Приложение к Распоряжению от 01.09.2011 г № 930Р Инструкция
Если документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне;
ж) Текст документа.
Текст документа - ясный, краткий, обоснованный, обеспечивающий точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, согласовываются с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы имеют заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк согласовываются с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы пронумеровываются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа. Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Допустимо содержание текста только из заключительной части (например, письма, заявления - просьба без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., допустимо его разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("просит", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("договорились", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");
от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает");
з) Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2.Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172
и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если к сопроводительному письму прилагается большое количество приложений, в самом письме их не перечисляют, а составляют на отдельном листе в произвольной форме опись приложений.
Опись подписывается составителем и датируется, а в сопроводительном письме делается отметка: