Приложение к Распоряжению от 01.09.2011 г № 930Р Инструкция
Приложение по описи.
Во всех случаях слово "Приложение" всегда пишется в единственном числе;
и) Подпись.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому краю листа. Допускается в данном реквизите центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи в реквизите "подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Например:
Глава администрации городского округа Кинешма Подпись Расшифровка подписи
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Глава администрации городского округа Кинешма Личная подпись Расшифровка подписи Главный бухгалтер Личная подпись Расшифровка подписи
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Документы коллегиальных органов и комиссий также подписываются несколькими лицами (в первом случае - председателем и секретарем, во втором - всеми членами комиссии с указанием распределения между ними обязанностей). При этом допустимо фамилии членов комиссии расположить в алфавитном порядке;
к) Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Виза согласования выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Виза согласования проставляется в нижней части лицевой стороны документа.
Замечания визирующего, особые мнения или дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе согласования. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник управления правового сопровождения и контроля Личная подпись Расшифровка подписи Дата
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Внутреннее согласование (визирование) осуществляется в следующей последовательности:
1.составитель документа;
2.заместитель главы администрации, курирующий данное направление деятельности или данный отраслевой (функциональный) орган администрации;
3.начальник финансового управления администрации или бухгалтер отраслевого (функционального) органа администрации, являющегося составителем документа (на документах, содержащих финансовые вопросы);
4.руководитель отраслевого (функционального) органа администрации, в котором составлен документ;
5.заинтересованные должностные лица других отраслевых (функциональных) органов администрации;
6.общественные организации (при необходимости);
7.управление правового сопровождения и контроля администрации.
Виза согласования используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом, подтверждая факт доведения до сведения работника содержания документа. В этом случае виза включает следующие элементы:
- слова "С постановлением (приказом и т.д.) ознакомлен";
- личная подпись работника;
- расшифровка подписи;
- дата.
Виза ознакомления располагается ниже реквизита "Подпись".
Согласование проекта документа с исполнительными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
При внешнем согласовании на проекте документа оформляется гриф согласования, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы, фамилия) и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Департамент культуры и культурного наследия Ивановской области Личная подпись Расшифровка подписи Дата
Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись". Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, составляется отдельный лист согласования, о чем делается отметка на месте грифа согласования: "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с исполнительными органами власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
с должностными лицами администрации;
с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
при необходимости - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
л) Оттиск печати.
Администрация городского округа Кинешма имеет печать с изображением герба городского округа Кинешма.
Оттиск печати с изображением герба городского округа Кинешма ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати захватывает окончание наименования должности лица, подписавшего документ;
м) Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "подпись" проставляют заверительную надпись "Копия верна" или "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Заверяет документы начальник управления делами администрации. Документы (приказы, письма за подписью руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации) заверяются соответствующим руководителем.
Например:
Верно Начальник управления делами администрации городского округа Кинешма Личная подпись Расшифровка подписи подписи Дата
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати;
н) Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется для оперативной связи, разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка располагается на лицевой стороне документа в левом нижнем углу.
Отметка включает инициалы (допускается полное изложение имени, отчества), фамилию исполнителя, номер его телефона и печатается шрифтом Times New Roman размером N 11, например:
С.Н. Иванова
5-67-89
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя;
о) Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для хранения и использования в справочных целях. Реквизит включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело."; номер дела, в котором будет храниться документ, подпись исполнителя документа или руководителя отраслевого (функционального) органа администрации, в котором был исполнен документ, и дату проставления отметки. Номер дела, в котором будет храниться документ, проставляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в отраслевом (функциональном) органе администрации.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу первого листа документа, например:
В дело 01 - 12 за 2010 год
Подпись
Дата
п) Гриф (пометка) ограничения доступа к документу.
Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
Пометка ограничения доступа печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочного интервала и центрируется по отношению к ним.
3.6.Оформление проектов служебных телеграмм
Проекты телеграмм оформляются на листах формата А4.
Телеграммы имеют следующие реквизиты:
адрес
(Куда)
(Кому).
В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:
Иваново, ул. Степанова, 14.
Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:
Ковров Владимирской.
Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочного интервала, например:
Администрации Вологодской области.
При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:
Губернатору Ивановской области
инициалы, фамилия
или
ИВАНОВУ И.И.
Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:
Руководителям муниципальных учреждений
Городского округа Кинешма.
При направлении телеграммы в 4 и более адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.
Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.
Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:
Уважаемый ________________________!
Телеграмма составляется и передается на отправку в 2-х экземплярах.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициал имени и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Исходящий номер и дата печатаются 2 межстрочными интервалами ниже реквизита "подпись".
Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.
Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку.
Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
Адрес международной телеграммы печатается в следующей последовательности: наименование адресата (в именительном падеже); наименование организации или место жительства адресата (улица, номер дома); наименование пункта и страны назначения (город, страна).
3.7.Порядок оформления решений, принятых на совещаниях, заседаниях
Организация подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов осуществляется в соответствии с положениями об этих комиссиях (советах).
Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.
На копиях протоколов совещаний указываются инициалы и фамилии должностных лиц, которым они направляются.
Тексты выступлений (заявлений) главы администрации и его заместителей передаются в сектор информационной работы управления делами для размещения в сети Интернет. Также в сети Интернет размещается информация, за исключением информации ограниченного распространения, о рассмотренных на заседаниях коллегиальных органов вопросах и принятых по ним решениях.
Порядок оформления протоколов
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколы издаются в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Протоколы печатаются на бланках или стандартных листах бумаги.
Протокол имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;
вид заседания, совещания.
При оформлении протокола на стандартных листах бумаги:
наименование вида документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола печатаются справа 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом. Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Номера протоколов состоят из знака N и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами в пределах календарного года.
Текст полного протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.
В вводной части указываются: председатель или председательствующий, секретарь.
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие - "Присутствовали:". Затем 2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших (по старшинству), а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, например:
члены Общественного Совета.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочного интервала и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрированно. Указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола. Решение в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения либо оформляется в виде приложения к протоколу.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает фамилию, инициалы имени и отчества.
Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений оформляются выписки из протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется.
При необходимости на протоколе проставляется гриф "Для служебного пользования", который печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочного интервала и центрируется по отношению к нему.
3.8.Оформление исходящих документов
Исходящие письма (в том числе инициативные) оформляются на бланках писем на листах формата А4.
Исходящие документы принимаются к отправке: в случае направления документа в один адрес - в 3 экземплярах, в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на документе плюс два.
Исходящим документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.
3.9.Оформление стенограмм заседаний и совещаний
Стенограмма - текст, представляющий собой дословную запись устной речи (доклада, выступления).
На основании стенограммы, звукозаписи или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), составляется протокол заседания (совещания).
Запись и расшифровку стенограммы осуществляет отраслевой (функциональный) орган администрации, обеспечивающий проведение соответствующего заседания. При оформлении стенограмм не допускается внесение каких-либо изменений, не зафиксированных в звукозаписи, кроме устранения неточностей редакционного и юридического характера, которые не влияют на содержание и понимание текста. В стенограмме указывается дата проведения заседания (совещания). Стенограмма подписывается лицом, которое отвечает за фиксирование текста, с указанием фамилии и даты.
3.10.Организация приема, передачи и оформления документов с использованием средств факсимильной связи, телефонной связи и электронной почты
3.10.1.Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций).
Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом.
Последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) обязательна.
Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", "Не для печати" и "Снятие копий запрещено", не разрешается.
Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
С использованием средств факсимильной связи передаются материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом на белой бумаге шрифтом не менее N 8. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не превышает 5 листов.
Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и подписывается руководителем подразделения.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов.
Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.
Работник, отправивший факсограмму, на подлиннике документа делает отметку с указанием своей фамилии, даты и времени отправления. Отметка оформляется на обороте последнего листа подлинника.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего отраслевого (функционального) органа администрации.
Вся информация о принятых и отправленных факсограммах заносится в журнал учета факсограмм.
3.10.2.Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.
Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
Если полученное сообщение имеет приложения большого объема, целесообразно распечатывать только сопроводительное письмо, а приложения направлять непосредственным исполнителям.
3.10.3.Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
Текст телефонограммы содержит не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
| Должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона | Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона | Дата, номер телефонограммы | Время передачи | Текст телефонограммы |
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Текст входящих телефонограмм записывается (печатается) получателем, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.
Передача исходящих телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.
IV.Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих документов
4.1.Прием и отправка служебных документов, запросов и обращений осуществляется следующими способами:
- через почтовое отделение связи;
- нарочными;
- с использованием телеграфной, телефонной и факсимильной связи;
- с использованием электронной почты.
Прием и отправка документов на имя и от имени главы администрации и первого заместителя главы администрации производится централизованно.
Прием и отправка документов на имя и от имени остальных должностных лиц администрации не требуют централизованной регистрации.
При приеме служебных, принесенных нарочным, документов при наличии копии обращения на ней по просьбе нарочного проставляется штамп администрации с указанием даты поступления документа.
4.2.Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация документов, поступающих на имя главы администрации и первого заместителя главы администрации, производятся в централизованном порядке общим сектором управления делами администрации.
Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней со дня получения.
Все конверты с поступившими документами, за исключением конвертов, имеющих пометку "Лично", вскрываются. Конверт с пометкой "Лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
Прием документов на регистрацию производится ежедневно с 8-30 до 12-00 и с 13-00 до 17-30.
При вскрытии конвертов со служебными документами проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования и целостность упаковок. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается в общем секторе управления делами администрации (соответствующем отраслевом (функциональном) органе администрации), второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа.
Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним возможно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
На всех документах, поступивших в общий сектор управления делами администрации (соответствующий отраслевой (функциональный) орган администрации), в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления) и регистрационного номера. При невозможности постановки штампа в указанном месте листа штамп проставляется на любом другом свободном от текста участке документа.
Документы, требующие срочного рассмотрения: с грифами "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", представляются на рассмотрение руководства или соответствующим должностным лицам незамедлительно.
Отправка документов из администрации от имени главы администрации и первого заместителя главы администрации производится централизованно через общий сектор управления делами администрации (от имени остальных должностных лиц администрации - через соответствующий отраслевой (функциональный) орган администрации) после регистрации.
При отправке документов проверяется наличие:
- адреса с индексом;
- исходящего номера;
- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;
- указанных в тексте приложений;
- подписи на документе.
Специалист общего сектора управления делами администрации (соответствующего отраслевого (функционального) органа администрации), занимающийся отправкой документов, в случае неправильно оформленного документа:
- возвращает документ исполнителю с указанием ошибки;
- приглашает исполнителя к себе по документам срочного характера для исправления допущенной ошибки.
Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах, и производится в общем секторе управления делами администрации (соответствующем отраслевом (функциональном) органе администрации) под подпись получателя.
Регистрация документов.
Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Регистрации подлежат все документы, требующие ответа, учета и использования в справочных целях.
Ряд документов не подлежит регистрации в соответствии с перечнем нерегистрируемых документов и корреспонденции, утвержденных приложением 1 к настоящему порядку.
4.3.При регистрации документов используются индексы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел администрации или соответствующего отраслевого (функционального) органа администрации.
4.4.Рассмотрение документа включает ознакомление с содержанием документа и оформление резолюции.
При подготовке проекта резолюции учитывается распределение обязанностей между заместителями главы администрации.
Документ может иметь несколько резолюций. При этом последующая резолюция не должна дублировать и противоречить первой.
В состав резолюции входят:
- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);
- содержание поручения;
- срок исполнения поручения;
- отметка о контроле (отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К" или штампом "Контроль").
Резолюция подписывается должностным лицом, которое дает поручение, и датируется.
Если поручение дается нескольким исполнителям, то ответственным за обобщение информации и подготовку проекта ответа является должностное лицо, фамилия которого стоит первой в списке или против фамилии которого стоит буква "о" (ответственный).
Соисполнители направляют ответ ответственному за обобщение информации исполнителю не позднее чем за 3 дня до контрольного срока исполнения поручения.
4.5.Документы на иностранных языках, поступившие в администрацию, переводятся и подлежат возврату в общий сектор управления делами администрации (соответствующий отраслевой (функциональный) орган администрации) для регистрации и последующей передачи для рассмотрения главе администрации или заместителю главы администрации.
4.6.Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение в день регистрации. Документы с пометкой "Лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день их поступления.
V.Организация работы с документами в отраслевых (функциональных) органах администрации
5.1.Все документы, рассмотренные главой администрации, первым заместителем главы администрации и заместителями главы администрации, направляются для исполнения только через общий сектор управления делами администрации.
5.2.В отраслевых (функциональных) органах администрации учет поступления документов ведется в журналах регистрации.
5.3.О поступивших документах докладывается соответствующим руководителям. В первую очередь обрабатывается корреспонденция с отметками, свидетельствующими о срочности ее исполнения.
5.4.Руководители организуют исполнение поступивших к ним документов. Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок и характер исполнения документа, подпись руководителя и дату.
5.5.Документы передаются исполнителю согласно резолюции руководителя отраслевого (функционального) органа, о чем лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном подразделении, делает соответствующие отметки в журнале регистрации.
5.6.Руководители отраслевых (функциональных) органов обеспечивают:
оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
Исполнитель обеспечивает:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта резолюции на представленную информацию, проекта будущего документа, его оформление, согласование, своевременное представление на подписание (утверждение, согласование) руководством;
подготовку документа к пересылке адресату.
5.7.При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление в установленные сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Информация о поступивших в отраслевой (функциональный) орган документах хранится у ответственного за ведение делопроизводства в данном подразделении 5 лет.
5.8.Исполненные документы в 10-дневный срок передаются сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в отраслевом (функциональном) органе, в общий сектор управления делами для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
VI.Контроль исполнения документов и поручений
6.1.Общие положения
6.1.1.Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документе, снятие с контроля документов.
6.1.2.Постановке на контроль подлежат только зарегистрированные документы, требующие исполнения.
6.1.3.Контроль по своевременному и полному исполнению поручений главы администрации и его заместителей на документы, требующие ответа за подписью главы администрации, на служебные письма и деловую корреспонденцию, зарегистрированную в общем секторе управления делами администрации, обеспечивает начальник управления делами администрации.
6.1.4.Контроль за исполнением решений комиссий осуществляет ответственный секретарь соответствующей комиссии, который ежегодно представляет доклад о работе комиссии председателю комиссии.
6.1.5.Руководители отраслевых (функциональных) органов администрации назначают сотрудников, ответственных за организацию контроля исполнения контрольных поручений, поступающих для исполнения в соответствующее подразделение.
6.2.Организация контроля и исполнения контрольных поручений
6.2.1.При постановке на контроль поручений общим сектором управления делами проставляется отметка о контроле и срок исполнения документа.
6.2.2.В отраслевых (функциональных) органах администрации при поступлении контрольного документа сотрудник, ответственный за организацию контроля, обязан:
- вести учет контрольных документов (поручений);
- своевременно доводить контрольные документы (поручения) до сведения исполнителей;
- контролировать ход исполнения контрольных документов (поручений) и информировать о нем руководителя соответствующего подразделения;
- обеспечивать своевременное представление ответов об исполнении контрольных поручений.
6.2.3.Должностное лицо, являющееся ответственным исполнителем документа (поручения):
- обеспечивает взаимодействие и координацию деятельности исполнителей;
- корректирует сроки исполнения поручений в рамках конечного срока исполнения поручения;
- принимает меры для безусловного выполнения поручений;
- на основании информации, представленной исполнителем (соисполнителями), подготавливает и представляет руководителю, давшему поручение, отчет об исполнении документа (поручения) (или о ходе его исполнения) в соответствии с контрольными сроками;
- несет ответственность за качественное (полное, точное) и своевременное исполнение документа (поручения).
6.2.4.В случаях, когда контрольное поручение адресовано нескольким лицам, ответственность за его своевременное и полное исполнение несет исполнитель, указанный в тексте резолюции первым либо рядом с фамилией которого стоит отметка "(о)" (ответственный исполнитель). Ему предоставляется право созыва всех исполнителей (соисполнителей), запроса информации об исполнении контрольных документов (поручений). Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку документов.
6.3.Сроки исполнения
6.3.1.Контрольные документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометки:
"незамедлительно" - исполняются в течение одного дня со дня регистрации поручения;
"срочно" - в 3-дневный срок;
"оперативно" - в срок не более 10 дней;
остальные - в срок не более 30 дней.
Запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
запросы депутатов Ивановской областной Думы - в 7-дневный срок;
обращения депутатов Ивановской областной Думы - не позднее 20 дней со дня получения обращения;
обращения депутатов Кинешемской городской Думы - в течение 15 дней со дня получения.
Представления прокуратуры подлежат рассмотрению в течение месяца.
Протесты прокуратуры - не позднее 10 дней.
6.3.2.Срок исполнения контрольных документов (поручений) определяется исходя из даты наложения резолюции на контрольный документ (поручение) в общем секторе управления делами.
6.3.3.Если последний день срока исполнения контрольного документа (поручения) приходится на нерабочий день, то контрольный документ (поручение) подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
6.3.4.При простановке пометок срочности уполномоченными должностными лицами общий сектор управления делами обязан в течение 3 часов довести до сведения исполнителей информацию о поручении и направить документ исполнителю.
6.3.5.Ответственный исполнитель представляет информацию в срок не позднее чем за 3 дня до истечения установленного в документе срока исполнения, если иное не указано в резолюции на контрольный документ.
Соисполнители представляют ответственному исполнителю справки для обобщения в срок не позднее 3 дней до истечения установленного срока исполнения документа.
Ответственный исполнитель имеет право изменять сроки представления соисполнителями предложений в рамках конечного срока исполнения документа, установленного должностным лицом, давшим поручение. Ответственный исполнитель обобщает полученную информацию и представляет должностному лицу, давшему поручение, документ (справку, информацию) по исполнению документа (поручения) с указанием мнения соисполнителей либо прилагает копии справок (информаций) соисполнителей.
Если исполнение документа в срок, определенный в тексте поручения, невозможно, то ответственным исполнителем готовится справка с обоснованием необходимости продления срока и предложениями о новом сроке исполнения и не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения поручения направляется должностному лицу, давшему поручение.
Для контрольных документов (поручений) со сроком исполнения менее 10 дней предложения о переносе срока исполнения представляются в указанном порядке не позднее чем за сутки до истечения первоначально установленного срока.
Разрешение на перенос срока исполнения контрольного документа (поручения) осуществляет лицо, его установившее, путем наложения соответствующей резолюции либо уполномоченное им лицо.
6.3.6.Пометка о новом сроке исполнения производится общим сектором управления делами в журналах регистрации входящей корреспонденции.
6.4.Снятие с контроля
6.4.1.Решение о снятии с контроля поручений производится должностным лицом, поставившим документ на контроль.
6.4.2.Основанием для снятия с контроля поручения служит его фактическое выполнение по существу, документированное подтверждение исполнения и сообщение результатов заинтересованным организациям и лицам или если в резолюции на доклад не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
6.4.3.Поручения по подготовке правовых актов снимаются с контроля на основании принятия данных правовых актов и их регистрации.
6.4.4.Общим сектором управления делами администрации в журнале регистрации входящей корреспонденции вносится соответствующая отметка.