дата документа. Датой документа является: дата его подписания для резолюции; дата регистрации для письма; дата события, зафиксированного в документе, для протокола, акта; дата утверждения для утверждаемого документа (план, отчет ит.п.). Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождениеми исполнением, должны датироваться и подписываться (в том числе вСЭД). Документы, подписанные совместно двумя или более организациямиили должностными лицами, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парамиарабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами,например: 14.03.2009. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:14 марта 2009 г. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, датапечатается от левой границы текстового поля на одном уровне среквизитом «адресат»; г) регистрационный номер документа. Регистрационный номер входящего документа в аппаратеПравительства состоит из его порядкового номера (в пределахдокументов, включенных в номенклатурное дело), номера структурногоподразделения, в которое адресован документ, и индекса дела пономенклатуре дел Правительства. В случае имеющейся ранее переписки по конкретному вопросу,затронутому в обращении или запросе, регистрационный номер документавыглядит следующим образом: порядковый номер (порядковый номер первоначальногообращения/цифровое обозначение количества обращений по данному вопросу(01, 02, 03 и т.д.)) - номер структурного подразделения (указываетсятот же номер, что и в первоначальном обращении, вне зависимости оттого, кому направлен данный документ) - индекс по номенклатуре дел(указывается тот же индекс, что и в первоначальном обращении) -цифровое обозначение (не более двух цифр) года, в котором былозарегистрировано первоначальное обращение, например: 5461/01-1-28-12. Регистрационный номер исходящего документа в аппаратеПравительства формируется иначе. Исходящим номером ответа на обращениеявляется входящий номер документа, данный при регистрации обращения. Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящийномер, который формируется следующим образом: номер структурного подразделения - индекс дела по номенклатуредел Правительства - порядковый номер, например: 1-120-33. В исполнительных органах власти допускается иная структурарегистрационного номера, в зависимости от сложившейся практики веденияделопроизводства в конкретном исполнительном органе власти. На документах, оформленных на бланках, номер проставляется всоответствии с расположением этого реквизита. На исходящих документах, оформленных на стандартных листахбумаги, номер проставляется под датой и печатается от левой границытекстового поля на расстоянии одного межстрочного интервала отпредыдущего реквизита; д) ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату проставляется в томслучае, когда дается ответ на запрос или поручение, и включает в себярегистрационный номер и дату письма, резолюции, на которое(-ую) долженбыть дан ответ. Данный реквизит документа проставляется всоответствии с расположением этого реквизита на бланке. При ссылке нанормативный правовой акт указывают его реквизиты в следующейпоследовательности: наименование вида документа и организации -автора, дату, регистрационный номер, название нормативного правовогоакта, например: в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от04.03.2013 № 183 «О рассмотрении общественных инициатив, направленныхгражданами Российской Федерации с использованием интернет-ресурса«Российская общественная инициатива»; е) адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям,должностным или физическим лицам. При адресовании документа организации, ее структурномуподразделению без указания должностного лица их наименования пишутся вименительном падеже. Данный реквизит печатается полужирным шрифтом справа на верхнемполе первого листа документа и центрируется по отношению к самойдлинной строке. На угловом бланке он располагается на одном уровне среквизитами «наименование организации» и «справочные данные оборганизации»; на продольном - на одном уровне с реквизитами «датадокумента» и «регистрационный номер документа». Например:|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|| | Министерство культуры || | Российской Федерации || | || | Нормативно-правовой || | департамент || | ||—————————————————————————————————|—————————————————————————————————| При направлении документа руководителю организации иликонкретному должностному лицу наименование организации и подразделениявходят в состав наименования должности адресата, указываются вдательном падеже, при этом фамилия отделяется от наименованиядолжности 1 интервалом (1 интервал равен 1 непечатному знаку).Например:|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|| | Министру образования и науки || | Российской Федерации || | || | Д.И. Ливанову ||—————————————————————————————————|—————————————————————————————————| В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес.Элементы почтового адреса указывают в последовательности,установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование,затем через 1 интервал почтовый адрес. Например:|—————————————————————————————|—————————————————————————————————————|| | Государственное учреждение || | Всероссийский || | научно-исследовательский || | институт документоведения || | и архивного дела || | || | Профсоюзная ул., д. 82, Москва, || | 117393 || | ||—————————————————————————————|—————————————————————————————————————| При написании наименований должности и организации не допускаютсясокращения, за исключением установленного учредительными документамисокращения наименования организации. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию иинициалы получателя, затем – через 1 интервал почтовый адрес,например:|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|| | Петровой М.В. || | || | Новая ул., д. 12, кв. 32, || | Иваново, 153002 ||—————————————————————————————————|—————————————————————————————————| Если документ направляется в несколько однородных организаций илив несколько структурных подразделений, то они указываются обобщенно.При необходимости к такому документу составляется список рассылки,отметка о наличии списка рассылки располагается через 1 интервал нижереквизита «адресат», например:|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|| | Главам администраций || |муниципальных районов и городских|| | округов Ивановской области || | || | (согласно списку рассылки) ||—————————————————————————————————|—————————————————————————————————| Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово«Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятсяперед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее; ё) утверждение документа. На документах, подлежащих утверждению, гриф утвержденияпроставляется справа на верхнем поле первого листа документа ивыравнивается по левому краю. Допускается в реквизите «грифутверждения документа» центрировать элементы относительно самойдлинной строки. Данный реквизит печатается полужирным шрифтом. Расстояние между словом УТВЕРЖДАЮ, наименованием должности лица,утверждающего документ, его подписью, инициалами, фамилией и датойутверждения составляет 1 - 2 интервала. Гриф утверждения оформляется следующим образом:|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|| | || | || | || | || | || |УТВЕРЖДАЮ || | || |Временно исполняющий обязанности || |Губернатора Ивановской области || | || |_______________ || |(личная подпись) П.А. Коньков || |01.11.2013 || | ||—————————————————————————————————|—————————————————————————————————| При утверждении документа постановлением, решением, приказом,протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА,УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа втворительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется вроде и числе с видом утверждаемого документа.|————————————————————————————|——————————————————————————————————————|| |УТВЕРЖДЕНО || | || |распоряжением заместителя Председателя|| |Правительства || |Ивановской области, руководителя || |аппарата Правительства Ивановской || |области || |от 01.11.2013 № 35 || | ||————————————————————————————|——————————————————————————————————————| ж) заголовок к тексту документа. Заголовок составляется ко всем документам, за исключениемпоручений, телефонограмм, факсограмм. Заголовок должен быть кратким,точно передавать содержание документа. Заголовок должен бытьсогласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), например: Об изменении штатного расписания «чего?» («кого?»), например: По вопросу открытия торгового центра в г. Иванове Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовокможет не составляться. Заголовок к тексту письма печатается шрифтом Times New Romanразмером № 12 от левой границы текстового поля через 1 интервалот предыдущего реквизита. Выделение данного реквизитакурсивом или полужирным шрифтом не допускается. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1межстрочный интервал. Максимальная длина данного реквизита 73 мм.Точка в конце заголовка не ставится; з) текст документа. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным,обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в неминформации. Документы должны быть написаны в деловом стиле, который обладаетсовокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отборалексических средств языка, построения словосочетаний, предложений итекстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. При отсутствии персонального обращения к адресату текстпечатается на расстоянии 1 - 2 интервалов от заголовка в установленныхграницах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левойграницы текстового поля. Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицыили в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаковхарактеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным вименительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лицамножественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были,находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны бытьсогласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именемсуществительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строкдолжны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чемна 1 странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующихстраницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первойчасти указываются причины, цели, основания создания документа. Вовторой (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации.Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу безпояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или воисполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты:наименование документа и организации - автора, дату, регистрационныйномер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можноразбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах коллегиальных органов текст излагают от третьеголица единственного числа («просит», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лицамножественного числа («договорились», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа(«слушали», «выступили», «решили»). В служебной переписке текст должен излагаться от первого лицамножественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем,высылаем и т.д). Изложение текста письма от первого лица единственного числа(прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональноеобращение к адресату. Если письмо содержит персональное обращение к адресату (далее –обращение), то оно печатается через 1 интервал от заголовка к текступисьма полужирным шрифтом и выравнивается по центру, например: Уважаемый Дмитрий Анатольевич! Текст письма отделяется от обращения 1 интервалом. При составлении гарантийных писем, писем-согласований и т.д.допустимо также изложение письма от третьего лица единственного числа(«Правительство согласовывает»). В служебной переписке запрещается употребление сокращенных слов,наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятсяв полном соответствии с их официальным наименованием. В нетекстовыхприложениях к служебным письмам допускаются сокращения слов инаименований федеральных органов исполнительной власти. Все сокращенияслов и наименований должны быть общепринятыми (например, МИД России,МВД России). В официальных документах не допускается употребление сокращения«РФ» вместо слов «Российская Федерация». При неоднократном употреблении наименования органа, егоподразделения, учреждения, организации, термина, должности в рамкаходного документа их сокращенное наименование может употреблятьсятолько при наличии соответствующей оговорки по тексту после полногонаименования органа, его подразделения, учреждения, организации,термина, должности, например: исполнительные органы государственнойвласти Ивановской области (далее - ИОГВ) или государственнаягражданская служба Ивановской области (далее – гражданская служба). В написании имен, географических названий, терминов, должностей,учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и формсокращения. Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии в тексте жесткимпробелом, который не позволяет отрывать инициалы имени и отчества отфамилии и переносить их на другую строку или страницу (жесткий пробел– сочетание клавиш Ctrl + Shift + пробел). Знаки «№», «§» отделяются от числа жестким пробелом. Знаки «№»,«§», «%» и т.д. при нескольких числах не удваиваются и ставятся толькоодин раз, до или после ряда чисел, например: № 1, 2, 3 или 3 - 5%. и) отметка о наличии приложений. Данный реквизит располагается через 1 интервал от текстадокумента и начинается на расстоянии 1,25 см от левой границытекстового поля. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, тоуказывается его наименование, количество листов и количествоэкземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то указываетсятолько количество листов и количество экземпляров, например: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается. Если к документу прилагается другой документ, также имеющийприложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документеадреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес; к) подпись. Данный реквизит располагается через 2 - 3 интервала отпредыдущего реквизита. В состав подписи входят полное наименование должности лица,подписавшего документ (если документ оформлен не на бланке документаили оформлен на бланке организации), личная подпись и ее расшифровка вследующей последовательности: инициалы и фамилия. Если документ оформлен на бланке должностного лица, то полноенаименование должности лица, подписавшего документ, указывается тольков случае, если документ оформлен на нескольких листах. В ином случаеданный реквизит состоит из личной подписи и расшифровки подписи(инициалы, фамилия). Полное наименование должности лица, подписавшегодокумент, указывается независимо от количества листов также в случае,когда документ оформлен на бланке должностного лица, а должностьлица, подписывающего документ, имеет двойное наименование, например:заместитель Председателя Правительства Ивановской области,руководитель аппарата Правительства Ивановской области. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проектедокумента, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее егообязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываетсяфактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Недопускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлениемкосой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают на одном уровне или одну под другой впоследовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными подолжности, но представляющими разные органы, подписи располагают наодном уровне. Наименование должности в реквизите «подпись» печатается от левойграницы текстового поля через 1 межстрочный интервал полужирнымшрифтом и выравнивается по левому краю листа. Расшифровка подписи вреквизите «подпись» печатается полужирным шрифтом и располагается науровне последней строки наименования должности с пробелом междуинициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписиограничивается правым полем; л) согласование проекта документа. Согласование проекта документа проводится при необходимостиоценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам иранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем(ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, гдеготовился проект документа. Согласование проекта документа оформляется визой на документе(внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнеесогласование). Гриф включает в себя личную подпись, расшифровку подписи(инициалы, фамилия) и дату; допустимо при визировании документапроставлять только личную подпись и дату. На внутреннем документе и на копии отправляемого документа визыпроставляются на лицевой стороне документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документаоформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляетсяследующим образом: Замечания прилагаются Начальник управления государственной службы и кадров Правительства Ивановской области Личная подпись Е.Н. Кулешова Дата Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. Согласование проекта документа с исполнительными органами властии организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнеесогласование. Грифы согласования располагаются на отдельном листе согласования,если содержание документа затрагивает интересы несколькихорганизаций. На документе делается отметка «Лист согласованияприлагается». В исключительных случаях допускается проставление грифасогласования на лицевой стороне первого листа либо оборотной сторонепоследнего, допускается также согласование путем направлениясоответствующего письма. Согласование документа осуществляется в следующейпоследовательности: с руководителями подчиненных организаций, интересы которыхзатрагиваются в документе; с исполнительными органами власти, интересы которых затрагиваетсодержание документа; при необходимости с органами, осуществляющими государственныйнадведомственный контроль (надзор) в определенной области(экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями; с должностными лицами Правительства; с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательствомпредусматривается возможность совершения управленческих действийтолько с согласия этих органов; м) оттиск печати. Правительство, Губернатор, аппарат Правительства и исполнительныеорганы власти имеют печати с изображением Государственного гербаРоссийской Федерации. Оттиск печати с изображением Государственного герба РоссийскойФедерации ставится на документах, требующих особого удостоверения ихподлинности. Простые круглые печати (без изображения государственнойсимволики) ставятся на копиях документов для удостоверения ихсоответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончаниенаименования должности лица, подписавшего документ; н) отметка о заверении копии. Для заверения соответствия копии документа подлиннику нижереквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Копия верна»или «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись,расшифровку подписи, дату заверения. Заверять документы - письма,протоколы (кроме нормативных правовых актов и кадровых документов) вПравительстве имеет право только отдел делопроизводства, висполнительных органах власти - соответствующее подразделение. Например: Верно Начальник отдела делопроизводства и документационного контроля Правительства Ивановской области Личная подпись С.В. Хохлова Дата Данный реквизит может проставляться специальным штампом илиоформляться от руки. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати; о) отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнемуглу лицевой стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы (допускается полное изложение имени,отчества), фамилию исполнителя, номер его телефона с указанием кодагорода и адрес электронной почты, печатается шрифтом Times New Romanразмером № 11 и оформляется следующим образом: С.Н. Иванова (495) 41-14-88, e-mail@gov37.ru На документе, подготовленном по поручению руководителя группойисполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основногоисполнителя. На бланке резолюции указывается фамилия исполнителя,подготовившего проект резолюции (либо условное обозначение фамилии,имени, отчества исполнителя); п) отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включаетв себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такогодокумента - краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номердела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнениидокумента и направлении его в дело подписывается и датируетсяисполнителем документа или руководителем структурного подразделения, вкотором исполнен документ. Номер дела, в котором будет хранитьсядокумент, проставляется сотрудником, ответственным за ведениеделопроизводства в структурном подразделении, органе исполнительнойвласти. Данный реквизит допускается оформлять на отдельном листе ввиде резолюции; р) пометка ограничения доступа к документу. Пометка «Для служебного пользования» с указанием номераэкземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке ититульном листе издания, а также на первой странице сопроводительногописьма к документам, содержащим служебную информацию ограниченногораспространения. Пометка ограничения доступа печатается в правом верхнем углудокумента шрифтом Times New Roman размером № 11. Номер экземплярапроставляется ниже пометки ограничения доступа через 1,5 межстрочногоинтервала и центрируется по отношению к ним; с) идентификатор электронной копии документа. Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется вколонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой частинижнего поля шрифтом Times New Roman размером № 8. 2.1. Оформление проектов служебных телеграмм Проекты телеграмм оформляются на листах формата А4. Телеграммы имеют следующие реквизиты: адрес (Куда) (Кому). В состав адреса входит полный или условный телеграфный адресорганизации: Москва, ул. Петровка, 38. Если телеграмма направляется в организацию, расположенную вгороде областного или краевого подчинения, в адресе необходимоуказывать наименование соответствующей области или края, например: Анадырь Магаданской. Наименование организации печатается в дательном падеже иотделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочного интервала,например: Администрации Вологодской области. При направлении телеграммы должностному или частному лицудолжность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже,например: Губернатору Ярославской области инициалы, фамилия или ИВАНОВУ И.И. Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций,то их наименование следует указывать обобщенно, например: Главам муниципальных образований Ивановской области При направлении телеграммы в 4 и более адреса составляетсяуказатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившимтекст телеграммы. Текст отделяется от предыдущего реквизита 2 интервалами ипечатается через 1,5 интервала. Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату,которое печатается центрированным способом, например: Уважаемый ________________________! Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, еслипри этом не искажается смысл содержания, с сокращениями обозначаемыхзнаков препинания. Например: точка - тчк; запятая - зпт; двоеточие - двтч; скобки - скб; кавычки - квч; номер - нр. Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов,абзацев, исправлений и не должен превышать 2 машинописных страниц.Нельзя делать в тексте вставки. Телеграмма составляется и передается на отправку в 2 экземплярах. Подпись отделяется от текста 2 интервалами и включаетнаименование должности лица и ее расшифровку (инициал имени ифамилию). Данный реквизит на телеграмме заверяется простой печатьюотдела делопроизводства. Наименование должности печатается от левой границы текстовогополя через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самойдлинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строкинаименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией.Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Исходящий номер и дата печатаются 1 интервалом ниже реквизита«подпись». Наименование и адрес отправителя указываются под чертой ивключают в себя: наименование структурного подразделения, фамилию,инициалы и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы. Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визыисполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, атакже время сдачи телеграммы на отправку. Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ втексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, накоторый дается ответ. При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должныбыть напечатаны латинскими буквами, за исключением телеграмм,направляемых в страны СНГ. Адрес международной телеграммы печатается в следующейпоследовательности: наименование адресата (в именительном падеже);наименование организации или место жительства адресата (улица, номердома); наименование пункта и страны назначения (город, страна). Образец телеграммы: Губернатору Ярославской области Уважаемый __________________! Текст телеграммы Наименование должности И. Фамилия Исходящий номер и дата ___________________________________________________________ Наименование и адрес отправителя 2.2. Порядок оформления решений, принятых на совещаниях, заседаниях Организация подготовки и проведения заседаний межведомственныхкомиссий (советов), создаваемых Правительством, осуществляется всоответствии с положениями об этих комиссиях. Протоколы совещаний, проводимых Губернатором, межведомственныхкомиссий (советов) при Правительстве, руководителей исполнительныхорганов власти вместе с указателем рассылки передаются длярегистрации, размножения и рассылки в отдел делопроизводства,соответствующее подразделение исполнительного органа власти. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченногораспространения, проставляется пометка «Для служебного пользования», ион передается для регистрации и организации направления исполнителямв отдел делопроизводства, соответствующее подразделениеисполнительного органа власти. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанныйсотрудником подразделения, ответственного за подготовку протокола. Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, тодопускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола. Внутри аппарата Правительства, в исполнительные органы властипротоколы рассылаются исполнителям исключительно с использованием СЭД(кроме протоколов с пометкой «Для служебного пользования»). Копии протоколов, направляемых в сторонние организации,заверяются печатью отдела делопроизводства, соответствующегоподразделения исполнительного органа власти. Подлинники протоколов совещаний у Губернатора, межведомственныхкомиссий (советов) с тезисами выступлений при наличии (если веласьстенограмма или аудиозапись - с ними) передаются на хранение в отделделопроизводства. Тексты выступлений (заявлений) Губернатора, первых заместителей изаместителей Председателя Правительства передаются в пресс-службуПравительства для размещения на официальном сайте Правительства.Также на официальном сайте Правительства размещается информация, заисключением информации ограниченного распространения, о рассмотренныхна заседаниях межведомственных комиссий вопросах и принятых по нимрешениях. Порядок оформления протоколов Протокол составляется на основании записей, произведенных вовремя совещания (заседания), представленных тезисов докладов ивыступлений, справок, проектов решений и др. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, прикоторой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется толькопринятое по нему решение. Протоколы печатаются на бланках или стандартных листах бумаги. Протокол имеет следующие реквизиты: наименование вида документа - ПРОТОКОЛ; вид заседания, совещания. При оформлении протокола на стандартных листах бумаги: наименование вида документа - слово ПРОТОКОЛ печатается отграницы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтомразмером № 16 и выравнивается по центру; вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 1интервалом, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал ивыравнивается по центру. Для протоколов совещаний Губернатора реквизит«вид совещания» включает в себя также наименование вопроса, которыйрассматривается на совещании, например: ПРОТОКОЛ совещания у Губернатора Ивановской области по вопросу изменения тарифов на перевозку пассажиров автомобильным транспортом Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровымспособом. Дата и номер протокола печатаются полужирным шрифтом справачерез 1 интервал ниже предыдущего реквизита. Номера протоколов заседаний Правительства состоят из знака № ипорядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами. Номер протокола совещания у Губернатора состоит из знака № ипорядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами. Номероперативного совещания у Губернатора состоит из буквенного обозначенияОС и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами. Номер протокола совещания у первых заместителей и заместителейПредседателя Правительства состоит из знака №, инициалов имени ифамилии председательствовавшего, индекса подразделения, ответственногоза подготовку совещания, а также порядкового номера протокола впределах календарного года, например: № ПК-2-10. Допускается такжесокращенный вид нумерации протоколов (без инициалов имени и фамилиипредседательствовавшего). Протоколы заседаний комиссий нумеруются арабскими цифрами впределах календарного года. Например: от 14 марта 2010 г. № 12 или от 17 апреля 2010 г. №ПК-2-10. Текст полного протокола состоит из 2 частей: вводной и основной. В вводной части указываются: председатель илипредседательствующий, секретарь. Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших илиотсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количествопревышает 15 человек. Слово «Присутствовали» печатается полужирным шрифтом от границылевого поля, в конце слова ставится двоеточие – «Присутствовали:».Затем 1 интервалом ниже печатаются наименования должностейприсутствовавших (по старшинству), а справа от наименования должностей- их инициалы и фамилии (межстрочный интервал - 1). Наименованиядолжностей могут быть указаны обобщенно (фамилии могут быть указаны валфавитном порядке), например: члены Правительства; сотрудники аппарата Правительства Ивановской области. Вводная часть заканчивается повесткой дня - переченьрассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, суказанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопроснумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога «О»(«Об») и печатается от границы левого поля. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочногоинтервала и включает вопросы, рассматриваемые на заседании(совещании), и принятые по ним решения. Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименованиеначинается с предлога «О» («Об»), печатается центрированно полужирнымшрифтом и подчеркивается одной чертой после последней строки. Подчертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших назаседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса.Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. При проведении заседаний, совещаний, комиссий (советов)оформление текстов разделов протокола может строиться по схеме:СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. Основное содержание докладов и выступлений помещается в текстепротокола. Решение в тексте протокола печатается полностью. Принеобходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения,высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протоколапосле соответствующего решения либо оформляется в виде приложения кпротоколу. Подпись отделяется от текста 2 - 3 интервалами и включаетдолжность, фамилию, инициалы имени и отчества и печатается полужирнымшрифтом. Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятыхрешениях, а также в целях подтверждения принятых решений могутоформляться выписки из протокола. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текстаподлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, покоторому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка,вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовитсявыписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Вэтом случае название документа будет оформлено как «Выписка изпротокола». Выписка из протокола заверяется простой печатью отделаделопроизводства (соответствующего подразделения). При необходимости на протоколе проставляется гриф «Для служебногопользования», который печатается в правом верхнем углу первого листапротокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5межстрочного интервала и центрируется по отношению к нему.Образцы протоколов: Образец 1 ПРОТОКОЛ заседания Правительства Ивановской области от ______________ № ________ ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ ВРЕМЕННО ИСПОЛНЯЮЩИЙ ОБЯЗАННОСТИ ГУБЕРНАТОРА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ П.А. КОНЬКОВ Присутствовали:|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————||члены Правительства Ивановской | ||области: | ||наименование должности |инициалы и фамилии в алфавитном || |порядке ||—————————————————————————————————|—————————————————————————————————||руководители государственных |инициалы и фамилии в алфавитном ||органов власти и |порядке ||управления, | || | || | ||принимающие участие в заседаниях | ||Правительства Ивановской области | || | ||—————————————————————————————————|—————————————————————————————————||выступающие по соответствующим |инициалы и фамилии в алфавитном ||вопросам |порядке || | ||ответственные работники органов | ||исполнительной власти и аппарата | ||Правительства Ивановской области | ||—————————————————————————————————|—————————————————————————————————||представители средств массовой | ||информации | ||—————————————————————————————————|—————————————————————————————————| I. О реорганизации приемников-распределителей органов внутренних дел и создании на их базе учреждений социальной помощи для лиц без определенного места жительства в системе органов социальной защиты населения (Смирнов В.В., Никитин А.Д.) Принять к сведению информацию о реорганизацииприемников-распределителей органов внутренних дел и создании на ихбазе учреждений социальной помощи для лиц без определенного местажительства в системе органов социальной защиты населения.Временно исполняющийобязанности ГубернатораИвановской области П.А. Коньков Образец 2 ПРОТОКОЛ совещания у временно исполняющего обязанности Губернатора Ивановской области П.А. Конькова по строительству на территории г. Иванова мусороперерабатывающего комбината от _______________ № ______ Присутствовали: наименование должности инициалы и фамилии в алфавитном порядке 1. Одобрить... 2. Рекомендовать администрации г. Иванова...Временно исполняющийобязанности ГубернатораИвановской области П.А. Коньков Образец 3 ПРОТОКОЛ заседания Межведомственной координационной комиссии по организации отдыха, оздоровления и занятости детей и подростков от __________ № _______ ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ О.А. ХАСБУЛАТОВА Присутствовали: члены комиссии: наименование должности инициалы и фамилии в алфавитном порядке 1. Об организации отдыха, оздоровления и занятости детей и подростков Слушали: Иванову И.И. - (краткая запись выступления) Выступили: Сидоров С.С. - (краткая запись выступления) Петров П.П. - (краткая запись выступления) Решили: 1. Одобрить... 2. Поручить... Председательствующий Подпись Расшифровка подписи Ответственный секретарь Подпись Расшифровка подписи 2.3. Оформление исходящих документов Исходящие письма (в том числе инициативные) подписываютсяГубернатором, руководителем аппарата, вице-Губернатором, первымизаместителями и заместителями Председателя Правительства,руководителями подразделений (если это право оговорено в положениях обэтих подразделениях), руководителями исполнительных органов власти всоответствии с их компетенцией, а также их заместителями и лицами, ихофициально замещающими. Исходящие документы оформляются на бланках писем на листахформата А4. При большом количестве листов в приложении к документудопускается печатать текст приложения на листах формата А5 10 или 12шрифтом. В Правительстве используются следующие бланки, напечатанные ипронумерованные типографским способом: угловые и продольные бланки Губернатора, право подписи на которыхимеет Губернатор или лицо, официально замещающее Губернатора; угловые бланки вице-Губернатора Ивановской области, право подписина которых имеет вице-Губернатор; угловые бланки первых заместителей и заместителей ПредседателяПравительства, право подписи на которых имеют указанные должностныелица; угловые и продольные бланки Правительства, право подписи накоторых имеют Губернатор, руководитель аппарата, вице-Губернатор,первые заместители и заместители Председателя Правительства; угловые и продольные бланки аппарата Правительства, право подписина которых имеют руководитель аппарата, первые заместители изаместители руководителя аппарата, руководители подразделений. Использование ксерокопий данных бланков для создания документовне допускается. В исполнительных органах власти используются бланкиисполнительных органов власти установленного образца. Исходящие документы принимаются к отправке: в случае направлениядокумента в один адрес - в 2 экземплярах, в случае направлениянескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, котороесоответствовало бы количеству адресатов на документе, плюс один. Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле,оформляется на чистом листе бумаги и должен быть завизированруководителем подразделения, подготовившего документ, инепосредственным исполнителем. После исполнения документа при направлении ответа авторуобращения исходящим номером этого ответа является входящий номердокумента, данный при регистрации обращения. Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящийномер в соответствии с номенклатурой дел. 2.4. Оформление стенограмм заседаний и совещаний Стенограмма - текст, представляющий собой дословную запись устнойречи (доклада, выступления). На основании стенограммы, звукозаписи или на основании черновыхрукописных записей, которые ведутся во время заседания, а такжематериалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений,справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.),составляется протокол заседания (совещания). Если заседание стенографировалось или велась звукозапись, послезаседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью иоформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическимипротоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседанияпроводится сразу после заседания, время, которое отводится наоформление стенограммы заседания, не должно превышать 3 - 5 дней содня, когда проводилось заседание. Запись и расшифровку стенограммы осуществляет уполномоченноеруководителем подразделение (сотрудник) органа, обеспечивающегопроведение соответствующего заседания. Подготовку стенограмм заседанийПравительства осуществляет отдел делопроизводства. При оформлениистенограмм не допускается внесение каких-либо изменений, незафиксированных в звукозаписи, кроме устранения неточностейредакционного и юридического характера, которые не влияют насодержание и понимание текста. В стенограмме указывается датапроведения заседания (совещания). Стенограмма подписывается лицом,которое отвечает за фиксирование текста, с указанием фамилии и даты. 2.5. Организация приема, передачи и оформления документов с использованием средств факсимильной связи, телефонной связи и электронной почты 2.5.1. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копиядокумента (письменного, графического, изобразительного), переданногопо каналам факсимильной связи. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативнойпередачи и приема текстов документов и служебных материаловорганизациям (от организаций). Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналамфаксимильной связи, не является официальным документом. Последующая досылка оригинала документа (кроме информации длясведения) обязательна. 2.5.2. Передача с использованием средств факсимильной связидокументов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, в том числе с пометками «Для служебногопользования», «Не для печати» и «Снятие копий запрещено», неразрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильнойсвязи секретных документов. 2.5.3. С использованием средств факсимильной связи могут бытьпереданы материалы текстового, табличного или графического характера,исполненные типографским, машинописным или рукописным способом вчерном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением(первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге шрифтом не менее№ 8. Объем передаваемого в течение 1 сеанса связи документа,выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов. 2.5.4. Подготовленный для передачи оригинал факсограммывизируется исполнителем и подписывается руководителем подразделения. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму. 2.5.5. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также ихучет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использованиефаксимильных аппаратов. Факсограмма передается руководителю подразделения (егозаместителю) и направляется с резолюцией руководителя (егозаместителя) исполнителю. 2.5.6. Ответственность за правильность передачи (приема), учет иподшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных заиспользование факсимильных аппаратов. Работник, отправивший факсограмму, на подлиннике документа делаетотметку с указанием своей фамилии, даты и времени отправления.Отметка оформляется на обороте последнего листа подлинника. Еслирегистрация документа не требуется, подлинник документа остается уисполнителя. При необходимости регистрации и последующей отправкиподлинника документа адресату он передается в отдел делопроизводствадля регистрации и отправки. Ответственность за содержание информации, передаваемой посредствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя,подготовившего факсограмму для передачи, и руководителясоответствующего подразделения. Вся информация о принятых и отправленных факсограммах заносится вжурнал учета факсограмм. 2.5.7. Электронное письмо (электронное сообщение) - документинформационно-справочного характера, передаваемый и получаемый поэлектронной почте. Для передачи и получения информации может использоватьсяэлектронная почта как внутри аппарата Правительства, так и междуисполнительными органами власти, учреждениями и организациями,имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. 2.5.8. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличииопределенной специфики в процессе исполнения. 2.5.9. Отправитель электронного сообщения запускает программуотправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату ивремя отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощьютекстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам всоответствии с указателем рассылки. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, вслучае если полученное сообщение адресовано Правительству,исполнительному органу власти и требует ответа (не является рекламой)– сохраняет его на своем компьютере и после регистрации прикрепляетсохраненный файл сообщения к регистрационно-контрольной карточке(далее – РКК) документа в СЭД, при этом в поле «Вид доставки»указывается, что документ поступил электронной почтой. Каждомуабоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик,которому присваивается код пользователя, и обмен электроннымисообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. 2.5.10. Телефонограмма - документ информационного характера,передаваемый и получаемый по телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажномносителе, передается по телефону и записывается получателем.Телефонограммы используются для оперативной передачи информационныхсообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренныесообщения и т.п.). В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этомследует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписываетсяруководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограммапередается нескольким адресатам, к ней прилагается список организацийи предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которымона должна быть передана. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальныебланки (образец прилагается), если специальные бланки отсутствуют,телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:|————————————————|————————————————|—————————————|—————————|——————————————|| Должность, | Должность, | Дата, номер | Время | Текст || фамилия | фамилия | телефоно- |передачи |телефонограммы|| сотрудника, | сотрудника, | граммы | | || передавшего | принявшего | | | ||телефонограмму, |телефонограмму, | | | || и номер его | и номер его | | | || телефона | телефона | | | ||————————————————|————————————————|—————————————|—————————|——————————————| Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, спомощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затемрасшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записиповторным чтением телефонограммы в конце ее передачи. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяетсяследующими реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,отправившего телефонограмму; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,принявшего телефонограмму, в журнале регистрации; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. Текст входящих телефонограмм записывается (печатается)получателем на бланке, после чего оперативно передается руководителюили тому должностному лицу, которому она адресована. Передача исходящих телефонограмм осуществляется устно по каналамтелефонной связи. Образец телефонограммы:Наименование организации Адресат------------------------ -----------------------------Должность, инициалы и фамилия Должность, инициалы и фамилиясотрудника, передавшего сотрудника, принявшеготелефонограмму; телефонограмму;№ телефона № телефона------------------------ ------------------------------ ТЕЛЕФОНОГРАММА-------------------- ------------------------ ------------------ Дата Индекс Время передачи-------------------- ------------------------ ------------------------------------- ------------------------ ----------------- Текст------------------------------------------------------------------Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма 3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих документов 3.1. Прием и отправка служебных документов, запросов и обращенийв Правительстве и исполнительных органах власти осуществляетсяследующими способами: фельдъегерской службой; через почтовое отделение связи; нарочными; с использованием СЭД; с использованием телеграфной, телефонной и факсимильной связи; с использованием электронной почты. Прием и отправка документов в Правительстве и исполнительныхорганах власти производится централизованно, за исключениемфаксимильной, телефонной и электронной почты. Документы, переданные (полученные) с использованием факсимильнойсвязи и электронной почты без использования технологии электроннойцифровой подписи, не имеют юридической силы, поэтому указанные способыне могут быть использованы для передачи документов, требующихудостоверения подлинности документа. Допускается применение факсимильной связи и электронной почты дляприема и отправки документов, не требующих централизованнойрегистрации либо с последующей их регистрацией. Служебные документы, лично передаваемые в отдел делопроизводства,соответствующие подразделения, принимаются только при вскрытыхконвертах. При приеме служебных, принесенных нарочным, документов приналичии копии обращения на ней по просьбе нарочного можетпроставляться штамп Правительства или исполнительного органа власти суказанием даты поступления документа в Правительство илиисполнительный орган власти. Документы, поступившие в Правительство во внеслужебное время, ввыходные и праздничные дни, принимаются в Правительстве дежурнойслужбой Губернатора с последующей передачей в отдел делопризводства.Указанные документы передаются в отдел делопроизводства для ихобработки не позднее 9-30 следующего рабочего дня. 3.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрацияпоступающих в Правительство и исполнительные органы власти документовпроизводятся в централизованном порядке отделом делопроизводства илисоответствующим подразделением. Ошибочно доставленные документывозвращаются отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3рабочих дней со дня получения. Все конверты с поступившими в Правительство и исполнительныеорганы власти документами, за исключением конвертов, имеющих пометку«Лично», вскрываются. Конверт с пометкой «Лично» вскрывается самимадресатом или уполномоченным им лицом. Прием документов на регистрацию в Правительстве производитсяежедневно с 9-00 до 12-00 и с 15-00 до 17-00. В исполнительных органахвласти руководитель обязан утвердить приказом порядок и время приемакорреспонденции соответствующим подразделением. При вскрытии конвертов со служебными документами проверяетсяналичие документов, указанных в них приложений, а также наличиеудостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случаеобнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебныедокументы возвращаются отправителю с указанием причин возврата. Приприеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования ицелостность упаковок. При обнаружении повреждения, при отсутствиидокументов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах:первый остается в отделе делопроизводства (соответствующемподразделении), второй приобщается к поступившему материалу, третийнаправляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда толькопо ним возможно установить адрес отправителя или время отправки иполучения документов. На всех документах, поступивших в отдел делопроизводства,соответствующее подразделение до 14-00 текущего дня, как правило,проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления). На документах, поступивших в отдел делопроизводства после 14-00,может проставляться штамп с указанием даты следующего рабочего дня. Надокументы, требующие срочного рассмотрения: с грифами «Срочно»,«Весьма срочно», «Вручить немедленно», а также на документы ителеграммы, в тексте которых указан срок, предусматривающийпредставление ответа в течение не более 10 дней, проставляется штамп суказанием даты текущего дня (вне зависимости от времени поступления).Представление указанных документов на рассмотрение руководства илисоответствующим должностным лицам осуществляется незамедлительно. Доставка входящих документов в Правительство и исполнительныеорганы власти осуществляется сотрудниками отдела делопроизводства(соответствующего подразделения) в соответствии с внутреннимирегламентами, срочные документы доставляются исполнителямнезамедлительно, вне данного графика. Отправка документов из Правительства, исполнительного органавласти производится централизованно через отдел делопроизводства(соответствующее подразделение) после регистрации. При отправке документов проверяется наличие: адреса с индексом; исходящего номера; заголовка к письму; фамилии исполнителя с указанием номера его телефона; указанных в тексте приложений; подписи на документе. Сотрудник отдела делопроизводства (соответствующегоподразделения), занимающийся отправкой документов, имеет право вслучае неправильно оформленного документа: вернуть документ исполнителю с указанием ошибки; пригласить исполнителя к себе по документам срочного характерадля исправления допущенной ошибки. Документы срочного характера, с грифом «Для служебногопользования», направляемые в Администрацию Президента РоссийскойФедерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу иСовет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, вфедеральные органы исполнительной власти, передаются в отделделопроизводства для отправки фельдъегерской связью до 15-30. Выдача документов на руки автору или адресату допускается висключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов,поставленных в документах, и производится в отделе делопроизводства,соответствующем подразделении исполнительного органа власти подподпись получателя. Регистрация документов. Поступившие документы учитываются и распределяются нарегистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации подлежат все документы, требующие ответа, учета ииспользования в справочных целях. Ряд документов не подлежит регистрации в соответствии с перечнемнерегистрируемых документов и корреспонденции (приложение 2). Регистрация поступивших документов, за исключением письменныхобращений граждан, производится в отделе делопроизводства(соответствующем подразделении) с вводом информации о них врегистрационно-контрольную форму. На зарегистрированных документах вправой нижней части лицевой стороны первой страницы документараспечатывается регистрационный штамп, в котором указываются дата ирегистрационный номер, при невозможности постановки штампа в указанномместе листа допускается его проставление на любом другом свободном оттекста участке документа или распечатывание его на отдельномстандартном листе бумаги. 3.3. На регистрируемый документ составляется РКК в СЭД, котораяфиксирует дальнейшее прохождение и исполнение документа. Прирегистрации поступившего документа в электронную карточку вводятсянеобходимые данные о документе: входящий регистрационный номер,адресат, краткое содержание документа, исходящий номер и датадокумента, информация о лице, подписавшем письмо, информация обисполнителе, наименование вида документа и информация о том, комунаправлен документ. К РКК прикрепляется отсканированный вустановленном порядке образ документа, за исключением случаевпоступления документов по электронной почте. Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе неменее 5 лет. 3.4. Документы, поступившие без указания конкретного адресата,направляются после регистрации по принадлежности вице-Губернатору,первым заместителям, заместителям Председателя Правительства,руководителям исполнительных органов власти, в структурныеподразделения аппарата Правительства в соответствии с их компетенциейи в соответствии с распределением обязанностей. Документы, адресованные Губернатору, руководителю аппарата или вПравительство, распределяются в соответствии с РегламентомПравительства. При регистрации документов используются индексы в соответствии сутвержденной номенклатурой дел Правительства или номенклатурой делисполнительного органа власти, утвержденной соответствующимруководителем. 3.5. Рассмотрение документа предполагает ознакомление ссодержанием документа, подготовку проекта резолюции, передачудокумента соответствующему руководителю для принятия решения поисполнению документа, подписание резолюции. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. При подготовке проекта резолюции учитываются распределениеобязанностей между должностными лицами, входящими в структуруПравительства, полномочия структурных подразделений аппаратаПравительства и исполнительных органов власти, должностные обязанностиисполнителей. Резолюция готовится и утверждается в СЭД. Резолюция Губернатора может быть оформлена на бланке или на самомдокументе. В случае отсутствия Губернатора, руководителя аппарата резолюциипо исполнению документов, поступивших на имя Губернатора, руководителяаппарата, подписывает лицо, официально их замещающее, как«Исполняющий обязанности Губернатора Ивановской области» на бланкерезолюции «Губернатор Ивановской области», «Исполняющий обязанностиПредседателя Правительства Ивановской области» - на бланке резолюции«Правительство Ивановской области». Документ может иметь несколькорезолюций. При этом последующая резолюция не должна дублировать первуюи противоречить ей. В состав резолюции входят: исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц,которым дается поручение); содержание поручения; срок исполнения поручения; отметка о контроле (отметку о контроле за исполнением документа вСЭД обозначают буквой «К» или на бланке резолюции штампом«Контроль»). Дополнительно на бланке резолюции (знак +) могут быть указаныфамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документнаправляется для информации и, по их усмотрению, для участия в решениивопроса, а также для контроля за ходом исполнения поручения. Резолюция подписывается должностным лицом, которое даетпоручение, и датируется. На бланке резолюции указывается также фамилия и инициалыисполнителя, подготовившего проект резолюции (либо условноеобозначение фамилии, имени, отчества исполнителя). 3.6. Документы на иностранных языках, поступившие вПравительство, направляются в представительство Правительства в городеМоскве для организации перевода и затем, при необходимости, подлежатвозврату в отдел делопроизводства для регистрации и последующейпередачи для рассмотрения Губернатору, руководителю аппарата,вице-Губернатору, первым заместителям или заместителям ПредседателяПравительства. 3.7. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение вдень регистрации. Документы с пометкой «Лично», а такженерегистрируемые документы передаются по назначению в день ихпоступления. 4. Организация работы с документами в подразделениях и исполнительных органах власти 4.1. Все документы, рассмотренные Губернатором и руководителемаппарата или руководителями исполнительных органов власти,направляются для исполнения только через отдел делопроизводства(соответствующее подразделение). 4.2. Документы, поступившие из других организаций непосредственноГубернатору Ивановской области, руководителю аппарата,вице-Губернатору, первым заместителям или заместителям ПредседателяПравительства, руководителю исполнительного органа властинезарегистрированными, должны в обязательном порядке направляться нарегистрацию в отдел делопроизводства (соответствующее подразделение). 4.3. В подразделении учет поступления документов ведется в СЭД. 4.4. О поступивших документах докладывается соответствующимруководителям. В первую очередь обрабатывается корреспонденция сотметками, свидетельствующими о срочности ее исполнения. 4.5. Руководители организуют исполнение поступивших к нимдокументов. Указания исполнителям даются в форме резолюции, котораядолжна содержать фамилии исполнителей, порядок и характер исполнениядокумента, подпись руководителя и дату. 4.6. Документы передаются исполнителю согласно резолюциируководителя подразделения, о чем лицо, ответственное за ведениеделопроизводства в подразделении, делает соответствующие отметки вСЭД. 4.7. Все отметки о прохождении и исполнении документа вподразделении фиксируются лицом, ответственным за ведениеделопроизводства, в РКК документа в СЭД. 4.8. Руководители структурных подразделений обеспечивают: оперативное рассмотрение документов, доведение их доисполнителей, контроль за качественным исполнением документов посуществу вопроса. Исполнитель обеспечивает: сбор и обработку необходимой информации; подготовку проекта резолюции на представленную информацию,проекта будущего документа, его оформление, согласование,своевременное представление на подписание (утверждение, согласование)руководством; подготовку документа к пересылке адресату. 4.9. При необходимости оперативного решения вопросов исполнительбез составления дополнительных документов делает отметки на документеили в СЭД: о дате поступления (если образовался интервал времени междупоступлением документа и его доставкой исполнителю), о датахпромежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры ит.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. Вся необходимая информация заносится сотрудником, ответственнымза ведение делопроизводства в структурном подразделении, в РКК задания(документа) в СЭД. 4.10. При наличии ответственного исполнителя все остальныеисполнители ответственны за своевременный и качественный анализинформации и представление в установленные сроки необходимыхматериалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет ответственность за полноту идостоверность информации, использованной при подготовке документа. Информация о поступивших в подразделение документах хранится уответственного за ведение делопроизводства в подразделении 5 лет. 4.11. Исполненные документы, направленные в подразделение набумажных носителях, в 10-дневный срок передаются сотрудником,ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, в отделделопроизводства (соответствующее подразделение) для формирования делв соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 4.12. Выдача служебных документов из дел, сформированных вПравительстве и находящихся на хранении в отделе делопроизводства (дляработы, ознакомления, представления в суды и т.д.), в исполнительныеорганы власти и другие организации допускается в исключительныхслучаях и производится строго на основании их письменных запросов сразрешения Губернатора либо руководителя аппарата с оставлением в делезаверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Порядок выдачи служебных документов в исполнительных органахвласти определяется приказами (распоряжениями) их руководителей. 5. Контроль исполнения документов и поручений Контроль исполнения документов и поручений осуществляется всоответствии с Регламентом Правительства. 6. Формирование дел, их хранение, справочная работа и уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения Формирование дел, их хранение и справочная работа организуется вПравительстве в соответствии с Порядком формирования, учета, храненияи уничтожения дел в аппарате Правительства, утвержденного приказомруководителя аппарата от 13.01.2012 № 1-од, в исполнительных органахвласти в соответствии с внутренними инструкциями, утвержденнымиприказами руководителей. Приложение 1 к порядку работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————||ПРАВИТЕЛЬСТВО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ | || | || | || | || | Министру образования и науки || | Российской Федерации || | || | Д.И. Ливанову || | ||—————————————————————————————————|—————————————————————————————————||—————————————————————————————————|—————————————————————————————————||________________ № _____________ | ||на № ___________ от _____________| || | || | ||—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|О введении школьной формы Уважаемый ...! Текст Приложение: на 3 л. в 2 экз.Первый заместитель Председателя Правительства Ивановской области подпись О.А. ХасбулатоваИ.О. Фамилиятелефон, e-mail Приложение 2 к порядку работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции 1. Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские документы). 2. Кадровые документы. 3. Рекламные проспекты. 4. Приглашения на семинары, курсы, оформленные в виде рекламныхлистовок, буклетов и не имеющие конкретного обращения. 5. Печатные издания (газеты, журналы, за исключением статей изСМИ, на которые наложена резолюция Губернатора, руководителя аппарата,вице-Губернатора, первых заместителей и заместителей ПредседателяПравительства, руководителей исполнительных органов власти). 6. Статистические данные (сводные справки, таблицы, сборники, заисключением тех, по которым дано поручение Губернатора, руководителяаппарата, вице-Губернатора, первых заместителей и заместителейПредседателя Правительства, руководителей исполнительных органоввласти). 7. Внутренняя переписка (служебные, докладные записки, кромеотносящихся к вопросам, ранее проходящим в какой-либозарегистрированной переписке или тех, по которым давалось поручениеГубернатора или руководителя аппарата). 8. Проекты правовых актов. 9. Поздравительные открытки. 10. Анонимная корреспонденция и корреспонденция без обратногоадреса. Отдел делопроизводства (соответствующее структурноеподразделение) может не регистрировать документы и по другимоснованиям, например: если нарушены правила оформления документов.(В редакции Распоряжения Губернатора Ивановской областиот 17.12.2013 г. N 224-р)