Постановление Главы администрации Ивановской области от 08.09.1999 № 578
Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Ивановской области
Утратил силу - Указ Губернатора Ивановской области от 07.04.2003 г. N 52-уг ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 08.09.1999 N 578 г. Иваново Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Ивановской области В целях повышения эффективности государственного управленияархивным делом Ивановской области и руководствуясь ст. 12 ЗаконаИвановской области от 23.05.95 N 13-ОЗ "Об архивном фонде Ивановскойобласти и архивах", постановляю: 1. Утвердить Положение об архивном отделе администрацииИвановской области (прилагается). 2. Войти в Законодательное Собрание Ивановской области спредложением о признании утратившим силу решения Малого СоветаИвановского областного Совета народных депутатов двадцать первогосозыва "Об утверждении Положения об архивном отделе администрацииИвановской области" от 29.10.93 N 261.И. о. Главы администрацииИвановской области В. МЕЛЬНИКОВ Приложение к постановлению Главы администрации области от 08.09.1999 N 578 ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Основные положения 1.1. Архивный отдел администрации Ивановской области (далее -архивный отдел) является органом исполнительной власти Ивановскойобласти, осуществляющим государственное управление архивным делом иконтроль за сохранностью, комплектованием и использованием документовАрхивного фонда Российской Федерации и Ивановской области. 1.2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуетсяКонституцией Российской Федерации, Федеральными законами, указами ираспоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями ираспоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Ивановскойобласти, постановлениями и распоряжениями Главы администрации области,приказами и решениями коллегии федеральной архивной службы России инастоящим Положением. 1.3. Архивный отдел выполняет возложенные на него задачи какнепосредственно, так и через подведомственные архивные учреждения. Правовые основы деятельности архивных учреждений определенызаконом Ивановской области "Об Архивном фонде Ивановской области иархивах" (N 13-ОЗ от 23.05.95). 1.4. В систему архивного отдела входят государственный архивИвановской области, архивные отделы администраций городов и районов.городские и районные архивы. Архивный отдел вместе с подведомственными архивными учреждениямиобразует единую архивную службу области, которая входит в системуФедеральной архивной службы России. 1.5. Архивный отдел осуществляет свою деятельность вовзаимодействии с органами законодательной и исполнительной властиИвановской области, органами местного самоуправления, общественными ииными объединениями и организациями независимо от их организационно -правовой формы. 1.6. Архивный отдел подчиняется в своей деятельности Главеадминистрации Ивановской области. 2. Основные задачи архивного отдела 2.1. Организация и обеспечение формирования, сохранности ииспользования документов Архивного фонда Российской Федерации иИвановской области. 2.2. Анализ состояния архивного дела на территории области,изучение тенденций и закономерностей, определение концепции истратегии его развития с учетом местных особенностей. 2.3. Управление архивными учреждениями области, координация ихдеятельности и обеспечение функционирования. 2.4. Ведомственный контроль за соблюдением законодательстваРоссийской Федерации и Ивановской области в области архивного дела. 2.5. Ведение централизованного государственного учета документовАрхивного фонда Российской Федерации и Ивановской области, обеспечениеинформацией о его составе и содержании органов государственной властии местного самоуправления, физических и юридических лиц. 2.6. Организационно - методическое руководство деятельностьюведомственных архивов и организацией документов в делопроизводствеучреждений, предприятий, организаций. 3. Функции архивного отдела 3.1. Комплектование и хранение документов Архивного фондаРоссийской Федерации и Ивановской области в государственном архивеИвановской области, городских и районных архивах, контролируетсоблюдение установленного порядка передачи документов нагосударственное хранение. 3.2. Централизованный государственный учет документов Архивногофонда Российской Федерации и Ивановской области, хранящихся в архивныхучреждениях, ведомственных архивах области, музеях и библиотеках, ипредставление сведений о них в Федеральную архивную службу России. 3.3. Межотраслевое организационно - методическое руководство иконтроль за работой ведомственных архивов и организацией документов вделопроизводстве учреждений, организаций, предприятий областинезависимо от формы собственности, разработка и утверждение в пределахсвоей компетенции обязательных к исполнению правил, инструкций,методических пособий по вопросам архивного дела и делопроизводства,проведение совместно с комитетами, отделами и управлениямиадминистрации области, администрациями районов и городов,учреждениями, организациями и предприятиями мероприятий посовершенствованию и развитию сети ведомственных архивов и организацииих работы. 3.4. Определение и утверждение номенклатуры видов платных работ иуслуг, оказываемых архивными учреждениями юридическим и физическимлицам. 3.5. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных актовпо вопросам обеспечения сохранности, пополнения и использованиядокументов Архивного фонда Российской Федерации и Ивановской области. 3.6. Подготовка проектов и обеспечение реализации программразвития архивного дела в области, а также разработка и выполнениеперспективных и текущих планов деятельности архивных учреждений. 3.7. Работа по совершенствованию сети и структуры архивныхучреждений на территории области, внесение предложений в администрациюобласти об образовании и упразднении подведомственных отделу архивныхучреждений. 3.8. Рассмотрение и решение совместно с органами государственнойвласти и местного самоуправления вопросов хранения, комплектования ииспользования документов Архивного фонда Ивановской области,являющихся государственной и муниципальной собственностью. 3.9. Передача в установленном порядке в пределах областидокументов из одних архивных учреждений в другие, внесение предложенийо передаче документов из архивных учреждений области в архивныеучреждения других областей. 3.10. Внедрение и использование в работе архивных учрежденийавтоматизированных информационных систем, а также созданиетрадиционных видов справочников для поиска информации о составе исодержании Архивного фонда Российской Федерации и Ивановской области,хранящихся в архивных учреждениях области. 3.11. Координация и направление научно - исследовательской иметодической деятельности государственного архива Ивановской области,архивных отделов городских и районных администраций в вопросахархивоведения, документоведения и археографии, участие в работезонального научно - методического совета архивных учрежденийЦентрального района Российской Федерации. 3.12. Экспертиза научной и практической ценности документов иотбор их на постоянное хранение в архивных учреждениях области,разработка совместно с комитетами, управлениями и отделамиадминистрации области перечней документов с указанием сроков хранения. 3.13. Реализация преимущественного права государства наприобретение документов негосударственной части Архивного фондаобласти. 3.14. Проверка выполнения учреждениями, организациями ипредприятиями, независимо от их ведомственной подчиненности,требований законодательства в области архивного дела, обеспечениясохранности, комплектования и использования архивных фондов иорганизации документов в делопроизводстве. 3.15. Содействие собственникам негосударственных архивов вделопроизводстве на основе внедрения государственной системыделопроизводства и унифицированных систем документации в сохранении,комплектовании и использовании их архивов. 3.16. Выдача учреждениям, организациям и гражданам специальныхразрешений на собирание старинных документальных памятников натерритории области, регистрация специальных разрешений, выдаваемыхФедеральной архивной службой России на собирание таких памятников,контроль за их собиранием. 3.17. Лицензирование деятельности по вопросам обследованиясостояния архивных фондов, экспертизы, описания, консервации иреставрации архивных документов, ведение реестра лицензий. 3.18. Издание архивных документов по истории области,публикование справочно - информационной литературы о составе исодержании документов Архивного фонда Российской Федерации иИвановской области, хранящихся в архивных учреждениях, координацияработы по изучению общественных потребностей в ретроспективнойинформации и эффективности использования документов. 3.19. Обеспечение органов государственной власти ретроспективнойинформацией, необходимой для осуществления ими властных полномочий,принятия и реализации управленческих решений. 3.20. Решение в установленном порядке вопросов допускаиностранных исследователей к работе с архивными документами и вывозаза пределы Российской Федерации копий архивных документов (не направах подлинника). 3.21. Осуществление в установленном порядке деловых связей сархивными учреждениями государств - участников Содружества НезависимыхГосударств и других стран. 3.22. Выявление и получение из федеральных архивов и архивовдругих областей подлинников или копий архивных документов по историиобласти. 3.23. Решение в установленном порядке вопросов рассекречиванияархивных документов, хранящихся в государственном архиве Ивановскойобласти, с привлечением к этой работе заинтересованных организаций. 3.24. Разработка и представление в установленном порядкепредложений к проекту областного бюджета о расходах на содержаниеотдела и государственного архива Ивановской области, обеспечение ихфинансирования, руководство бухгалтерией. 3.25. Изучение, обобщение и распространение передового опытаработы архивных учреждений области, созыв в установленном порядкенаучно - практических конференций, совещаний, семинаров, развитие икоординация межобластных и межрайонных связей архивных учреждений. 3.26. Внедрение в практику работы архивов наиболее рациональныхсистем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования,использования и охраны документов. 3.27. Работа по повышению квалификации работников архивной службыобласти. 3.28. Содействие решению вопросов по улучшению условий трудаработников архивных учреждений, их социальной защите. 3.29. Своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалобюридических и физических лиц и принятие по ним необходимых мер, приемграждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела, контроль зарассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приемаграждан в подведомственных архивных учреждениях. 4. Права архивного отдела 4.1. Получение от органов исполнительной власти области, а такжеот учреждений, организаций, предприятий независимо от их ведомственнойподчиненности необходимых материалов о работе и состоянииведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве. 4.2. Заслушивание представителей органов исполнительной властиИвановской области, учреждений, организаций, предприятий независимо отих ведомственной подчиненности по вопросам работы архивов иорганизации документов в делопроизводстве. Должностные лица архивного отдела для выполнения своихобязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы иделопроизводственные службы учреждений, организаций и предприятий,расположенных на территории области, участвовать в деятельностикомиссий, образуемых при реорганизации или ликвидации предприятий,учреждений, организаций и иных собственников документов. 4.3. Выдача, в пределах своей компетенции, органам исполнительнойвласти Ивановской области, учреждениям, организациям, предприятиямобязательных для исполнения указаний по работе архивов и организациидокументов в делопроизводстве; согласование отраслевых инструкций повопросам архивного дела и делопроизводства. 4.4. Выдача разрешений подведомственным учреждениям наосуществление отдельных видов платных услуг гражданам, организациям,учреждениям и предприятиям, а также на привлечение внебюджетныхсредств для выполнения основных задач и развития материально -технической базы. 4.5. Постановка вопроса перед правоохранительными органами опривлечении руководителей учреждений и организаций независимо от ихведомственной подчиненности и форм собственности к уголовной,административной и иной установленной законодательством РоссийскойФедерации ответственности за нарушение законодательства в областиархивного дела. 4.6. Создание постоянных и временных межведомственных комиссийдля рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов вделопроизводстве, в том числе для определения степени секретности ирассекречивания документов в соответствии с действующимзаконодательством. 5. Организация работы 5.1. Архивный отдел возглавляет заведующий, назначаемый иосвобождаемый от должности Главой администрации области. Заведующий архивным отделом имеет одного заместителя, которыйназначается и освобождается от должности Главой администрации области. 5.2. Заведующий архивным отделом: 5.2.1. руководит деятельностью отдела и несет персональнуюответственность за выполнение задач, возложенных на отдел иподведомственные архивные учреждения, и осуществление ими своихфункций; 5.2.2. издает в пределах своей компетенции приказы и инструкции,дает указания, обязательные для исполнения подведомственными архивнымиучреждениями, организует и проверяет их исполнение; 5.2.3. вносит в органы исполнительной власти области предложенияо развитии архивного дела, совершенствовании управления Архивнымфондом Ивановской области; 5.2.4. в необходимых случаях издает с руководителями комитетов,отделов и управлений администрации области и другими ведомствамисовместные приказы и инструкции по вопросам архивной работы;утверждает положения о подведомственных архивных учреждениях; 5.2.5. обладает правом проставления апостиля на документах,направляемых в адрес государств - участников Гаагской конвенции; 5.2.6. назначает и освобождает от должности работников архивногоотдела и директора государственного архива Ивановской области; 5.2.7. определяет структуру и утверждает в пределах установленныхчисленности и фонда оплаты труда штатное расписание архивного отдела игосударственного архива Ивановской области, а также сметы расходов насодержание в пределах утвержденных ассигнований; 5.2.8. распоряжается кредитами и средствами в пределахутвержденных смет и ассигнований, имуществом, инвентарем и другимиматериальными ценностями, находящимися на балансе отдела. 5.3. При архивном отделе действуют: 5.3.1. коллегия в составе заведующего отделом (председательколлегии), заместителя заведующего, специалистов отдела, руководящихработников подведомственных архивных учреждений и представителейведомственных архивов, общественных организаций. Состав коллегии архивного отдела утверждается Главойадминистрации области. Коллегия архивного отдела рассматривает важнейшие вопросыгосударственного регулирования развития архивного дела в области,организации и деятельности архивных учреждений, состоянияведомственных архивов, проверки исполнения решений, подбора ирасстановки кадров, награждения работников архивной службы области,проекты важнейших приказов, инструкций, заслушивает отчетыруководителей архивных учреждений. Решения коллегии проводятся в жизнь приказами заведующегоотделом. В случае разногласий между заведующим и коллегией отделазаведующий проводит в жизнь свое решение с последующим информированиемГлавы администрации области о возникших разногласиях; 5.3.2. экспертно - проверочная комиссия для рассмотрениявопросов, связанных с определением состава документов Архивного фондаРоссийской Федерации и Ивановской области и экспертизой ценностидокументов. Положения об экспертно - проверочной комиссии, ее составеутверждается заведующим архивным отделом. 5.4. Архивный отдел отчитывается о своей деятельности передадминистрацией Ивановской области и Федеральной архивной службойРоссии. 5.5. Архивный отдел состоит на областном бюджете, финансируетсяиз средств, предназначенных на содержание органов управления,численность работников отдела и фонд оплаты их труда утверждаютсяГлавой администрации области. 5.6. Специалисты архивного отдела являются государственнымислужащими, выполняющими возложенные на них обязанности, соблюдающимиограничения, связанные с замещением государственных должностей, ипользующимися правами, определенными законом Ивановской области"О государственной службе Ивановской области". 5.7. Создание, реорганизация или ликвидация архивного отделаосуществляется в порядке, установленном действующим законодательством. 5.8. Архивный отдел является юридическим лицом, имеетсамостоятельный баланс, бюджетный и иные счета в банковскихучреждениях, гербовую печать с изображением герба Ивановской области исо своим наименованием, а также соответствующие печати, штампы ибланки. Юридический адрес архивного отдела: 153008, г. Иваново, ул. Куконковых, 1.