Постановление Главы г. Иванова от 03.06.2002 № 475
О положении о порядке работы со служебной корреспонденцией в администрации города
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ ГОРОДА ИВАНОВА от 03.06.2002 г. N 475 г.Иваново О положении о порядке работы со служебной корреспонденцией в администрации города В целях установления правил и порядка работы со служебнойкорреспонденцией, постановляю: 1. Утвердить Положение о порядке работы со служебнойкорреспонденцией в администрации города (прилагается). 2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложитьна Батова А.Ю., заместителя Главы города, руководителя аппаратаадминистрации города. Глава города Иванова А.Грошев----------------------------------------------------------------------- Приложение к постановлению Главы города Иванова от 03.06.2002 N 475 Положение о порядке работы со служебной корреспонденцией в администрации города 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение определяет систему организацииделопроизводства, устанавливает правила и порядок работы со служебнойкорреспонденцией (далее - корреспонденция) в администрации города идругих исполнительных органах самоуправления города. 1.2. Документационное обеспечение администрации города,контроль за соблюдением единой системы делопроизводства, методическоеруководство работой со служебной корреспонденцией и обучениеработников основам делопроизводства возлагается на управление поработе с населением и документационному обеспечению администрациигорода. 1.3. Правила и порядок работы с корреспонденцией,предусмотренные настоящим Положением, обязательны для всех работниковадминистрации города и других исполнительных органов самоуправлениягорода (далее - работники). Работники несут персональную ответственность за выполнениетребований настоящего Положения, сохранность находящихся у нихслужебных документов, конфиденциальность изложенной информации. Об ихутрате немедленно докладывают руководителю подразделения. Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировкуработник обязан по указанию руководителя передать неисполненнуюкорреспонденцию другому исполнителю. 1.4. Ответственность за организацию работы со служебнойкорреспонденцией в аппарате администрации города возлагается наначальника управления по работе с населением и документационномуобеспечению администрации города, а в других исполнительных органахсамоуправления города на их руководителей. Делопроизводство в администрации города осуществляется отделомдокументационного обеспечения администрации города, в другихисполнительных органах самоуправления города должностным лицом,определенным руководителем. Обязанности и права такого работникаопределяются должностной инструкцией. 2. Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции 2.1. Прием корреспонденции 2.1.1. Корреспонденция, поступившая на имя Главы города и егозаместителей, принимается и регистрируется в отделе документационногообеспечения управления по работе с населением и документационномуобеспечению администрации города (далее - канцелярия). 2.1.2. При вскрытии конвертов проверяется правильностьадресования, комплектность, целостность упаковки корреспонденции иприложений к ней, сверяется соответствие их номеров учетным исходящимномерам, указанным на письмах. На корреспонденции проставляются порядковый (входящийрегистрационный) номер и дата поступления. При отсутствии в конверте документов или части их, а также приналичии у них повреждений составляется акт в 3-х экземплярах, один изкоторых остается в канцелярии, второй приобщается к поступившейкорреспонденции, третий (вместе с сопроводительной запиской)направляется заявителю. Конверты от поступившей корреспонденции не уничтожаются в техслучаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя идату отправки документа. 2.1.3. Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы,а также документы, чьи номера не соответствуют указанным накорреспонденции, возвращаются отправителю с соответствующимсопроводительным письмом. 2.2. Регистрация корреспонденции 2.2.1. Вся принятая корреспонденция подлежит регистрации в деньпоступления. Не подлежат регистрации: пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы; благодарности и отзывы о деятельности администрации города; планы мероприятий; документы на иностранных языках без перевода; документы без подписей; бухгалтерские документы; статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры; рекламные проспекты. 2.2.2. Корреспонденция, поступившая по факсимильной связи иэлектронной почтой, регистрируется в порядке, установленном дляостальной корреспонденции. 2.2.3. На первом листе каждого регистрируемого документа внижнем углу проставляется регистрационный штамп с указанием входящегономера и даты поступления корреспонденции. 2.2.4. Вся зарегистрированная в канцелярии корреспонденция (срезолюциями) направляется на исполнение и возвращается (с отметкамиоб исполнении) только через канцелярию. 2.3. Порядок прохождения корреспонденции 2.3.1. Зарегистрированная корреспонденция передается Главегорода и его заместителям, которые определяют порядок ее исполнения.Указание по исполнению дается в форме резолюции, котораяпроставляется на учетно - контрольной карточке, где указываетсяисполнитель, порядок и срок исполнения. Ставится личная подпись идата. Корреспонденция, поступившая из Ивановской городской Думы,первоначально направляется на рассмотрение Главе города или и.о.Главы города. 2.3.2. Корреспонденция с резолюцией возвращается в канцеляриюдля занесения резолюции в учетно - контрольную карточку и направлениядокументов исполнителям. Если в резолюции указываются несколько исполнителей, тоответственным за его исполнение является тот, кто указан первым; емунаправляется оригинал документа, подлежащий по исполненииобязательному возврату в канцелярию, остальным направляются копии. 2.3.3. При поступлении контрольной корреспонденции висполнительные органы самоуправления города работник, ответственныйза организацию контроля, обязан: зарегистрировать его или в компьютере, или на карточке; заносить резолюцию руководителя в учетно - контрольнуюкарточку; систематически контролировать ход исполнения корреспонденции; постоянно владеть информацией о ходе исполнения контрольногодокумента и докладывать руководителю о приближении срока исполнения ипринятии мер. Ответы в Правительство Российской Федерации, ЗаконодательноеСобрание области, Администрацию Ивановской области, Ивановскуюгородскую Думу и надзорные органы подписывает Глава города или и.о.Главы города. Остальная корреспонденция может подписыватьсязаместителями Главы города, руководителем аппарата, руководителямиисполнительных органов самоуправления города. Ответственность за содержание ответа и последствия отюридически неграмотно оформленного ответа несут лица, егозавизировавшие и подписавшие. 2.3.4. Если корреспонденция направляется на исполнение в другуюорганизацию по принадлежности постановленного вопроса, заявительставится в известность в письменной или устной форме. 2.3.5. Корреспонденция должна исполняться в сроки, указанные вдокументах или резолюциях. Если срок исполнения не указан, документисполняется в месячный срок со дня регистрации. Об исполнении корреспонденции по вопросам: - предоставление жилой площади; - аренда нежилых помещений; - отвод земельных участков; - передача объектов в муниципальную собственность, на решение которых требуется длительное время, в обязательномпорядке в канцелярию представляется промежуточная информация.Промежуточные сроки исполнения устанавливаются также в том случае,если задание носит сложный характер и имеет много исполнителей. 2.3.6. Резолюции, имеющие в тексте пометки: "немедленно"исполняются в течение дня, "срочно", "прошу переговорить" - в 3-хдневный срок, "оперативно" - в течение 10 дней. 2.3.7. Если поручение не может быть исполнено в установленныесроки, исполнитель не позднее чем за 2 - 3 дня до истечения срокапредставляет через канцелярию на имя автора поручения мотивированнуюпросьбу о продлении срока и причинах отсрочки. При длительном сроке исполнения документа заявителя ставят визвестность о ходе рассмотрения. 2.3.8. Корреспонденция и поручения по ней считаютсяисполненными тогда, когда заявителю и корреспонденту дан полныйаргументированный ответ на все поставленные вопросы. В случаях, когда ответ требует юридического обоснования,ответственный за исполнение согласовывает его с юридической службойадминистрации города или юристом исполнительного органасамоуправления города. После исполнения документ снимается с контроля руководителем,который давал поручения по его рассмотрению. Оригинал документа иподлинники соответствующих документов передаются в канцелярию. Все документы с момента заведения и до передачи в ведомственныйархив хранятся по месту формирования дела. 3. Учет, анализ и обобщение результатов контроля за исполнением корреспонденции 3.1. Еженедельно специалист отдела документационногообеспечения управления по работе с населением и документационномуобеспечению докладывает начальнику управления о результатах контроляза исполнением документов и направляет руководителям исполнительныхорганов самоуправления города перечень неисполненной в сроккорреспонденции. 3.2. До 30 числа каждого месяца специалистом отделадокументационного обеспечения управления по работе с населением идокументационному обеспечению администрации города готовится своднаяинформация о работе со служебной корреспонденцией, котораяподписывается начальником управления по работе с населением идокументационному обеспечению администрации города, направляетсяГлаве города, его заместителям и руководителям исполнительных органовсамоуправления города. 3.3. Периодически специалисты управления по работе с населениеми документационному обеспечению администрации города осуществляютплановые выборочные проверки состояния делопроизводства и контроля заисполнением корреспонденции в исполнительных органах самоуправлениягорода. Управление по работе с населением и документационногообеспечения проводит семинары - совещания по вопросам контроля,исполнения, оформления корреспонденции. 4. Ответственность за нарушение порядка работы со служебной корреспонденцией Исполнители корреспонденции несут ответственность за полное исвоевременное ее рассмотрение согласно статьи 52 Закона Ивановскойобласти "О муниципальной службе Ивановской области". Примечание. Под исполнительными органами самоуправления городаследует понимать структурные подразделения администрации городаИванова.