Постановление Главы г. Иванова от 13.08.1998 № 732
О порядке организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации города и ведения делопроизводства по вопросам работы с обращениями граждан
Утратил силу - Постановление Главы г. Иванова от 10.04.2001 г. N 335-2 ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ ГОРОДА ИВАНОВА от 13.08.1998 г. N 732 г.Иваново О порядке организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации города и ведения делопроизводства по вопросам работы с обращениями граждан Постановляю: Утвердить Порядок организации рассмотрения письменных иустных обращений граждан в администрации города Иванова и веденияделопроизводства по вопросам работы с обращениями граждан(прилагается). Глава города Иванова В.Троеглазов-------------------------------------------------------------------- Приложение к постановлению Главы города Иванова от 13.08.1998 N 732 Порядок организации рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации города иванова и ведения делопроизводства по вопросам работы с обращениями граждан 1. Общие положения 1.1. Сектор писем и приема граждан является структурнымподразделением отдела обеспечения работы администрации города идействует в соответствии с Положением об отделе, утвержденнымпостановлением Главы города. Специалисты отдела выполняют работу, связанную сцентрализованным учетом и организацией рассмотрения письменных иустных обращений граждан, поступающих на имя Главы города,осуществляет анализ вопросов, поднимаемых гражданами, информируюто сложившейся ситуации руководство, выявляют причины появленияжалоб и предлагают меры по их устранению. Вопросы, поднимаемые в обращениях граждан, решаются в тесномвзаимодействии со структурными подразделениями администрациигорода. 1.2. Обращения граждан поступают в виде писем и телеграмм, атакже в устной форме. В них авторами высказываются предложения,заявления, жалобы. Предложения - обращения граждан, направленные на улучшениедеятельности государственных органов, органов местногосамоуправления, предприятий, учреждений и организаций независимоот форм собственности, общественных объединений, насовершенствование правовой основы государственной и общественнойжизни, на решение вопросов экономической, политической,социально-культурной и других сфер деятельности государства иобщества. Заявления - обращения в целях реализации прав и законныхинтересов граждан. Жалобы - обращения с требованиями о восстановлении прав изаконных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениямигосударственных органов, владельцами частных предприятий,должностными лицами и общественными организациями. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами осуществляетсяв соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующимзаконодательством, Уставом города, Указом Президента РФ,постановлениями и распоряжениями Главы администрации области игорода. Организация работы по обращениям граждан в администрациигорода регламентируется настоящим Порядком. 2. Регистрация и рассмотрение обращений 2.1. Письменные и устные предложения, заявления и жалобыграждан регистрируются в секторе писем и приема гражданадминистрации города в день их поступления. 2.2. Обращения рассматриваются специалистами сектора всоответствии с их служебными обязанностями. Специалисты секторасверяют указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчествоавтора, адрес (уточняя его при необходимости), затем заводят написьмо (телеграмму) учетно-регистрационную карточку. 2.3. Учетно-регистрационная карточка заполняется машинописно(2 экземпляра), все отметки делаются точно, не допуская двойныхтолкований. В учетной карточке: - указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительномпадеже), адрес, льготный состав (может заполняться послерассмотрения письма). При получении коллективного письма послеуказания одной - трех фамилий делается запись "коллективное"; - указываются дата поступления письма в администрацию ирегистрационный индекс обращения при проставлении регистрационногоштампа. Индекс письменного обращения состоит из индекса сектора ипорядкового номера обращения (3/1, 3/2 и т. д.). Индекс,присвоенный письменному обращению, проставляется на всехдокументах переписки по данному вопросу; - определяется и отмечается вид обращения: предложение,заявление, жалоба. Если отмечается "заявление", то указываетсязначение (просьба, поздравление и др.); - если поступило несколько писем одного и того же автора, тов учетно-регистрационной карточке фиксируется дата поступления ирегистрационный индекс предыдущего обращения заявителя по данномувопросу; - в графе "Организация, переславшая письмо, дата и индекс"указываются название организации, рассмотревшей и переславшейобращение в администрацию города, дата поступления письма ворганизацию и ее регистрационный номер; - составляется аннотация на письмо. Она должна быть четкой,краткой, отражать содержание предложения, заявления или жалобы.При этом излагается существо обращения, указываются все вопросы,изложенные заявителем, проставляется шифр темы в соответствии сутвержденным классификатором тем обращений. Количество шифров темна карточке должно соответствовать количеству затронутых в письмевопросов. Вопросы и соответствующие им шифры располагаются впорядке убывания и значимости; - указывается фамилия ответственного исполнителя -должностного лица, курирующего решение вопросов обращения (Главыгорода, заместителей Главы города, руководителя аппаратаадминистрации); - в виде проекта резолюции фиксируются предложения поисполнению полученного обращения и наименование организации -исполнителя или ФИО конкретного должностного лица с соблюдениемюридических требований к написанию наименований государственныхорганов, учреждений и организаций, в которые направляетсяобращение; - делаются соответствующие отметки, свидетельствующие онаправлении письма на рассмотрение с контролем или без него. Припроставлении отметки о контроле указывается дата возвращенияписьма в сектор по работе с обращениями граждан; - после выполнения решения, принятого по обращению заявителя,в учетно-регистрационной карточке указывается, когда, кем и какойответ дан заявителю. Один экземпляр карточки помещается в алфавит, второйэкземпляр помещается в контрольную картотеку сектора; по окончанииработы с обращением карточка помешается в общую картотеку. 2.4. Специалисты: - проверяют письма, поступившие из канцелярии, на повторность; - наносят регистрационный номер на учетную карточку; - распечатывают необходимые документационные формы иподбирают сопроводительные материалы; - вносят предложения руководству администрации города онаправлении обращений граждан в соответствующие подразделенияадминистрации города, на предприятия, в организации и учреждения; - составляют справки о результатах работы по конкретнымобращениям заявителей. В справке указывают следующие реквизиты:регистрационный номер обращения, дату поступления в администрациюгорода, фамилию и инициалы заявителя, краткое содержаниеобращения, результаты рассмотрения обращения по всем затронутымвопросам, принятые меры, а также ссылки на метод работы собращением (рассмотрение с выездом на место), дата исполненияпоручений по обращению, должность, фамилия и инициалы исполнителя,характер ответа, данного заявителю. Ответ может быть дан вписьменной или устной форме. При отклонении рассмотрения обращенияуказываются причины отклонения. При работе с письмами граждан вадминистрации города справка о результатах рассмотренияподписывается руководителем структурного подразделенияадминистрации и визируется исполнителем; - проводят отбор предложений, заявлений и жалоб граждан потерриториям и отдельным темам для подготовки обзоров почты,аналитических справок и информации; - проверяют правильность оформления документов и представляютих Главе города или заместителям, руководителю аппарата(должностному лицу, которое при поступлении обращения давалопоручение по исполнению). При наличии недостатков или нарушений вработе по рассмотрению обращений граждан заведующий секторомдокладывает об этом руководству администрации города. 2.5. Окончательное решение по результатам рассмотренияобращений граждан принимают Глава города, заместители Главы,руководитель аппарата администрации. Письменные контрольные обращения граждан, поступившие изАдминистрации Президента РФ, Правительства РФ, министерств,ведомств и от депутатов, рассматриваются в отделах, управлениях икомитетах администрации должностными лицами, в компетенции которыхнаходится решение поставленных вопросов. 3. Работа с отдельными видами обращений 3.1. Повторные письма. Повторными письмами считаютсяпредложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того желица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первогообращения истек установленный законодательством срок рассмотренияили заявитель не согласен с решением, принятым по обращению. При поступлении повторных предложений, заявлений и жалобграждан им присваивается первичный регистрационный номер.Осуществляется подбор документов, имеющихся по письмам заявителяпо аналогичному вопросу. При необходимости повторные письмаставятся на контроль. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу,поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. 3.2. Письма, вернувшиеся в сектор писем и приема граждан какошибочно направленные, передаются заведующему сектором, которыйизымает подписанные исполнителем сопроводительные письма и вноситсоответствующие записи в регистрационную карточку. Далее работа свозвращенными письмами ведется в установленном порядке. При этомобращения направляются на исполнение с тем же регистрационнымномером и с датой нового направления. 3.3. Письма, бессмысленные по содержанию, если они не имеютличных просьб, и письма некорректные по тону направляютсяответственным исполнителем в архив отдела. При этом в учетно -регистрационной карточке в графе "Направлено" и на обращенииставится отметка "В дело". Аннотация такого письма в карточкерегистрации должна содержать обоснование принятого решения. 3.4. Анонимные обращения. Письменные обращения граждан, вкоторых фамилии не указаны или написаны неразборчиво и которые несодержат данных о месте жительства заявителя либо о месте егоработы или учебы, признаются анонимными. В учетной карточке вграфе "ФИО" делается запись "Анонимное", в графе "Адрес"указывается город или район по почтовому штампу. В случае, когда вобращении имеется неразборчивая подпись - делается пометка"Подпись неразборчива". Содержание таких писем аннотируется аналогично содержаниюобращений других видов. Анонимные обращения, как правило,рассмотрению не подлежат. Если специалист принял иное решение, тоон должен представить его обоснование в аннотации. 4. Сроки рассмотрения писем в секторе писем и приема граждан, уведомление авторов о направлении их обращений на исполнение 4.1. Обращения граждан должны рассматриваться в секторе писеми приема граждан администрации города и направляться должностнымлицам и в организации, компетентным в принятии решения пообращению, не позднее, чем в пятидневный срок со дня поступления всектор. Исключения могут составлять только обращения, содержаниекоторых требует дополнительной работы по внесению предложений, очем дается соответствующее обоснование в регистрационной карточке.При необходимости специалисты сектора направляют ответ заявителю осостоянии работы по обращению. 4.2. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие вадминистрацию города, рассматриваются в срок не более тридцатидней со дня их поступления. Обращения граждан, не требующиедополнительной проверки, рассматриваются в срок до пятнадцатидней. При необходимости специальной проверки для разрешениязаявления или жалобы, получения дополнительных материалов исведений, проведения мероприятий по рассмотрению вопроса, срокработы с обращением может быть продлен до одного месяца, ссообщением об этом заявителю. 4.3. Письма военнослужащих срочной службы и членов их семейрассматриваются не позднее семи дней со дня поступления. Продлениесрока их рассмотрения производится в соответствии с установленнымпорядком, но не более чем на пятнадцать дней. 4.4. Письма граждан, направляемые администрацией города длярассмотрения в другие организации, подлежат возврату одновременнос ответом о результатах их разрешения. 4.5. Все авторы обращений должны извещаться в письменной илиустной форме о том, куда направлены для рассмотрения присланныеписьма и телеграммы. Вместо письменного уведомления во всех случаях, когда этовозможно и целесообразно, автор извещается по телефону или наличном приеме. Об уведомлениях, переданных авторам писем потелефону или на личном приеме, специалисты делают запись наоборотной стороне учетно-регистрационной карточки. 4.6. Неуведомляются, как правило, авторы писем, если: - по содержанию письмо является некорректным илибессмысленным; - письмо анонимное; - отсутствует полный адрес заявителя; - извещение уже направлено заявителю (при одновременномполучении нескольких обращений одного и того же автора по одному итому же вопросу). 5. Работа с обращениями, поставленными на контроль 5.1. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретныхнарушениях их законных прав и интересов, а также обращения,поступившие из вышестоящих органов исполнительной власти,требующие возврата и предоставления письменных ответов обисполнении обращения, специалисты сектора писем и приема гражданставят на контроль. На контрольном письме и его учетно-регистрационной карточкепроставляется гриф "Контроль". Учетно-регистрационная карточкапомещается в контрольную картотеку на период решения вопроса. 5.2. Специалисты сектора писем и приема граждан следят завыполнением решений, принятых по письмам граждан, докладываютруководству о состоянии дел и по поручению руководства принимаютмеры к своевременному выполнению намеченных мероприятий. 5.3. Исполнитель (работник аппарата, отдел, управление,комитет администрации города и т. д.) обязан курировать решениевопроса до срока окончательного ответа заявителю, установленного всекторе писем и приема граждан, с уведомлением специалистовсектора о ходе выполнения поручения. 5.4. После окончания работы с обращениями, поставленными наконтроль, ответ об исполнении предложения, заявления или жалобыпередается ответственному лицу (Главе города, заместителю Главы,руководителю аппарата), курирующему решение вопроса, дляознакомления. Должностное лицо анализирует ответ на контрольноеписьмо, обращая особое внимание на качество и полноту решенияпоставленных в обращении вопросах. На ответе ставится надпись "Вдело" и личная подпись ответственного лица. 5.5. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которыедаются промежуточные (не окончательные) ответы, с контроля неснимаются. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены всевопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы,соответствующие законодательству. 6. Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в обращениях 6.1. Аналитическая работа в секторе писем и приема гражданведется под руководством заведующего отдела обеспечения работыадминистрации города и руководителя аппарата. 6.2. Целью проведения анализа обращений граждан являетсяизучение общественного мнения, выявление тенденций, типичностивопросов, затрагиваемых гражданами в обращениях, выработка выводови предложений, направленных на устранение причин, порождающихжалобы или нарушения прав и интересов граждан, охраняемых законом,а также повышение эффективности функционирования исполнительныхорганов власти, совершенствование работы с письменными обращениямиграждан и организации личного приема. 6.3. Специалисты отдела по работе с обращениями гражданпроводят по поручению заведующего отдела ежеквартальныйколичественный учет, подготавливают полугодовые и годовые отчеты -справки. 7. Информационно-справочная работа Информационно-справочная работа в секторе писем и приемаграждан организуется с использованием картотеки: картотеказаявителей и картотека, сформированная по дате поступленияобращений в сектор. Картотека заявителей состоит из алфавитных карточек, которыезаводятся на каждого заявителя ежедневно. В алфавитных карточкахотмечаются фамилия и инициалы заявителя, место жительства, индексрегистрации писем. Вторая картотека формируется из регистрационных карточекобращений граждан, расположенных в соответствии с классификатороми последовательностью поступления в администрацию. Поступившие в сектор предложения, заявления и жалобы гражданпроверяются на предмет повторности обращения по картотекезаявителей. При повторности письма по картотеке обращенийопределяются реквизиты обращения и результаты его рассмотрения. 8. Организация работы по приему граждан 8.1. Рассмотрение устных обращений граждан осуществляется припроведении личного приема посетителей в секторе писем и приемаграждан администрации города. Прием проводят Глава города, его заместители и руководительаппарата. Кроме того к проведению приема граждан привлекаютсяруководители структурных подразделений администрации города. Прием граждан проводится ежедневно (кроме выходных ипраздничных дней) согласно графику, утвержденному Главой города. 8.2. Специалисты сектора писем и приема граждан, посогласованию с руководством администрации, еженедельно составляютграфик приема граждан в администрации города. График приемаграждан визируется заведующим отделом обеспечения работыадминистрации города. 8.3. На каждого гражданина, обратившегося на личном приеме,заводится регистрационная карточка, устанавливается кратностьписьменного и устного обращения заявителя в администрацию города.При повторных обращениях делается запрос обо всех имеющихся всекторе писем материалах по этому заявителю. Подобранные документыпередаются должностному лицу, ведущему личный прием. 8.4. При проведении приема посетителей Главой илизаместителями Главы города присутствуют референты руководителей,ведущих прием. 8.5. После проведения приема посетителей референтыконтролируют исполнение принятых на приеме решений.