Приложение к Распоряжению от 13.10.2009 г № 326-Р Положение
Положение об отделе канцелярия аппарата правительства ивановской области
1.Общие положения
1.1.Отдел канцелярия аппарата Правительства Ивановской области (далее - Канцелярия) является структурным подразделением аппарата Правительства Ивановской области.
1.2.Канцелярия осуществляет документационное обеспечение деятельности Губернатора Ивановской области, Правительства Ивановской области и обеспечивает единую систему делопроизводства в аппарате Правительства Ивановской области.
1.3.Канцелярия в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Ивановской области, законами и иными нормативными правовыми актами Ивановской области, а также настоящим Положением.
1.4.Канцелярия осуществляет свою деятельность как непосредственно, так и во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти Ивановской области, государственными органами и государственными учреждениями Ивановской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, организациями, структурными подразделениями аппарата Правительства Ивановской области в пределах своей компетенции.
1.5.Положение о Канцелярии утверждается распоряжением Губернатора Ивановской области.
2.Задачи и функции Канцелярии
2.1.Основными задачами Канцелярии являются:
2.1.1.Организация функционирования единой системы делопроизводства в аппарате Правительства Ивановской области с использованием системы электронного документооборота.
2.1.2.Методическое обеспечение деятельности аппарата Правительства Ивановской области по вопросам делопроизводства и архивного дела.
2.1.3.Совершенствование и оптимизация системы делопроизводства и документооборота в Правительстве Ивановской области и в структурных подразделениях аппарата Правительства Ивановской области.
2.1.4.Осуществление контроля за деятельностью структурных подразделений аппарата Правительства Ивановской области по вопросам делопроизводства и архивного дела.
2.1.5.Подготовка и представление заместителю Председателя Правительства Ивановской области, руководителю аппарата Правительства Ивановской области информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития документационного обеспечения деятельности и исполнительской дисциплины в аппарате Правительства Ивановской области.
2.1.6.Подготовка стенограмм заседаний Правительства Ивановской области и иных совещаний по поручению Губернатора Ивановской области и первого заместителя Председателя Правительства Ивановской области, руководителя аппарата Правительства Ивановской области.
2.1.7.Осуществление копировально-множительных работ в аппарате Правительства Ивановской области и Правительстве Ивановской области.
2.1.8.Внедрение новых методов организации делопроизводства, в том числе на основе использования современных информационных технологий.
2.2.В соответствии с возложенными задачами Канцелярия осуществляет следующие функции:
2.2.1.Принимает, обрабатывает, ведет учет, осуществляет своевременную регистрацию, распределение входящих, исходящих и внутренних документов (в том числе документов с грифом "Для служебного пользования"), осуществляет своевременное отправление исходящей корреспонденции.
2.2.2.Регистрирует и передает в соответствующие структурные подразделения аппарата Правительства Ивановской области документы текущего делопроизводства.
2.2.3.Осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в аппарате Правительства Ивановской области.
2.2.4.Осуществляет разработку сводной номенклатуры дел аппарата Правительства Ивановской области.
2.2.5.Группирует исполненные документы постоянного срока хранения Канцелярии в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Правительства Ивановской области и осуществляет систематизацию документов внутри дела.
2.2.6.Обеспечивает сохранность, учет и использование документов, находящихся на хранении в аппарате Правительства Ивановской области, в том числе протоколов координационных и консультативных (совещательных) органов при Губернаторе Ивановской области и Правительстве Ивановской области, протоколов заседаний Правительства Ивановской области.
2.2.7.Осуществляет методическое обеспечение деятельности структурных подразделений аппарата Правительства Ивановской области по оформлению законченных делопроизводством, исполненных и сгруппированных дел постоянного и временного хранения для подготовки их к передаче на архивное хранение (проводит в структурных подразделениях консультационную работу по оформлению документов постоянного хранения, составлению внутренних описей).
2.2.8.Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями аппарата Правительства Ивановской области дел в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ивановской области, подлежащих сдаче в архив.
2.2.9.Организует и ведет работу по подготовке дел в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ивановской области к передаче в ОГУ "Государственный архив Ивановской области" в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями.
2.2.10.Обеспечивает своевременное направление исполнительным органам государственной власти Ивановской области, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, органам местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, заинтересованным предприятиям, учреждениям, организациям, должностным лицам правовых актов Губернатора Ивановской области и Правительства Ивановской области.
2.2.11.Выполняет копировально-множительные работы.
2.2.12.Разрабатывает положения, инструкции, правовые акты по вопросам делопроизводства в аппарате Правительства Ивановской области.
2.2.13.Участвует в проведении экспертизы ценности документов для определения необходимости их дальнейшего хранения и последующей передачи их на государственное хранение в ОГУ "Государственный архив Ивановской области" и (или) уничтожения.
2.2.14.Обеспечивает постановку на контроль и снятие с контроля поручений Губернатора Ивановской области, в том числе в базе электронного документооборота.
2.2.15.По поручению Губернатора Ивановской области координирует деятельность центральных исполнительных органов государственной власти Ивановской области по вопросам организации работы с документами.
2.2.16.Печатает стенограммы заседаний Правительства Ивановской области с аудиозаписи, а также по поручению Губернатора Ивановской области и заместителя Председателя Правительства Ивановской области, руководителя аппарата Правительства Ивановской области стенограммы иных заседаний и совещаний.
2.2.17.Участвует в планировании расходов и обеспечении целевого и эффективного использования средств аппарата Правительства Ивановской области.
3.Права Канцелярии
В целях выполнения возложенных задач и функций Канцелярия имеет право:
3.1.Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от структурных подразделений аппарата Правительства Ивановской области и исполнительных органов государственной власти, организаций по вопросам, относящимся к компетенции Канцелярии.
3.2.Использовать в установленном порядке государственные и телекоммуникационные системы связи, а также внутреннюю связь в аппарате Правительства Ивановской области.
3.3.Поддерживать в установленном порядке рабочие контакты с исполнительными органами государственной власти, органами местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области, структурными подразделениями аппарата Правительства Ивановской области, организациями по вопросам, отнесенным к компетенции Канцелярии.
3.4.Требовать от структурных подразделений аппарата Правительства Ивановской области соблюдения установленных правил делопроизводства.
3.5.Проводить проверку организации документационного обеспечения в структурных подразделениях аппарата Правительства Ивановской области и возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных правил делопроизводства.
3.6.Пользоваться в установленном порядке справочными и информационными банками данных Правительства Ивановской области.
3.7.Участвовать в работе коллегиальных органов по вопросам, входящим в компетенцию Канцелярии.
3.8.Готовить проекты правовых актов Губернатора Ивановской области, Правительства Ивановской области, руководителя аппарата Правительства Ивановской области по вопросам, входящим в компетенцию Канцелярии.
3.9.Вносить предложения заместителю Председателя Правительства Ивановской области, руководителю аппарата Правительства Ивановской области по вопросам совершенствования деятельности Канцелярии, а также формам и методам работы с документами, привлечению к ответственности должностных лиц, нарушающих установленные правила делопроизводства.
3.10.Осуществлять иные права в соответствии с законодательством Российской Федерации и правовыми актами Ивановской области.
4.Руководство Канцелярией и организация деятельности Канцелярии
4.1.Руководство Канцелярией и координация деятельности Канцелярии осуществляются заместителем Председателя Правительства Ивановской области, руководителем аппарата Правительства Ивановской области.
4.2.Канцелярию возглавляет начальник отдела (далее - начальник Канцелярии), назначаемый на должность и освобождаемый от должности первым заместителем Председателя Правительства Ивановской области, руководителем аппарата Правительства Ивановской области на основании приказа.
4.3.Начальник Канцелярии:
4.3.1.Организует работу Канцелярии, несет ответственность за выполнение возложенных на Канцелярию задач и функций.
4.3.2.Вносит предложения заместителю Председателя Правительства Ивановской области, руководителю аппарата Правительства Ивановской области по основным направлениям деятельности Канцелярии и докладывает ему информацию по вопросам, входящим в компетенцию Канцелярии.
4.3.3.Распределяет обязанности между работниками Канцелярии, обеспечивает разработку и направление на согласование должностных регламентов указанных лиц в управление государственной службы и кадров аппарата Правительства Ивановской области.
4.3.4.Контролирует деятельность работников Канцелярии, их эффективное взаимодействие с другими структурными подразделениями аппарата Правительства Ивановской области, а также органами, указанными в п. 1.4 настоящего Положения.
4.3.5.Вносит в установленном порядке заместителю Председателя Правительства Ивановской области, руководителю аппарата Правительства Ивановской области предложения о поощрении работников Канцелярии и применении к ним дисциплинарных взысканий.
4.3.6.В пределах своей компетенции принимает решения, обязательные для выполнения работниками Канцелярии.
4.3.7.Осуществляет контроль за соблюдением работниками Канцелярии Служебного распорядка аппарата Правительства Ивановской области, служебных контрактов и должностных регламентов, правил работы со служебными документами.
4.3.8.Решает совместно с управлением государственной службы и кадров аппарата Правительства Ивановской области вопросы, связанные с прохождением государственной гражданской службы, в том числе с подбором, расстановкой, переподготовкой и повышением квалификации работников Канцелярии, в установленных случаях - проведением аттестаций, квалификационных экзаменов, присвоением классных чинов и установлением надбавок к должностным окладам.
4.3.9.Подписывает и согласовывает материалы по вопросам, относящимся к компетенции Канцелярии.
4.3.10.Осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнения задач и функций Канцелярии, в пределах своей компетенции.
5.Заключительное положение
Работники Канцелярии являются государственными гражданскими служащими Ивановской области, на них распространяется федеральное законодательство и законодательство Ивановской области о государственной гражданской службе.