Приложение к Постановлению от 29.10.2010 г № 298 Положение
Организация и документирование подготовки и проведения заседания коллегии администрации района
1.Общий раздел
1.1.Коллегия администрации района является совещательным органом и действует на основании Положения о коллегии.
1.2.На рассмотрение коллегии выносятся принципиальные вопросы проведения экономической реформы в районе, реализации решений, постановлений и распоряжений вышестоящих органов власти и другие вопросы, требующие коллегиального обсуждения.
1.3.Процедура организации и документирования работы коллегии включает следующие стадии:
1.3.1.Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
1.3.2.Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
1.3.3.Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.
1.3.4.Принятие решения по рассмотренным материалам.
1.3.5.Оформление протокола заседания.
1.3.6.Тиражирование распорядительного документа.
1.3.7.Рассылка и доведение решения до исполнителей.
2.Реализация этапов при подготовке и проведении заседания коллегии администрации
2.1.Коллегия организует свою работу по плану, составленному на год, либо могут проводиться внеплановые коллегии.
2.2.Предложения по плану работы утверждаются на заседании коллегии.
2.3.В плане работы указываются рассматриваемые вопросы, дата проведения заседаний, ответственные лица за подготовку вопроса, докладчики.
2.4.Согласно Положению о коллегии допускается рассмотрение на ней вопросов, не включенных в план, если они этого требуют.
2.5.На заседание коллегии выносятся не более двух объемных вопросов.
2.6.Подготовка вопросов на коллегию начинается за один месяц до заседания и осуществляется лицами, ответственными за подготовку вопросов.
2.7.В процессе работы над вопросом ответственный за подготовку вопроса проводит сбор необходимого материала, анализ состояния дел и выявляет причины недостатков.
2.7.1.При необходимости ответственный за подготовку вопроса может запрашивать необходимую информацию из подведомственных учреждений, других подразделений.
2.7.2.По результатам подготовки вопроса составляются проект решения, проект списка приглашенных лиц.
2.8.Проект решения, проект списка приглашенных лиц сдаются ответственным за подготовку вопроса в общий отдел за пять дней до заседания.
2.9.За два дня до заседания секретарь коллегии знакомит с поступившими материалами председателя коллегии (главу администрации) и членов коллегии.
2.10.Секретарь коллегии оповещает членов коллегии по телефону о том, что они могут прийти в администрацию и ознакомиться с материалами предстоящей коллегии.
2.11.Члены коллегии до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы составить представление о вопросах, которые будут рассматриваться на заседании.
2.12.Повестка дня, предусмотренная планом работы коллегии, может меняться. Обычно это вызвано необходимостью более глубокого анализа выносимого на рассмотрение вопроса, а также болезнью или уходом в отпуск ответственного за подготовку вопроса. В таком случае переносится срок рассмотрения вопроса.
2.13.В день заседания ответственный за подготовку вопроса за 10 минут до заседания осуществляет регистрацию приглашенных.
3.Обсуждение материалов на заседании
3.1.Начало заседания (вспомогательная часть), подготовка обсуждения - ознакомление председателя коллегии и членов коллегии с представленными материалами.
3.2.Основная часть заседания - непосредственное обсуждение вопросов на заседании.
3.2.1.Обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и дополнению.
3.2.2.В результате обсуждения могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегии.
3.3.Повестку дня предстоящего заседания формирует секретарь коллегии на основании плана работы коллегии.
4.Фиксация хода заседания в протоколе
4.1.По вопросам, рассматриваемым на заседании коллегии, секретарем коллегии ведется протокол.
4.2.После заседания на основе произведенных секретарем коллегии записей оформляется протокол заседания. Секретарь коллегии уточняет протокол, вносит изменения.
4.3.В пятидневный срок общий отдел администрации оформляет протокол и представляет его на подпись председателю коллегии. Вместе с протоколом оформляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.
4.4.Секретарь коллегии вправе осуществлять правку протокола.
4.5.После подписания протокола начальник общего отдела регистрирует его, проставляет на нем регистрационный номер.
4.6.Экземпляры решения общий отдел отправляет членам коллегии, лицам, принявшим участие в заседании коллегии, которые отражены в резолютивной части протокола.
4.7.Решение дорабатывается ответственным за подготовку вопроса в течение трех дней с момента проведения заседания.
4.8.Ответственный за подготовку вопроса правит документ и передает в общий отдел для внесения исправлений (при необходимости) и распечатки.
4.9.Доработанный вариант решения ответственный за подготовку вопроса передает секретарю коллегии, а тот - председателю коллегии.
4.10.Подпись председателя коллегии превращает проект решения в полноценный, обладающий юридической силой, документ.
4.11.Начальник общего отдела регистрирует решение в журнале регистрации решений коллегии администрации, проставляет на нем регистрационный номер.
4.12.Первый экземпляр решения подшивается в дело, остальные отправляются заинтересованным лицам.
5.Обеспечение доведения решения до исполнителей
5.1.Помимо сотрудников администрации принятые на заседании коллегии решения передаются предприятиям и организациям, которым рекомендовано выполнить какие-либо действия согласно принятому решению.
5.2.Передача решения фиксируется начальником общего отдела в журнале учета выдачи решений коллегии администрации.
5.3.Ответственный за подготовку вопроса определяет общее количество выдаваемых экземпляров решений, заполняет реестр.
5.4.После полной выдачи решения ответственный за подготовку вопроса сдает реестр в общий отдел.
5.5.Материалы и протоколы группируются в дело.
6.Контроль исполнения принятых на заседании решений
6.1.Сроки исполнения принятого на заседании решения определяются в самом решении.
6.2.Исполнителям необходимо в установленные сроки представить материал по выполнению того или иного пункта решения для заслушивания на очередном заседании коллегии.
6.3.Необходимость постановки решения на контроль определяется председателем коллегии (главой администрации), который делает отметку о постановке решения на контроль.
6.3.1.Постановка на контроль применяется по вопросам, реализация которых требует много времени, например, программы социально-экономического развития района, программы государственной молодежной политики, принятые на годы, полугодие, квартал.
6.3.2.Решение с отметкой о контроле передается в общий отдел для оформления контрольной карточки в соответствии с резолюцией, после чего передается на исполнение структурным подразделениям или отдельным сотрудникам администрации.
6.4.Исполнитель проводит конкретную работу по данному решению в соответствии с предписанным ему заданием.
6.5.За десять дней до истечения срока выполнения решения общий отдел запрашивает от исполнителей информацию об исполнении.
6.6.Общий отдел вносит предложение о заслушивании информации о выполнении решения на очередном заседании коллегии, в ходе которого принимается решение о снятии вопроса с контроля.
Образец оформления справки к проекту решения коллегии
Администрация Пестяковского муниципального района Справка | |||
"___" _________ 20___ г. (дата внесения проекта) к проекту решения коллегии "О _________________________________ ___________________________________" | |||
Мною, В.В. Ивановой, начальником _______________________________________, внесено _________________________ согласование ____________________ (лист согласования прилагается). | |||
Разногласия | |||
Должность | Подпись | Расшифровка | Дата |
Начальник _____________________________ _______________________________________ | |||
Контроль исполнения: ____________________________________________________ _________________________________________________________________________ (зам. главы, отделы аппарата администрации) Решение коллегии разослать ______________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ (наименования отделов, руководителей) | |||
_______________________________ (подпись лица, внесшего проект) | |||
Образец оформления списка приглашенных
Администрация Пестяковского муниципального района "____" __________ 20____ г. N _____ | |||||
Список приглашенных на заседание коллегии по вопросу "_____________________________________________" | |||||
| |||||
┤ │ | |||||
┤ │ | |||||
┤ │ | |||||
┤ │ | |||||
┤ │ | |||||
┤ │ | |||||
Секретарь коллегии ____________________ /Ф.И.О./ | |||||
┘ | |||||
Журнал учета
проводимых мероприятий
заседаний коллегии администрации района
| Число, месяц, год | Время | Мероприятие | Ответственный |
Образец оформления протокола
Администрация Пестяковского муниципального района
Протокол
заседания коллегии
"____" _____________ 20____ г. N _________
Председатель - _________________________
Секретарь - _________________________
Присутствовали:
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
Повестка дня:
1. ________________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________________
3. ________________________________________________________________________
По первому вопросу слушали:
__________________________________ (текст доклада прилагается).
После доклада ________________ отвечала на вопросы ________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Выступил(и): ______________________________________________________________
(лица, в отношении которых проводится коллегия)
По второму вопросу слушали ________________________________________________
___________________________________________________________________________
Председатель коллегии _________________, отметив __________________________
и обобщив выступления, указала ____________________________________________
___________________________________________________________________________
Приняв во внимание мнения выступавших, замечания, предложения, предложила
принять проекты решений по внесенным вопросам на голосование.
Процедура голосования.
Проект решения(ний) по рассматриваемым вопросам(су) принимается единогласно
(решение прилагается).
Председатель ________________________ Т.В. Исаева
Секретарь ___________________________ А.В. Соколов
Параллельно с оформлением протокола осуществляется работа по доработке
решения с учетом замечаний и дополнений, высказанных в процессе
рассмотрения и принятия его проекта.Образец оформления решения
Администрация Пестяковского муниципального района
Решение коллегии
"____" ______________ 20____ г. N ______
Заслушав и обсудив вопрос "________________________________________________
_________________________________________________________________________",
коллегия отмечает, что ____________________________________________________
___________________________________________________________________________
На основании изложенного коллегия
решила:
1. Организовать (укрепить, углубить, усилить и т.д.) ______________________
2. Рекомендовать (кому, что) ______________________________________________
3. Контроль за тем-то _____________________________________________________
Председатель коллегии ___________________________ (Ф.И.О.)Образец оформления реестра на выдачу решения коллегии
Администрация Пестяковского муниципального района
Реестр
на выдачу решения коллегии от "____" _________ 20___ г. за N _______
"____" ______________ 20____ г. N ______| Дата получения | Наименование организации | Подпись получателя | Ф.И.О. получателя |
__________________________________ _____________ _________________ Должность лица, выдавшего документ подпись Ф.И.О.
Образец оформления контрольной карточки
Администрация Пестяковского муниципального района
Контрольная карточка
"____" ______________ 20____ г. N ______
К решению коллегии от "___" _______ 20___ г. N ________
"О _______________________________________________________________________"
(название вопроса)
Пункт, срок исполнения ____________________________________________________
Исполнитель _______________________________________________________________
Заместитель главы администрации (куратор исполнителя) _____________________
___________________________________________________________________________
Отметка о переносе срока исполнения _______________________________________
Кем и когда перенесен срок ________________________________________________
___________________________________________________________________________
Отметка о снятии вопроса с контроля _______________________________________
Кем снято с контроля ______________________________________________________