Приложение к Распоряжению от 01.09.2011 г № 930Р Инструкция
Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа кинешма
I.Общие положения
1.1.Настоящая инструкция по делопроизводству в администрации городского округа Кинешма разработана на основании постановления Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст "О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации", распоряжения Губернатора Ивановской области от 18.11.2010 N 324-р "Об утверждении порядка работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области" и распоряжения Правительства Ивановской области от 09.12.2009 N 372-рп "Об утверждении Правил оформления проектов правовых актов Ивановской области".
1.2.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение настоящей инструкции по делопроизводству в отраслевых (функциональных) органах администрации городского округа Кинешма возлагается на их руководителей.
1.3.В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением настоящей инструкции по делопроизводству в отраслевом (функциональном) органе администрации городского округа Кинешма назначается ответственный за ведение делопроизводства.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в отраслевых (функциональных) органах администрации, возлагаются следующие основные функции:
прием, учет и распределение поступающих документов;
передача документов на рассмотрение руководителю соответствующего отраслевого (функционального) органа администрации и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
учет и регистрация исходящих из соответствующего отраслевого (функционального) органа администрации документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
контроль за прохождением документов в отраслевом (функциональном) органе администрации;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников отраслевого (функционального) органа администрации;
контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
разработка номенклатуры дел отраслевого (функционального) органа администрации;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел постоянного хранения на архивное хранение;
прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в отраслевом (функциональном) органе администрации;
прием (не реже двух раз в день) и передача служебной информации по электронной почте;
организация использования в соответствующем отраслевом (функциональном) органе администрации средств копировальной техники;
проведение инструктажа вновь принятых в соответствующий отраслевой (функциональный) орган администрации муниципальных служащих по вопросам организации работы с документами.
1.5.Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей инструкции в администрации городского округа Кинешма осуществляется управлением делами администрации.
1.6.Информация, содержащаяся в документах и их проектах, используется только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.7.Перед уходом в ежегодный оплачиваемый и иной отпуск, убытием в служебную командировку, а также в случае предполагаемой временной нетрудоспособности, освобождения от замещаемой должности муниципальной службы, увольнения сотрудники обязаны передавать находящиеся у них на исполнении документы муниципальным служащим, исполняющим их должностные обязанности.
1.8.Об утрате документа немедленно докладывается руководителю отраслевого (функционального) органа администрации. Главой администрации (руководителем отраслевого (функционального) органа администрации, обладающего правами юридического лица) назначается служебное расследование.
1.9.Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им служебной информации или документов осуществляются должностными лицами администрации по разрешению (указанию, поручению) главы администрации городского округа Кинешма или его заместителей.
1.10.Руководители отраслевых (функциональных) органов администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.11.Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
1.12.Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения, утвержденным распоряжением администрации городского округа Кинешма от 17.05.2010 N 196р.
II.Муниципальные правовые акты
2.1.Оформление муниципальных правовых актов
Муниципальные правовые акты оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.
Текст муниципального правового акта печатается на бланке формата А4, верхнее поле - 20 мм, нижнее - 20 мм, левое - 35 мм, правое - 15 мм. Текст печатается с использованием текстового редактора Word 2.0 или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman размером N 14 через один межстрочный интервал и N 12 (для оформления табличных материалов) с абзацным отступом 1,25 см и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
2.2.Реквизиты муниципального правового акта
Муниципальный правовой акт имеет следующие реквизиты:
2.2.1.Герб городского округа Кинешма (изображение располагается на верхнем поле бланка правового акта).
2.2.2.Наименование органа, издавшего документ (соответствует наименованию, закрепленному в его учредительных документах).
2.2.3.Наименование вида муниципального правового акта (печатается прописными буквами по центру страницы полужирным шрифтом).
2.2.4.Дата и регистрационный номер муниципального правового акта (печатаются центрованным способом, отделяются от наименования вида муниципального правового акта двумя межстрочными интервалами, номер оформляется цифровым способом сразу после даты арабскими цифрами в последовательности: день месяца (2 знака), месяц (2 знака), год (4 знака) и состоит из знака "N" и порядкового номера правового акта, к порядковому номеру постановления через дефис добавляется буква "п", распоряжения - буква "р").
2.2.5.Заголовок к тексту муниципального правового акта (печатается с прописной буквы по центру страницы полужирным шрифтом. Точка в конце наименования не ставится).
2.2.6.Текст муниципального правового акта (печатается в соответствии с подпунктом 2.1 настоящей инструкции).
2.2.7.Подпись (отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава администрации городского округа Кинешма", инициалов имени и отчества и фамилии главы администрации городского округа Кинешма; слова "Глава администрации" и "городского округа Кинешма" печатаются от левой границы текстового поля в две строки через один межстрочный интервал; инициалы имени и отчества и фамилия главы администрации городского округа Кинешма располагаются на уровне последней строки наименования должности и печатаются у правой границы текстового поля, последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем).
2.2.8.Визы согласования муниципального правового акта (печатаются от левой границы текстового поля в нижней части шрифтом размером N 12).
2.2.9.Оттиск печати.
2.2.10.Отметка о заверении копии муниципального правового акта.
2.3.Структура муниципального правового акта
2.3.1.В структуру муниципального правового акта входят: наименование правового акта, констатирующая часть (преамбула), заканчивающаяся двоеточием, и постановляющая часть (в распоряжениях - распорядительная).
2.3.2.Заголовок муниципального правового акта отражает его содержание. Наименование точное, четкое и максимально информационно насыщенное, чтобы по нему определить основное содержание правового акта, легко запомнить, при необходимости - быстро отыскать.
Правовые акты со сложными и неоправданно длинными наименованиями загромождают правовую базу, затрудняют систематизацию и понимание правовых актов. Особенно они неудобны при ссылках на них в других правовых актах, документах и т.д.
Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида муниципального правового акта, отвечая на вопросы: о чем? (о ком?).
2.3.3.Независимо от конкретного содержания муниципального правового акта, т.е. независимо от того, имеются ли в тексте правового акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, отмена (исключение) структурных единиц не вступившего в силу правового акта, признание утратившей силу структурной единицы правового акта, новая редакция структурной единицы правового акта, дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями либо дополнение структурных единиц в правовой акт, наименование муниципального правового акта всегда содержит только слово "изменение" в соответствующем числе (изложение одной структурной единицы правового акта, например, приложения, раздела, в новой редакции считается одним изменением).
Наименование муниципального правового акта о внесении изменений в ранее принятый правовой акт оформляется следующим образом: "О внесении изменений(я) в..." (далее указываются вид, дата, регистрационный номер и наименование муниципального правового акта).
Наименование муниципального правового акта о внесении изменений в более двух ранее принятых правовых актов оформляется следующим образом: "О внесении изменений в некоторые..." (далее указывается вид муниципального правового акта).
Наименование муниципального правового акта о признании утратившим(и) силу муниципального(ых) правового(ых) акта(ов) оформляется следующим образом: "О признании утратившим(и) силу..." (далее указываются вид, дата, регистрационный номер и наименование правового акта).
Наименование муниципального правового акта о признании утратившими силу более двух правовых актов оформляется следующим образом: "О признании утратившими силу некоторых..." (далее указывается вид правового акта).
2.3.4.Преамбула в постановлениях администрации городского округа Кинешма завершается словом "постановляю:". Преамбула в распоряжениях администрации городского округа Кинешма завершается без слов или словами "разрешаю:". Преамбула в приказах руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации городского округа Кинешма завершается словом "приказываю:".
Последнее слово в преамбуле печатается полужирным шрифтом через один пробел.
Текст распоряжения, приказа может содержать только распорядительную часть.
2.3.5.Деление постановляющей части муниципального правового акта на структурные единицы (пункты, подпункты, абзацы) улучшает его внутреннее построение и систематизацию, упрощает пользование им, осуществление ссылок, помогает быстро ориентироваться в материале, при этом пункт (подпункт) состоит не менее чем из двух подпунктов.
2.3.6.Недопустимо изменять нумерацию структурных единиц муниципального правового акта и буквенное обозначение подпунктов структурных единиц муниципального правового акта при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц муниципального правового акта.
Если дополнения вносятся в конец муниципального правового акта, то необходимо продолжать имеющуюся нумерацию структурных единиц.
Если дополнения вносятся в конец структурной единицы, то также необходимо продолжать имеющуюся нумерацию.
Если муниципальный правовой акт дополняется новыми структурными единицами, которые помещаются между уже имеющимися, то новые структурные единицы необходимо обозначать дополнительно цифрами, помещаемыми после точки после основного цифрового или буквенного обозначения.
2.3.7.Недопустимо включать в муниципальный правовой акт примечания к структурным единицам или правовому акту в целом. Такого рода положения необходимо формулировать в качестве самостоятельных структурных единиц или включать непосредственно в текст той структурной единицы, к которой они относятся.
2.3.8.Если муниципальные правовые акты имеют приложения, в которых помещаются различного рода положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, карты, образцы бланков, документов, схем, в тексте на них обязательно делается ссылка.
Если к муниципальному правовому акту имеется несколько приложений, то они нумеруются арабскими цифрами без указания знака "N". При ссылках на приложения в тексте правового акта знак "N" также не указывается.
На первой странице приложения в правом верхнем углу страницы пишется слово "Приложение" и дается ссылка на правовой акт.
Наименование приложения печатается с прописной буквы по центру страницы полужирным шрифтом.
Деление приложения на структурные единицы (главы, разделы, пункты, подпункты, абзацы и т.п.) улучшает его внутреннее построение и систематизацию, упрощает пользование им, осуществление ссылок, помогает быстро ориентироваться в материале.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются по центру страницы. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску (знак сноски печатается вверху после слова) она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается в конце страницы под чертой или после приложения в целом. После знака сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений должны быть идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.
2.3.9.Если муниципальным правовым актом утверждается состав коллегиального органа (совета, комиссии, рабочей группы), то данный состав располагается в следующем порядке: руководитель (председатель) коллегиального органа, сопредседатель(и) коллегиального органа, заместитель(и) руководителя коллегиального органа, секретарь коллегиального органа, члены коллегиального органа.
2.4.Порядок употребления ссылок
2.4.1.Ссылки на ранее принятые правовые акты применяются только в случае, если необходимо показать взаимную связь правовых норм или избежать повторений.
2.4.2.Ссылки делают только на вступившие в силу правовые акты. Ссылки на утратившие силу правовые акты недопустимы.
2.4.3.При необходимости сделать ссылку в тексте на правовой акт указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид правового акта, дата подписания, регистрационный номер, наименование.
2.4.4.При неоднократных ссылках на один и тот же правовой акт при первом его упоминании применяется следующая форма:
...в соответствии с... (далее -...).
Пример:
...в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О муниципальной службе в Российской Федерации ").
Далее в тексте при упоминании указанного правового акта применяется сокращенная форма.
2.4.5.Ссылки на Конституцию Российской Федерации оформляются следующим образом:
...в соответствии с частью 1 статьи 5 Конституции Российской Федерации.
2.4.6.При ссылке на кодекс дата подписания и регистрационный номер кодекса не указываются.
При ссылках на конкретную статью кодекса, состоящего из нескольких частей, номер части кодекса не указывается.
2.4.7.При необходимости дать ссылку не на весь правовой акт, а только на его структурную единицу сначала указывается эта конкретная единица, начиная с наименьшей. В этом случае обозначения разделов, глав, статей, частей, пунктов, подпунктов печатаются цифрами, некоторых подпунктов - строчными буквами русского алфавита в кавычках.
2.4.8.Обозначения абзацев при ссылках на них указываются словами. При этом первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится.
2.4.9.Ссылки на структурные единицы одного и того же правового акта оформляются следующим образом:
...содержащиеся в пункте 3 настоящего постановления...
...в соответствии с подпунктом 2.1 пункта 2 настоящего постановления...
...регулируется подпунктом "а" пункта 2 настоящего постановления...
и т.п.
2.4.10.Ссылки в муниципальных правовых актах даются на правовые акты высшей или равной юридической силы. Ссылки на конкретные правовые акты низшей юридической силы или их отдельные структурные единицы не допускаются (например, ссылка в постановлении администрации на распоряжение администрации).
2.4.11.В тексте нормативных правовых актов недопустимы ссылки на нормативные предписания других нормативных правовых актов, которые, в свою очередь, являются отсылочными.
2.5.Внесение изменений в муниципальные правовые акты
2.5.1.Внесением изменений считается:
замена слов, цифр;
исключение слов, цифр, предложений;
отмена (исключение) структурных единиц не вступившего в силу правового акта;
признание утратившей силу структурной единицы вступившего в силу правового акта;
новая редакция структурной единицы правового акта;
дополнение структурными единицами правового акта;
дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;
приостановление действия правового акта или его структурных единиц;
продление действия правового акта или его структурных единиц.
2.5.2.Внесение изменений в несколько правовых актов оформляется самостоятельным правовым актом, в котором, в свою очередь, изменения, вносимые в каждый правовой акт, оформляются самостоятельными структурными единицами.
2.5.3.При одновременном внесении в муниципальный правовой акт изменений и признании утратившими силу структурных единиц данного правового акта положения о внесении изменений и об утрате силы - допустимо расположение в одной структурной единице. При этом вносимые изменения и признание утратившими силу излагаются последовательно.
Пример:
Внести в постановление администрации городского округа Кинешма от ___ N __ "О _____" следующие изменения:
в пункте 1 слова "___" заменить словами "___";
подпункт 2.1 пункта 2 дополнить словами "___";
в абзаце первом подпункта 3.1 пункта 3 слова "___" исключить;
подпункт 4.1 пункта 4 изложить в следующей редакции:
"4.1. ________.";
в пункте 5 слова "___" заменить словами "___";
пункт 6 признать утратившим силу.
Или:
Внести в постановление администрации городского округа Кинешма от ___ N __ "О _____" следующие изменения:
1.В пункте 3 слова "___" заменить словами "___".
2.В пункте 4:
2.1.Подпункт 4.1 дополнить словами "___".
2.2.Подпункт 4.3 изложить в следующей редакции:
"4.3. ________.".
2.3.В подпункте 4.8 слово "___" заменить словами "___".
2.4.Подпункт 4.9 признать утратившим силу.
2.5.4.При внесении изменений в муниципальный правовой акт обязательно указываются вид акта, дата подписания акта, регистрационный номер, наименование.
2.5.5.Изменения всегда вносятся только в основной муниципальный правовой акт. Вносить изменения в основной муниципальный правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо.
2.5.6.Внесение изменений в основной муниципальный правовой акт правовых норм временного характера не допускается.
При необходимости установить временное (отличающееся от общеустановленного) правовое регулирование по определенным вопросам принимается самостоятельный муниципальный правовой акт.
2.5.7.При внесении изменений в муниципальные правовые акты соответствующий текст заключается в кавычки.
2.5.8.Вносимые в муниципальный правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.
2.5.9.Если в структурной единице муниципального правового акта необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в эту структурную единицу не вносятся, то применяется следующая формулировка:
в пункте 7 слова "__ (слова указываются в именительном падеже единственного числа) __" в соответствующих числе и падеже заменить словами "__ (слова указываются в именительном падеже единственного числа) __" в соответствующих числе и падеже
или
в пункте 7 слова "__ (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа) __" в соответствующем падеже заменить словами "__ (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа) __" в соответствующем падеже.
2.5.10.При внесении изменения в муниципальный правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в муниципальный правовой акт следует оформлять, начиная с наименьшей структурной единицы.
Пример:
подпункт 1.4 пункта 1 дополнить предложением следующего содержания: "______.";
в подпункте "в" подпункта 2.3 пункта 2 слова "_____" заменить словами "_______".
2.5.11.При внесении дополнений в структурную единицу (пункт, подпункт, абзац) указываются слова, после которых это дополнение находится.
Пример:
пункт 1 после слов "_____" дополнить словами "_____".
2.5.12.В случае если дополняется словами структурная единица муниципального правового акта и это дополнение находится в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:
подпункт 1.3 пункта 1 дополнить словами "_____".
При этом знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.
2.5.13.При дополнении муниципального правового акта пунктами или подпунктами, которые необходимо расположить соответственно в конце раздела, пункта или подпункта, в обязательном порядке указываются порядковые номера или буквенные обозначения дополняемых пунктов или подпунктов.
Примеры:
...пункт 2 дополнить подпунктом 2.14 следующего содержания:
"2.14. ______.";
...пункт 3 дополнить подпунктом "д" следующего содержания:
"д) ______.".
Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции муниципального правового акта (без оговорки в тексте проекта правового акта).
2.5.14.В целях сохранения структуры муниципального правового акта:
дополнение абзацами производится только в конец соответствующей структурной единицы;
при необходимости включить новый абзац между уже имеющимися абзацами дается новая редакция той структурной единицы правового акта, к которой относится абзац;
при признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится; утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.
2.5.15.Внесение изменений в муниципальный правовой акт в виде его новой редакции в целом не допускается.
Новый муниципальный правовой акт принимается с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего правового акта в случаях, если:
необходимо внести в правовой акт изменения, требующие переработки правового акта по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;
необходимо внести в правовой акт изменения, затрагивающие почти все его структурные единицы;
сохраняют значение только отдельные структурные единицы правового акта, причем частично.
2.5.16.Структурная единица муниципального правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:
необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;
неоднократно вносились изменения в текст структурной единицы правового акта.
2.5.17.Изложение структурной единицы муниципального правового акта в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данной структурной единицы.
2.5.18.При необходимости изложить одну структурную единицу муниципального правового акта в новой редакции применяется следующая формулировка:
Внести в постановление администрации городского округа Кинешма от ________ N ___"О _____" изменение, изложив пункт 16 в следующей редакции:
"16. ________.".
2.5.19.При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения является приложением к изменяющему проекту правового акта и оформляется следующим образом: