Приложение к Постановлению от 20.10.2004 г № 203 Порядок
Порядок организации контроля исполнения документов и поручений в администрации мо «Родниковский район» ивановской области
I.Общие положения
1.Контроль исполнения документов и поручений обеспечивают глава администрации МО "Родниковский район" Ивановской области, первый заместитель главы администрации района, заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений, а также организационный отдел администрации МО "Родниковский район".
2.Исполнителями документов и поручений являются заместители главы администрации МО "Родниковский район", структурных подразделений администрации района, другие должностные лица и руководители.
Должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа, а также лицо, указанное в резолюции первым, или тот, за кем определен сбор или обобщение материалов, представляемых другими соисполнителями, является ответственным исполнителем документа.
Ответственный исполнитель руководит работой исполнителей документа или поручения, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, а также контроль за своевременным представлением ему исполнителями необходимых материалов, организует непосредственную проверку хода и качества исполнения документов по информации исполнителей, передает обобщенную информацию в организационный отдел (по формам согласно приложениям N 1 и N 2 к настоящему Порядку), несет персональную ответственность за своевременную подготовку и представление доклада об исполнении главе администрации района или иному должностному лицу.
Все исполнители ответственны за своевременное, полное и качественное исполнение документа или поручения, представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.), а также достоверность сообщаемой ими информации.
Должностные лица и специалисты администрации за неисполнение или ненадлежащее исполнение заданий главы администрации района могут привлекаться к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством и Положением о материальном стимулировании.
II.Контроль исполнения актов органов государственной власти
1.Копия документа с регистрационной карточкой, отметкой о контроле и поручением главы администрации района на правовые акты Главы Администрации Ивановской области, Администрации Ивановской области, Законодательного Собрания Ивановской области в течение суток направляется орготделом должностным лицам, указанным в поручении главы администрации района, и специалисту по контролю орготдела.
2.При получении контрольного документа ответственный исполнитель организует его выполнение.
2.1.Прямые поручения Главы Администрации (Губернатора) Ивановской области с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок.
Сроки исполнения прямых поручений, содержащих в тексте указание "Срочно" или "Оперативно", исчисляются в календарных днях с даты их поступления в администрацию района.
Поручение, содержащее в тексте указание "Весьма срочно", исполняется незамедлительно, указание "Срочно" - в 3-дневный срок, указание "Оперативно" - в 10-дневный срок. Срок исполнения, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц со дня подписания поручения.
2.2.При необходимости продления срока выполнения документа не позднее чем за три дня до истечения установленного срока на имя Главы Администрации Ивановской области, в Законодательное Собрание Ивановской области направляется письмо с просьбой о продлении срока исполнения за подписью главы администрации района. В письме должны указываться аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые для выполнения поручения.
2.3.По каждому контрольному документу на имя Главы Администрации Ивановской области, в Законодательное Собрание Ивановской области в установленный срок представляется информация об исполнении за подписью главы администрации района. Информацию готовит должностное лицо, на которое возложено исполнение.
Прямые поручения Главы Администрации Ивановской области, а также поручения, содержащиеся в правовых актах Главы Администрации Ивановской области, в документах Ивановской области, Законодательного Собрания Ивановской области, считаются исполненными, если информация об исполнении не возвращена на доработку.
Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать аргументированное объяснение причин задержки.
Копия информации направляется специалисту по контролю в день отправки ее адресату.
3.Поручения главы администрации района на правовые акты органов государственной власти Ивановской области с формулировкой "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект правового акта", "на исполнение" ставятся на контроль.
Поручения главы администрации района с формулировками "представить", "внести", "доложить", "информировать" и т.п. исполняются в течение 1 месяца со дня подписания резолюции, если не установлены конкретные сроки исполнения.
Проекты правовых актов главы администрации МО "Родниковский район" во исполнение документов Губернатора Ивановской области, Администрации Ивановской области, Законодательного Собрания Ивановской области, законов Ивановской области готовятся в соответствии с Порядком подготовки проектов правовых актов МО "Родниковский район" Ивановской области, утвержденным постановлением главы администрации МО "Родниковский район" N 158 от 14.07.2004.
4.Поручения главы администрации района считаются исполненными в срок, если информационные материалы, поступившие в адрес главы администрации, не возвращены на доработку, а подготовленные проекты правовых актов направлены для подписания главе администрации района.
Ответы, поступающие от ответственных исполнителей в адрес главы администрации района, регистрируются орготделом и передаются главе администрации района для принятия решения о снятии с контроля.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока. Копия резолюции, содержащая согласие изменения срока исполнения поручения, направляется специалисту по контролю орготдела.
Если в орготдел до истечения срока контроля не поступил отчет о выполнении поручения, а также резолюция, содержащая согласие на снятие с контроля или изменение (продление) срока исполнения поручения, то контрольный документ считается неисполненным.
5.Структурные подразделения администрации района контролируют все поступившие поручения главы администрации района на федеральные законы и законы Ивановской области, документы Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Ивановской области, Губернатора и Администрации Ивановской области.
Ответственный за контроль в структурных подразделениях администрации района:
- ведет учет поручений главы администрации района, заместителя главы администрации, руководителя структурного подразделения;
- своевременно направляет исполнителям поручения заместителей главы администрации района;
- контролирует сроки исполнения поручений в соответствии со списком контрольных поручений на текущий месяц;
- информирует руководителя структурного подразделения о нарушении сроков исполнения поручений;
- проводит сверку сведений о ходе исполнения документов и поручений с орготделом.
При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения ответственный за контроль в структурном подразделении администрации района обязан передать другому работнику, по согласованию с непосредственным руководителем, все контролируемые документы.
6.Передача и переадресация документов и поручений исполнителям осуществляется орготделом.
Всем должностным лицам, указанным в резолюции главы администрации, выдаются копии документов.
7.Поручения главы администрации района на правовые акты органов государственной власти снимаются с контроля главой администрации района или лицом, его замещающим.
Резолюции главы администрации района о снятии поручения с контроля передаются в орготдел.
Орготдел снимает с контроля поручения главы администрации района без его резолюции в случае исполнения прямого поручения о подготовке правового акта.
III.Контроль исполнения правовых актов главы администрации МО "Родниковский район"
Ивановской области
1.Правовые акты главы администрации МО "Родниковский район" Ивановской области регистрируются орготделом. Копии актов в соответствии с листом рассылки направляются исполнителям и специалисту орготдела по контролю.
Контролю подлежат все правовые акты, требующие исполнения. Ответственность за исполнение правовых актов района несут должностные лица, на которых возложен контроль, а также руководители подразделений района.
Контроль за исполнением отдельных пунктов правового акта возлагается на должностных лиц, указанных в данных пунктах.
Срок исполнения, если он не указан в правовом акте, устанавливается в 1 месяц со дня подписания акта.
2.Правовые акты главы администрации МО "Родниковский район", поручения, содержащиеся в протоколах заседаний при главе администрации района, контролируются заместителями главы администрации, структурными подразделениями администрации, орготделом.
Специалисты структурных подразделений администрации района и орготдел ведут контрольные дела на каждый контрольный документ, в которых отражаются меры по организации исполнения документа, помещаются информационные, отчетные материалы, характеризующие работу по выполнению данного документа.
По контрольным документам длительного срока исполнения 1 раз в полугодие представляется информация главе администрации района.
3.Ход исполнения правовых актов главы администрации МО "Родниковский район" может заслушиваться на заседаниях администрации района, совещаниях у главы администрации района, его заместителей.
4.Не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения поручения, содержащегося в правовом акте главы администрации МО "Родниковский район", исполнитель направляет главе райадминистрации по согласованию с должностным лицом, на которое возложен контроль правового акта, письменную информацию о принятых мерах по исполнению документа.
4.1.Информация должна содержать в обязательном порядке ссылку на номер правового акта, сведения о конкретных результатах исполнения или аргументированные объяснения причин невыполнения акта, а также предложения о дальнейших действиях по исполнению документа.
4.2.Информация о ходе выполнения правового акта главы администрации МО "Родниковский район" поступает в орготдел, который обеспечивает занесение соответствующей информации в базу регистрационных данных и направляет главе администрации района.
5.Ответственный за контроль в структурном подразделении администрации района:
- контролирует сроки исполнения правовых актов главы администрации МО "Родниковский район" Ивановской области в соответствии со списком контрольных поручений на текущий месяц;
- до наступления промежуточного или конечного срока исполнения документа или поручения предупреждает исполнителя о приближении срока представления информации;
- информирует руководителя структурного подразделения о нарушении сроков исполнения правовых актов;
- проводит сверку сведений о ходе исполнения документов с орготделом.
6.Исполнители в соответствии со сроками вносят предложения главе администрации района по согласованию с заместителем главы администрации, на которого возложен контроль правового акта, о снятии документа с контроля.
6.1.Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
6.2.Исполненные правовые акты главы администрации МО "Родниковский район" снимаются с контроля резолюцией главы администрации района. Для этого информация о выполнении правового акта после согласования с должностным лицом, на которого возложен контроль, направляется в орготдел. Орготдел обобщает представленные документы и направляет их главе администрации района.
6.3.Правовые акты МО "Родниковский район" снимаются с контроля при утрате их юридической силы, т.е. по истечении срока действия акта (когда акт принят на определенный срок и действие акта не продлено).
7.Отметка о снятии с контроля правового акта фиксируется орготделом в базе регистрационных данных.
IV.Контроль исполнения поручений на служебные письма и иную деловую корреспонденцию
1.Поручения главы администрации МО "Родниковский район", заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации района на служебные письма и иную деловую корреспонденцию подлежат контролю.
Ответственность за исполнение поручений главы администрации несут заместители главы администрации и руководители соответствующих структурных подразделений администрации района.
2.Контроль за исполнением поручений главы администрации района осуществляют: заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений администрации района, орготдел.
2.1.В структурных подразделениях администрации района контролируется исполнение всех поступивших поручений главы администрации района на служебные письма и иную деловую корреспонденцию.
2.2.Орготделом контролируется исполнение поручений главы администрации района на:
- документы прокурорского реагирования;
- экспертные заключения на правовые акты главы администрации МО "Родниковский район" Ивановской области;
- запросы и поручения государственных органов власти и управления;
- запросы представительных и правоохранительных органов;
- поручения главы администрации района на служебную и иную деловую переписку, затрагивающую актуальные, экономически и социально значимые вопросы.
3.Контроль за исполнением поручений заместителей главы администрации района, руководителей структурных подразделений администрации района осуществляют сотрудники, ответственные за контроль в соответствующих структурных подразделениях райадминистрации.
Решение о постановке поручения на контроль принимают заместители главы администрации района, а также руководители структурных подразделений администрации района.
4.Ответственные за контроль в структурных подразделениях администрации района:
- ведут учет контрольных поручений главы администрации района, заместителей главы администрации района и других руководителей (по исполнителям и по срокам исполнения);
- обеспечивают своевременное направление исполнителям контрольных поручений;
- осуществляют сбор, систематизацию и направление исполнителям документов и информации по контрольным поручениям;
- осуществляют контроль за соблюдением сроков исполнения поручений;
- обеспечивают своевременное информирование руководителей и орготдела о ходе исполнения поручений;
- снимают с контроля исполненные поручения заместителей главы администрации района и руководителей соответствующих структурных подразделений администрации района;
- обеспечивают после снятия поручения с контроля направление всех материалов по данному конкретному делу в орготдел для хранения.
5.Орготдел:
- осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения поручений главы администрации МО "Родниковский район";
- снимает с контроля исполненные поручения главы администрации района.
6.Основанием для снятия с контроля поручений главы администрации района, заместителей главы администрации района и других руководителей на служебную и иную деловую переписку является:
- правовой акт МО "Родниковский район" Ивановской области, принятый по исполнении поручения;
- резолюция руководителя, давшего поручение, на письменную информацию о выполнении поручения;
- письменный ответ по запросу или поручению вышестоящих органов власти и управления, представительных и правоохранительных органов и т.д.
V.Система упреждающего контроля
1.Система упреждающего контроля представляет собой совокупность мер по осуществлению поэтапных контрольных действий, направленных на обеспечение своевременного выполнения постановлений, распоряжений, поручений главы администрации Родниковского района.
2.При организации исполнения поручений используются следующие меры упреждающего контроля:
- определение средств и методов контроля за своевременным исполнением поручений главы администрации района, в том числе принятие приказов, разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных сроков и служащих, ответственных за исполнение поручений главы администрации района;
- направление ответственным исполнителям предупредительных запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по выполнению поручений.
В случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение поручений, в промежуточной информации указываются причины этих обстоятельств и принимаемые меры по обеспечению выполнения поручений главы администрации района;
- осуществление контрольных проверок хода исполнения поручений главы администрации района;
- регулярное заслушивание на оперативных совещаниях (либо специальных заседаниях) сообщений (отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений главы администрации района;
- проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений главы администрации района и внесение предложений по привлечению к ответственности виновных должностных лиц;
- введение автоматизированной системы контроля за своевременным исполнением поручений с целью регулярного и оперативного представления главе администрации района и заместителям главы администрации соответствующей информации по данному вопросу.
VI.Организационный отдел
Организационный отдел:
1.Осуществляет контроль за сроками исполнения заместителями главы администрации, структурными подразделениями администрации района правовых актов главы администрации МО "Родниковский район" Ивановской области, поручений главы администрации района на правовые акты органов государственной власти, служебные письма и иную деловую корреспонденцию.
2.Обеспечивает заполнение базы данными о сроках контроля и исполнителях, информации об исполнении поручений главы райадминистрации или правового акта, об обосновании снятия с контроля документа.
3.Использует систему упреждающего контроля, по которой заместители главы администрации и руководители структурных подразделений райадминистрации (либо по их поручению соответствующие должностные лица) направляют в орготдел заверенную ими промежуточную информацию о принятых мерах по исполнению поручений главы администрации района, а также копии внутренних исполнительно-распорядительных документов, принятых ими во исполнение поручений главы администрации района.
Промежуточная информация направляется в случаях, когда срок исполнения поручений главы администрации района определен в течение месяца и более, и представляется до истечения первой половины установленного срока.
Если срок исполнения документа установлен более года, то промежуточная информация о ходе исполнения представляется по итогам каждого года до 15 января.
Информация о ходе выполнения документа представляется по форме согласно приложению 1 к данному Порядку, информация о завершении работы по выполнению документа с просьбой о снятии документа с контроля оформляется по форме согласно приложению 2 к Порядку.
4.Еженедельно до 5-го числа направляет ответственным исполнителям списки контрольных документов, подлежащих исполнению до конца текущего месяца.
5.Направляет заместителям главы администрации района и должностным лицам предупреждение об истечении срока исполнения документа или поручения.
6.Анализирует представленную информацию по исполнению документов, при необходимости возвращает исполнителям для доработки и повторного представления.
7.Ежемесячно представляет главе администрации района сведения о неисполненных поручениях главы администрации района, правовых актах главы администрации МО "Родниковский район" Ивановской области.
8.Ежемесячно проводит анализ исполнительской дисциплины, результаты и ход исполнения документов, материалов, поручений и резолюций главы администрации района обобщаются орготделом и доводятся до сведения главы администрации района и заместителей главы администрации:
- ежемесячно (приложение N 3);
- по полугодиям (приложение N 4);
- ежегодно (приложение N 5).
9.Ежемесячно представляет главе администрации района информацию о состоянии контроля за исполнением документов и поручений главы администрации района.