Постановление от 27.02.2012 г № 103-П
Об утверждении административного регламента администрации Пучежского муниципального района предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий»
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением администрации Пучежского муниципального района N 85-п от 15.02.2011 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг", в целях повышения качества, доступности предоставляемых муниципальных услуг постановляю:
1.Утвердить административный регламент администрации Пучежского муниципального района предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий".
Глава администрации
Пучежского муниципального района
М.В.МАРТЮНИН
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
АДМИНИСТРАЦИИ ПУЧЕЖСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА АРХИВНЫХ
СПРАВОК, АРХИВНЫХ ВЫПИСОК И АРХИВНЫХ КОПИЙ"
1.Общие положения
1.1.Настоящий административный регламент определяет сроки и последовательность действий при предоставлении архивным отделом администрации Пучежского муниципального района (далее - отдел) муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий".
1.2.Исполнение муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Положением об архивном отделе администрации Пучежского муниципального района, утвержденным постановлением главы администрации Пучежского муниципального района Ивановской области от 03.02.2006 N 39.
2.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования о муниципальной услуге
2.1.1.Место нахождения отдела: улица Ленина, дом 27, к. 14, г. Пучеж, Ивановская область, 155360.
Почтовый адрес отдела для направления обращений: улица Ленина, дом 27, г. Пучеж, Ивановская область, 155360.
Контактный телефон: 2-11-39.
2.1.2.Часы работы отдела: понедельник - четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 16.45. Перерыв на обед с 13.00 по 13.45. Выходные дни - суббота, воскресенье. Прием граждан: пятница с 14.00 до 16.45.
2.1.3.Информация об оказании муниципальной услуги предоставляется:
- непосредственно заведующей отделом;
- с использованием средств телефонной связи.
2.1.4.Консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги могут предоставляться:
- в письменной форме на основании письменного обращения;
- при личном контакте;
- по телефону.
При невозможности ответить на поставленный вопрос в момент обращения гражданина, заведующая отделом предлагает перезвонить в определенное время и к назначенному сроку готовит ответ.
2.1.5.Для удобства получения муниципальной услуги пользователи муниципальной услуги (далее - пользователи) обеспечиваются:
- местами для оформления документов и местами ожидания (стол, стулья, ручки);
- образцами заполнения анкеты-заявления (приложение N 1).
2.2.Пользователи муниципальной услуги
Пользователями муниципальной услуги являются физические и юридические лица.
2.3.Порядок получения консультаций по процедуре предоставления муниципальной услуги
2.3.1.Информирование граждан об исполнении муниципальной услуги осуществляется заведующей отделом в ходе личного приема граждан, а также с использованием почтовой, телефонной связи.
2.3.2.При ответах на устные обращения граждан (по телефону или лично) заведующая отделом подробно и корректно (с использованием официально-делового стиля речи) информирует обратившихся о порядке и сроках исполнения муниципальной услуги, а также предоставляет иную интересующую граждан информацию по вопросу исполнения муниципальной услуги. Ответ на телефонный звонок следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчества и должности лица, принявшего телефонный звонок.
2.4.Условия и сроки предоставления муниципальной услуги
2.4.1.Муниципальная услуга предоставляется на основании письменных запросов юридических и физических лиц.
2.4.2.Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней с момента регистрации запроса.
2.4.3.В случае необходимости эти сроки могут быть продлены с разрешения главы администрации района, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением пользователя.
2.5.Требования к письменному запросу пользователей
Письменный запрос пользователя (далее - запрос) в обязательном порядке должен содержать:
- наименование юридического лица, для граждан - фамилию, имя, отчество;
- почтовый и/или электронный адрес пользователя;
- указание темы (вопроса);
- хронологические рамки запрашиваемой информации;
- личную подпись пользователя и дату.
В случае, если запрос о стаже или заработной плате, по возможности предоставляется копия записей в трудовой книжке.
3.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
3.1.1.Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием запросов пользователей;
- регистрация и учет обращений по установленной форме;
- анализ поступивших запросов;
- поиск информации в архивных документах;
- составление архивной справки, архивной выписки, снятие архивной копии с архивных документов или подготовка отрицательного ответа по существу поставленного вопроса;
- регистрация выполнения запроса;
- пересылка адресату архивной справки, архивной выписки, архивной копии или отрицательного ответа. Блок-схема прохождения административной процедуры - приложение N 2.
3.1.2.Прием письменных запросов пользователей.
3.1.2.1.Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является поступление запроса юридического или физического лица.
3.1.2.2.Запрос может быть доставлен непосредственно гражданином, либо его представителем, почтовым отправлением, по телефону, факсу.
3.1.2.3.Запросы рассматриваются заведующей отделом, регистрируются в течение трех дней с момента поступления в специальном журнале.
3.1.2.4.В правом нижнем углу первой страницы запроса проставляется регистрационный штамп с указанием присвоенного запросу регистрационного номера и даты регистрации. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
3.1.2.5.Повторные запросы регистрируются в том же порядке, что и первичные. При этом в правом верхнем углу первой страницы запроса делается пометка "Повторно", указывается регистрационный номер предыдущего запроса. При исполнении повторного запроса отдел проверяет соответствие сведений, включенных в архивную справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их повторно в выдаваемую архивную справку.
3.1.2.6.Запрос, не относящийся к составу хранящихся в отделе архивных документов, в течение пяти дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или заявителю дается рекомендация, куда обратиться за получением запрашиваемых сведений.
3.1.3.Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, отдел рассматривает в установленные законодательством либо согласованные с ними сроки.
3.1.4.При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы.
3.1.5.Исполнение запроса предусматривает поиск информации в архивных документах, составление архивной справки, архивной выписки, снятие копий с архивных документов, оформление, предоставление на подпись заведующей отделом по управлению делами, заверение печатью отдела, пересылку адресату.
3.1.6.Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.
3.1.7.Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в отдел выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа. Доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии расписывается в журнале, указывая дату получения.
3.1.8.Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы пользователя высылаются по почте простым письмом.
3.1.9.Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, а также предназначенные для направления в государства - участники СНГ ответы об отсутствии запрашиваемых сведений высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.
3.1.10.Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств - участников СНГ, осуществляется централизованно через консульский департамент МИД России (1-й Неопалимовский переулок, дом 12, г. Москва, 119200).
3.1.11.Проставление апостиля осуществляется в соответствии с Административным регламентом исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу.
3.1.12.Копии зарегистрированных и отправленных документов, имеющие все необходимые реквизиты и приложения, хранятся в отделе 5 лет.
3.2.Основание для приостановления исполнения
(отказа в исполнении) муниципальной услуги
Гражданин вправе получать на свой запрос письменный ответ по существу поставленных в нем вопросов, за исключением следующих случаев:
- если в запросе не указаны его фамилия и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- если текст запроса не поддается прочтению. О чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Гражданину, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с необходимостью разглашения указанных сведений;
- если в запросе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу и в запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства;
- если полученное письменное обращение гражданина содержит нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
3.3.Обязанности заведующей отделом при работе с потребителями муниципальной услуги
При работе с потребителями, обратившимися за получением муниципальной услуги или консультации о получении муниципальной услуги, заведующая отделом обязана:
- исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина составляет основной смысл и содержание деятельности органов муниципальной власти и муниципальных служащих;
- проявлять корректность и внимательность при общении с потребителями муниципальной услуги и их представителями;
- воздерживаться от поведения, которое могло бы вызвать сомнение в объективном исполнении муниципальными служащими должностных (служебных) обязанностей, а также избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб их репутации или авторитету муниципальной власти.
Ответственной за исполнение муниципальной услуги является заведующая архивным отделом администрации Пучежского муниципального района.
3.4.Результаты предоставления муниципальной услуги
Могут являться:
- выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
- ответы об отсутствии документов.
3.5.Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги
Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
3.6.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги
3.6.1.Действия (бездействие) и решения отдела могут быть обжалованы пользователем муниципальной услуги во внесудебном и/или суде.
3.6.2.Внесудебный порядок подачи, рассмотрения и решения жалоб на действия (бездействие) и решения специалистов отдела определяется действующим законодательством Российской Федерации.
3.6.3.Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве в арбитражных судах.
Приложения
2012-02-27 Приложение к Постановлению от 27 февраля 2012 года № 103-П
2012-02-27 Приложение к Постановлению от 27 февраля 2012 года № 103-П