Распоряжение Губернатора Ивановской области от 13.10.2009 № 326-р
Об утверждении Положения об отделе канцелярия аппарата Правительства Ивановской области
РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ от 13.10.2009 № 326-р г. Иваново Об утверждении Положения об отделе канцелярия аппарата Правительства Ивановской области (В редакции Распоряжения Губернатора Ивановской области от 21.12.2009 г. N 405-р) В соответствии с Положением об аппарате Правительства Ивановскойобласти, утвержденным указом Губернатора Ивановской области от12.01.2006 № 3-уг «Об аппарате Правительства Ивановской области»: 1. Утвердить Положение об отделе канцелярия аппарата ПравительстваИвановской области (прилагается). 2. (Исключен - Распоряжение Губернатора Ивановской области от21.12.2009 г. N 405-р)ГубернаторИвановской области М.А. МЕНЬ Приложение к распоряжению Губернатора Ивановской области от 13.10.2009 № 326-р П О Л О Ж Е Н И Е об отделе канцелярия аппарата Правительства Ивановской области 1. Общие положения 1.1. Отдел канцелярия аппарата Правительства Ивановской области(далее – Канцелярия) является структурным подразделением аппаратаПравительства Ивановской области. 1.2. Канцелярия осуществляет документационное обеспечениедеятельности Губернатора Ивановской области, Правительства Ивановскойобласти и обеспечивает единую систему делопроизводства в аппаратеПравительства Ивановской области. 1.3. Канцелярия в своей деятельности руководствуетсяКонституцией Российской Федерации, федеральными законами и иныминормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Ивановскойобласти, законами и иными нормативными правовыми актами Ивановскойобласти, а также настоящим Положением. 1.4. Канцелярия осуществляет свою деятельность какнепосредственно, так и во взаимодействии с федеральными органамиисполнительной власти, органами государственной власти Ивановскойобласти, государственными органами и государственными учреждениямиИвановской области, органами местного самоуправления муниципальныхобразований Ивановской области, организациями, структурнымиподразделениями аппарата Правительства Ивановской области в пределахсвоей компетенции. 1.5. Положение о Канцелярии утверждается распоряжениемГубернатора Ивановской области. 2. Задачи и функции Канцелярии 2.1. Основными задачами Канцелярии являются: 2.1.1. Организация функционирования единой системыделопроизводства в аппарате Правительства Ивановской области сиспользованием системы электронного документооборота. 2.1.2. Методическое обеспечение деятельности аппаратаПравительства Ивановской области по вопросам делопроизводства иархивного дела. 2.1.3. Совершенствование и оптимизация системы делопроизводства идокументооборота в Правительстве Ивановской области и в структурныхподразделениях аппарата Правительства Ивановской области. 2.1.4. Осуществление контроля за деятельностью структурныхподразделений аппарата Правительства Ивановской области по вопросамделопроизводства и архивного дела. 2.1.5. Подготовка и представление заместителю ПредседателяПравительства Ивановской области, руководителю аппарата ПравительстваИвановской области информационно-аналитических материалов о состояниии перспективах развития документационного обеспечения деятельности иисполнительской дисциплины в аппарате Правительства Ивановскойобласти. 2.1.6. Подготовка стенограмм заседаний Правительства Ивановскойобласти и иных совещаний по поручению Губернатора Ивановской области ипервого заместителя Председателя Правительства Ивановской области,руководителя аппарата Правительства Ивановской области. 2.1.7. Осуществление копировально-множительных работ в аппаратеПравительства Ивановской области и Правительстве Ивановской области. 2.1.8. Внедрение новых методов организации делопроизводства, втом числе на основе использования современных информационныхтехнологий. 2.2. В соответствии с возложенными задачами Канцелярияосуществляет следующие функции: 2.2.1. Принимает, обрабатывает, ведет учет, осуществляетсвоевременную регистрацию, распределение входящих, исходящих ивнутренних документов (в том числе документов с грифом «Для служебногопользования»), осуществляет своевременное отправление исходящейкорреспонденции. 2.2.2. Регистрирует и передает в соответствующие структурныеподразделения аппарата Правительства Ивановской области документытекущего делопроизводства. 2.2.3. Осуществляет контроль за соблюдением установленногопорядка работы с документами в аппарате Правительства Ивановскойобласти. 2.2.4. Осуществляет разработку сводной номенклатуры дел аппаратаПравительства Ивановской области. 2.2.5. Группирует исполненные документы постоянного срокахранения Канцелярии в дела в соответствии с утвержденной номенклатуройдел Правительства Ивановской области и осуществляет систематизациюдокументов внутри дела. 2.2.6. Обеспечивает сохранность, учет и использование документов,находящихся на хранении в аппарате Правительства Ивановской области,в том числе протоколов координационных и консультативных(совещательных) органов при Губернаторе Ивановской области иПравительстве Ивановской области, протоколов заседаний ПравительстваИвановской области. 2.2.7. Осуществляет методическое обеспечение деятельностиструктурных подразделений аппарата Правительства Ивановской области пооформлению законченных делопроизводством, исполненных исгруппированных дел постоянного и временного хранения для подготовкиих к передаче на архивное хранение (проводит в структурныхподразделениях консультационную работу по оформлению документовпостоянного хранения, составлению внутренних описей). 2.2.8. Осуществляет контроль за правильностью оформления иформирования структурными подразделениями аппарата ПравительстваИвановской области дел в соответствии с номенклатурой делПравительства Ивановской области, подлежащих сдаче в архив. 2.2.9. Организует и ведет работу по подготовке дел в соответствиис номенклатурой дел Правительства Ивановской области к передаче в ОГУ«Государственный архив Ивановской области» в соответствии справилами, инструкциями и методическими рекомендациями. 2.2.10. Обеспечивает своевременное направление исполнительныморганам государственной власти Ивановской области, территориальныморганам федеральных органов исполнительной власти, органам местногосамоуправления муниципальных образований Ивановской области,заинтересованным предприятиям, учреждениям, организациям, должностнымлицам правовых актов Губернатора Ивановской области и ПравительстваИвановской области. 2.2.11. Выполняет копировально-множительные работы. 2.2.12. Разрабатывает положения, инструкции, правовые акты повопросам делопроизводства в аппарате Правительства Ивановской области. 2.2.13. Участвует в проведении экспертизы ценности документовдля определения необходимости их дальнейшего хранения и последующейпередачи их на государственное хранение в ОГУ «Государственный архивИвановской области» и (или) уничтожения. 2.2.14. Обеспечивает постановку на контроль и снятие с контроляпоручений Губернатора Ивановской области, в том числе в базеэлектронного документооборота. 2.2.15. По поручению Губернатора Ивановской области координируетдеятельность центральных исполнительных органов государственной властиИвановской области по вопросам организации работы с документами. 2.2.16. Печатает стенограммы заседаний Правительства Ивановскойобласти с аудиозаписи, а также по поручению Губернатора Ивановскойобласти и заместителя Председателя Правительства Ивановской области,руководителя аппарата Правительства Ивановской области стенограммыиных заседаний и совещаний. 2.2.17. Участвует в планировании расходов и обеспечении целевогои эффективного использования средств аппарата Правительства Ивановскойобласти. 3. Права Канцелярии В целях выполнения возложенных задач и функций Канцелярия имеетправо: 3.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимыематериалы от структурных подразделений аппарата ПравительстваИвановской области и исполнительных органов государственной власти,организаций по вопросам, относящимся к компетенции Канцелярии. 3.2. Использовать в установленном порядке государственные ителекоммуникационные системы связи, а также внутреннюю связь ваппарате Правительства Ивановской области. 3.3. Поддерживать в установленном порядке рабочие контакты сисполнительными органами государственной власти, органами местногосамоуправления муниципальных образований Ивановской области,структурными подразделениями аппарата Правительства Ивановскойобласти, организациями по вопросам, отнесенным к компетенцииКанцелярии. 3.4. Требовать от структурных подразделений аппаратаПравительства Ивановской области соблюдения установленных правилделопроизводства. 3.5. Проводить проверку организации документационного обеспеченияв структурных подразделениях аппарата Правительства Ивановскойобласти и возвращать исполнителям на доработку документы,подготовленные с нарушением установленных правил делопроизводства. 3.6. Пользоваться в установленном порядке справочными иинформационными банками данных Правительства Ивановской области. 3.7. Участвовать в работе коллегиальных органов по вопросам,входящим в компетенцию Канцелярии. 3.8. Готовить проекты правовых актов Губернатора Ивановскойобласти, Правительства Ивановской области, руководителя аппаратаПравительства Ивановской области по вопросам, входящим в компетенциюКанцелярии. 3.9. Вносить предложения заместителю Председателя ПравительстваИвановской области, руководителю аппарата Правительства Ивановскойобласти по вопросам совершенствования деятельности Канцелярии, а такжеформам и методам работы с документами, привлечению к ответственностидолжностных лиц, нарушающих установленные правила делопроизводства. 3.10. Осуществлять иные права в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации и правовыми актами Ивановской области. 4. Руководство Канцелярией и организация деятельности Канцелярии 4.1. Руководство Канцелярией и координация деятельностиКанцелярии осуществляются заместителем Председателя ПравительстваИвановской области, руководителем аппарата Правительства Ивановскойобласти. 4.2. Канцелярию возглавляет начальник отдела (далее - начальникКанцелярии), назначаемый на должность и освобождаемый от должностипервым заместителем Председателя Правительства Ивановской области,руководителем аппарата Правительства Ивановской области на основанииприказа. 4.3. Начальник Канцелярии: 4.3.1. Организует работу Канцелярии, несет ответственность завыполнение возложенных на Канцелярию задач и функций. 4.3.2. Вносит предложения заместителю Председателя ПравительстваИвановской области, руководителю аппарата Правительства Ивановскойобласти по основным направлениям деятельности Канцелярии и докладываетему информацию по вопросам, входящим в компетенцию Канцелярии. 4.3.3. Распределяет обязанности между работниками Канцелярии,обеспечивает разработку и направление на согласование должностныхрегламентов указанных лиц в управление государственной службы и кадроваппарата Правительства Ивановской области. 4.3.4. Контролирует деятельность работников Канцелярии, ихэффективное взаимодействие с другими структурными подразделениямиаппарата Правительства Ивановской области, а также органами,указанными в п.1.4 настоящего Положения. 4.3.5. Вносит в установленном порядке заместителю ПредседателяПравительства Ивановской области, руководителю аппарата ПравительстваИвановской области предложения о поощрении работников Канцелярии иприменении к ним дисциплинарных взысканий. 4.3.6. В пределах своей компетенции принимает решения,обязательные для выполнения работниками Канцелярии. 4.3.7. Осуществляет контроль за соблюдением работникамиКанцелярии Служебного распорядка аппарата Правительства Ивановскойобласти, служебных контрактов и должностных регламентов, правил работысо служебными документами. 4.3.8. Решает совместно с управлением государственной службы икадров аппарата Правительства Ивановской области вопросы, связанные спрохождением государственной гражданской службы, в том числе сподбором, расстановкой, переподготовкой и повышением квалификацииработников Канцелярии, в установленных случаях – проведениематтестаций, квалификационных экзаменов, присвоением классных чинов иустановлением надбавок к должностным окладам. 4.3.9. Подписывает и согласовывает материалы по вопросам,относящимся к компетенции Канцелярии. 4.3.10. Осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнениязадач и функций Канцелярии, в пределах своей компетенции. 5. Заключительное положение Работники Канцелярии являются государственными гражданскимислужащими Ивановской области, на них распространяется федеральноезаконодательство и законодательство Ивановской области огосударственной гражданской службе.