Приложение к Постановлению от 28.02.2009 г № 55 Порядок
Порядок организации контроля исполнения документов и поручений в администрации ильинского муниципального района ивановской области
1.Общие положения
1.Контроль исполнения документов и поручений обеспечивают глава администрации Ильинского муниципального района Ивановской области, заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений администрации района.
2.Исполнителями документов и поручений являются заместители главы администрации Ильинского муниципального района, руководители структурных подразделений администрации района, другие должностные лица.
Должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа, а также лицо, указанное в резолюции первым, или тот, за кем определены сбор или обобщение материалов, представляемых другими соисполнителями, является ответственным исполнителем документа.
Ответственный исполнитель руководит работой исполнителей документа или поручения, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, а также контроль за своевременным представлением ему исполнителями необходимых материалов, организует непосредственную проверку хода и качества исполнения документов по информации исполнителей, передает обобщенную информацию в отдел муниципальной службы и оргработы (по формам согласно приложениям N 1 и N 2 к настоящему Порядку), несет персональную ответственность за своевременную подготовку и представление информации об исполнении главе администрации района.
Все исполнители отвечают за своевременное, полное и качественное исполнение документа или поручения, предоставление ответственному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.), а также достоверность сообщаемой ими информации.
Должностные лица и специалисты администрации за неисполнение или ненадлежащее исполнение заданий главы администрации района могут привлекаться к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством и Положением о материальном стимулировании.
2.Контроль исполнения актов органов государственной власти
1.Копия документа с регистрационной карточкой, отметкой о контроле и поручением Главы администрации района на правовые акты Губернатора Ивановской области, Правительства Ивановской области, Ивановской областной Думы направляется должностным лицам, указанным в поручении.
2.При получении контрольного документа ответственный исполнитель организует его выполнение.
2.1.Прямые поручения Губернатора Ивановской области с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок.
Сроки исполнения прямых поручений, содержащих в тексте указание "Срочно" или "Оперативно", исчисляются в календарных днях с даты их поступления в администрацию района.
Поручение, содержащее в тексте указание "Весьма срочно", исполняется незамедлительно, указание "Срочно" - в 3-дневный срок, указание "Оперативно" - в 10-дневный срок. Срок исполнения, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц со дня подписания поручения.
2.2.При необходимости продления срока выполнения документа не позднее чем за три дня до истечения установленного срока на имя Губернатора Ивановской области, в Ивановскую областную Думу направляется письмо с просьбой о продлении срока исполнения за подписью главы администрации района. В письме должны указываться аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые для выполнения поручения.
2.3.По каждому контрольному документу на имя Губернатора Ивановской области, в Ивановскую областную Думу в установленный срок представляется информация об исполнении за подписью главы администрации района. Информацию готовит должностное лицо, на которое возложено исполнение.
Прямые поручения Губернатора Ивановской области, а также поручения, содержащиеся в правовых актах Губернатора Ивановской области, в документах Ивановской областной Думы, считаются исполненными, если информация об исполнении не возвращена на доработку.
Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать аргументированное объяснение причин задержки.
Копия информации направляется специалисту по контролю в день отправки ее адресату.
3.Поручения главы администрации района на правовые акты органов государственной власти Ивановской области с формулировкой "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект правового акта", "на исполнение" ставятся на контроль.
Поручения главы администрации района с формулировками "представить", "внести", "доложить", "информировать" и т.п. исполняются в течение 1 месяца со дня подписания резолюции, если не установлены конкретные сроки исполнения.
4.Поручения главы администрации района считаются исполненными в срок, если информационные материалы, поступившие в адрес главы администрации, не возвращены на доработку, а подготовленные проекты правовых актов направлены для подписания главе администрации района.
Ответы, поступающие от ответственных исполнителей в адрес главы администрации района, регистрируются специалистом отдела муниципальной службы и оргработы и передаются главе администрации района для принятия решения о снятии с контроля.
При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока. Копия резолюции, содержащая согласие изменения срока исполнения поручения, направляется специалисту по контролю отдела муниципальной службы и оргработы.
Если до истечения срока контроля не поступил отчет о выполнении поручения, а также резолюция, содержащая согласие на снятие с контроля или изменение (продление) срока исполнения поручения, то контрольный документ считается неисполненным.
5.Передача и переадресация документов и поручений исполнителям осуществляется отделом муниципальной службы и оргработы.
Всем должностным лицам, указанным в резолюции главы администрации, выдаются копии документов.
6.Поручения главы администрации района на правовые акты органов государственной власти снимаются с контроля постановлением главы администрации района или лицом, его замещающим.
Резолюции главы администрации района о снятии поручения с контроля передаются в отдел муниципальной службы и оргработы.
Отдел муниципальной службы и оргработы снимает с контроля поручения главы администрации района без его резолюции в случае исполнения прямого поручения о подготовке правового акта.
3.Контроль исполнения правовых актов главы администрации
Ильинского муниципального района Ивановской области
1.Правовые акты Главы района и главы администрации Ильинского муниципального района Ивановской области регистрируются отделом муниципальной службы и оргработы. Копии актов в соответствии с листом рассылки направляются исполнителям по контролю структурных подразделений.
Контролю подлежат все правовые акты, требующие исполнения. Ответственность за исполнение правовых актов района несут руководители структурных подразделений администрации района, а также должностные лица, на которых возложен контроль.
Срок исполнения, если он не указан в правовом акте, устанавливается в 1 месяц со дня подписания акта.
2.Правовые акты Главы района и главы администрации муниципального района, поручения, содержащиеся в протоколах заседаний при главе администрации района, контролируются заместителями главы администрации, отделом муниципальной службы и оргработы.
Отдел муниципальной службы и оргработы ведет контрольные дела на каждый контрольный документ, в которых отражаются меры по организации исполнения документа, помещаются информационные, отчетные материалы, характеризующие работу по выполнению данного документа (приложения 1, 2).
По контрольным документам длительного срока исполнения 1 раз в полугодие представляется информация главе администрации района.
3.Ход исполнения правовых актов Главы района и главы администрации муниципального района может заслушиваться на заседаниях коллегии при главе администрации района, совещаниях его заместителей.
4.Не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения поручения, содержащегося в правовом акте Главы района и главы администрации, исполнитель направляет Главе района и главе администрации по согласованию с должностным лицом, на которое возложен контроль правового акта, письменную информацию о принятых мерах по исполнению документа.
4.1.Информация должна содержать в обязательном порядке ссылку на номер правового акта, сведения о конкретных результатах исполнения или аргументированные объяснения причин невыполнения акта, а также предложения о дальнейших действиях по исполнению документа.
4.2.Информация о ходе выполнения правового акта Главы района и главы администрации муниципального района поступает в отдел муниципальной службы и оргработы, который обеспечивает занесение соответствующей информации в базу регистрационных данных и направляет главе администрации района.
5.Исполнители в соответствии со сроками вносят предложения Главе района и главе администрации района по согласованию с заместителем главы администрации, на которого возложен контроль правового акта, о снятии документа с контроля.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
6.Отметка о снятии с контроля правового акта фиксируется отделом муниципальной службы и оргработы в базе регистрационных данных.
4.Контроль исполнения поручений служебных писем и иной деловой корреспонденции
1.Поручения главы администрации муниципального района, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации района на служебные письма и иную деловую корреспонденцию подлежат контролю.
Ответственность за исполнение поручений Главы района, главы администрации несут заместители главы администрации и руководители соответствующих структурных подразделений администрации района.
2.Контроль за исполнением поручений главы администрации района осуществляют: заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений администрации района, отдел муниципальной службы и оргработы.
2.1.В структурных подразделениях администрации района контролируется исполнение всех поступивших поручений главы администрации района на служебные письма и иную деловую корреспонденцию.
2.2.Отделом муниципальной службы и оргработы контролируется исполнение поручений главы администрации района на:
- документы прокурорского реагирования;
- запросы и поручения органов государственной власти и управления;
- запросы представительных и правоохранительных органов;
- служебную и иную деловую переписку, затрагивающую актуальные, экономически и социально значимые вопросы.
3.Отдел муниципальной службы и оргработы:
- осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения поручений главы администрации муниципального района;
- снимает с контроля исполненные поручения главы администрации района.
4.Основанием для снятия с контроля поручений главы администрации района, заместителей главы администрации района и других руководителей на служебную и иную деловую переписку является:
- правовой акт, принятый по исполнении поручения;
- резолюция руководителя, давшего поручение, на письменную информацию о выполнении поручения;
- письменный ответ по запросу или поручению вышестоящих органов власти и управления, представительных и правоохранительных органов и т.д.
5.Система упреждающего контроля
1.Система упреждающего контроля представляет собой совокупность мер по осуществлению поэтапных контрольных действий, направленных на обеспечение своевременного выполнения постановлений, распоряжений, поручений главы администрации Ильинского муниципального района.
2.При организации исполнения поручений используются следующие меры упреждающего контроля:
- определение средств и методов контроля за своевременным исполнением поручений главы администрации района, в том числе принятие приказов, разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных сроков и служащих, ответственных за исполнение поручений главы администрации района;
- направление ответственным исполнителям предупредительных запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по выполнению поручений.
В случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение поручений, в промежуточной информации указываются причины этих обстоятельств и принимаемые меры по обеспечению выполнения поручений главы администрации района;
- осуществление контрольных проверок за ходом исполнения поручений главы администрации района;
- регулярное заслушивание на оперативных совещаниях (либо специальных заседаниях) сообщений (отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений главы администрации района;
- проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений главы администрации района и внесение предложений по привлечению к ответственности виновных должностных лиц;
- введение системы контроля за своевременным исполнением поручений с целью регулярного и оперативного представления главе администрации района и заместителям главы администрации соответствующей информации по данному вопросу.
7.Отдел муниципальной службы и оргработы
Отдел муниципальной службы и оргработы:
1.Осуществляет контроль за сроками исполнения заместителями главы администрации, структурными подразделениями администрации района правовых актов главы администрации района, поручений главы администрации района на правовые акты органов государственной власти, служебные письма и иную деловую корреспонденцию.
2.Обеспечивает заполнение базы данными о сроках контроля и исполнителях, информации об исполнении поручений главы районной администрации или правового акта, об обосновании снятия с контроля документа.
3.Использует систему упреждающего контроля, по которой заместители главы администрации либо по их поручению соответствующие должностные лица направляют в отдел муниципальной службы и оргработы заверенную ими промежуточную информацию о принятых мерах по исполнению поручений главы администрации района, а также копии внутренних исполнительно-распорядительных документов, принятых ими во исполнение поручений главы администрации района.
Промежуточная информация направляется в случаях, когда срок исполнения поручений главы администрации района определен в течение месяца и более, и представляется до истечения первой половины установленного срока.
Если срок исполнения документа установлен более года, то промежуточная информация о ходе исполнения представляется по итогам каждого года до 15 января.
Информация о ходе выполнения документа представляется по форме согласно приложению 1 к данному Порядку, информация о завершении работы по выполнению документа с просьбой о снятии документа с контроля оформляется по форме согласно приложению 2 к Порядку.
4.Ежемесячно до 5-го числа направляет ответственным исполнителям списки контрольных документов, подлежащих исполнению до конца текущего месяца.
5.Направляет заместителям главы администрации района и должностным лицам предупреждение об истечении срока исполнения документа или поручения.
6.Анализирует представленную информацию по исполнению документов, при необходимости возвращает исполнителям для доработки и повторного представления.
7.Ежемесячно представляет главе администрации района сведения о неисполненных поручениях главы администрации района, правовых актах главы администрации района.
8.Проводит анализ исполнительской дисциплины. Результаты и ход исполнения документов, материалов, поручений и резолюций главы администрации района обобщаются отделом муниципальной службы и оргработы и доводятся до сведения главы администрации района и заместителей главы администрации.
9.Ежемесячно представляет главе администрации района информацию о состоянии контроля за исполнением документов и поручений главы администрации района.
10.Осуществляет учет конкретных заданий и мероприятий, утвержденных постановлениями и распоряжениями Главы администрации района, его поручений по выполнению документов вышестоящих органов и результатов их выполнения в установленные сроки.
11.Ежемесячно до 5-го числа готовит перечень контрольных документов на предстоящий месяц, проводит анализ контрольной деятельности.
12.Систематически готовит информацию Главе администрации района о состоянии контроля и исполнительской дисциплины по выполнению документов структурными подразделениями, отделами.
По исполнении каждого контрольного документа в отдел представляется итоговая информация и предложение о снятии документа с контроля.
Исполненные правовые акты снимаются с контроля постановлением Главы администрации района.
По итогам года отдел готовит информацию о состоянии контроля за исполнением документов в администрации района и структурных подразделениях. По данному вопросу принимается постановление Главы администрации района.
Если работа по реализации документов вышестоящих органов, постановлений, распоряжений и поручений Главы администрации района недостаточна или срываются сроки исполнения, заведующий отделом муниципальной службы вносит на рассмотрение Главы администрации района мотивированное заключение по вопросам деятельности должностных лиц, готовит предложения о мере их ответственности.
13.Организует проверки деятельности структурных подразделений, администрации района о состоянии контроля и исполнения документов. Направляет обязательные к исполнению предписания об устранении выявленных в ходе проверок недостатков.