Распоряжение Губернатора Ивановской области от 12.11.2019 № 108-р

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

ГУБЕРНАТОРАИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

от 12.11.2019 № 108-р г. Иваново

 

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области

 

 

В целях организации работы со служебными документами и повышения эффективности делопроизводства в Правительстве Ивановской области, исполнительных органах государственной власти Ивановской области: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области (далее – Инструкция) (прилагается). 2. Первым заместителям, заместителям Председателя Правительства Ивановской области, руководителям исполнительных органов государственной власти Ивановской области, структурных подразделений аппарата Правительства Ивановской области обеспечить соблюдение Инструкции, утвержденной настоящим распоряжением. 3. Признать утратившими силу распоряжения Губернатора Ивановской области: от 17.12.2013 № 224-р «О внесении изменения в распоряжение Губернатора Ивановской области от 18.11.2010 № 324-р «Об утверждении порядка работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области».

 

 

Губернатор Ивановской области

С.С. Воскресенский

 

 

 

Приложение к распоряжению

Губернатора Ивановской области

от 12.11.2019 № 108-р

 

И НС Т Р У К Ц И Я

поделопроизводству в Правительстве Ивановской области

иисполнительных органах государственной власти

Ивановскойобласти

 

1.Общие положения

 

1.1.Настоящая Инструкция определяет правила оформления служебных документов вПравительстве Ивановской области (далее – Правительство) и исполнительныхорганах государственной власти Ивановской области (далее – исполнительные органывласти), устанавливает единые требования к подготовке, обработке и использованиюобразующихся в результате деятельности Правительства и исполнительных органоввласти служебных документов (писем, протоколов, приказов, инструкций, планов,программ, отчетов, положений) и разработана наосновании Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 , принятого ивведенного в действие приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст.

1.2.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдениенастоящей Инструкции в структурных подразделениях аппарата Правительства и висполнительных органах власти возлагается на их руководителей.

1.3.Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль засоблюдением требований настоящей Инструкции в Правительстве осуществляетсяотделом делопроизводства и документационного обеспечения управлениядокументационного обеспечения Правительства Ивановской области (далее – отделделопроизводства), в исполнительных органах власти осуществляется соответствующимподразделением по вопросам делопроизводства исполнительного органа власти.

 

2. Оформлениеслужебных документов

 

2.1.Бланки документов

 

2.1.1.Служебные документы, создаваемые в Правительстве, исполнительных органах власти,оформляются на бланках, оформленных на стандартных  белых листах бумаги форматаА4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм). Выбор формата бланка осуществляетсяв зависимости от вида служебного документа.

2.1.2.В Правительстве используются следующие виды бланков:

угловыебланки Губернатора Ивановской области формата А4  (далее – Губернатор) и продольныебланки Губернатора формата А5, А6 право подписи накоторых имеет Губернатор или лицо, его замещающее, бланки Губернаторанумеруются, порядковый номер проставляется в правой нижней части лицевойстороны бланка;

угловыебланки первых заместителей, заместителей Председателя Правительства формата А4и продольные бланки первых заместителей, заместителей ПредседателяПравительства формата А5 и А6, право подписи на которых имеют указанныедолжностные лица или лица, их замещающие;

продольныебланки Правительства формата А4, А5 и А6, право подписи на которых имеютГубернатор, первые заместители, заместители Председателя Правительства;

угловые бланкизаместителя Председателя Правительства – руководителя аппарата Правительства  (далее– руководитель аппарата) формата А4 и продольные бланки руководителя аппаратаПравительства формата А6, право подписи на которых имеет указанное должностноелицо или лицо, его замещающее;

угловыебланки аппарата Правительства формата А4, продольные бланки аппаратаПравительства формата А6, право подписи на которых имеют заместителируководителя аппарата Правительства, руководители структурных подразделений аппаратаПравительства Ивановской области (далее – структурные подразделения) и лица, ихзамещающие;

угловыеи продольные бланки антитеррористической комиссии Ивановской области формата А4,право подписи на которых имеет руководитель указанной комиссии или лицо, его замещающее;

угловыебланки антинаркотической комиссии Ивановской области формата А4, право подписина которых имеет руководитель указанной комиссии или лицо, его замещающее;

бланкис фоновым изображением герба Ивановской области формата А4, предназначенные дляоформления правовых актов Губернатора и Правительства.

2.1.3.В исполнительных органах власти используются бланки, утверждаемые руководителемисполнительного органа власти.

2.1.4.Управление материально-технического обеспечения Правительства:

2.1.4.1.Оформляет заказы на изготовление бланков Правительства в типографии.

2.1.4.2. Осуществляетполучение, учет, хранение, выдачу поступивших бланков Правительства.

2.1.5. Висполнительных органах власти порядок изготовления, учета, использованиябланков устанавливается руководителем исполнительного органа власти.

2.2. Реквизиты служебныхдокументов

 

Служебные документы,создаваемые в Правительстве и исполнительных органах власти, имеют определенныйсостав реквизитов, их расположение и оформление.

Реквизитамислужебных документов, создаваемых в процессе деятельности Правительства, исполнительныхорганов власти, являются:

2.2.1. ГербИвановской области.

2.2.2. Наименованиеоргана государственной власти Ивановской области.

2.2.3. Справочныеданные об органе государственной власти Ивановской области.

2.2.4. Дата  служебногодокумента.

2.2.5. Регистрационныйномер служебного документа.

2.2.6. Ссылка нарегистрационный номер и дату входящего документа.

2.2.7. Местосоставления служебного документа.

2.2.8. Грифограничения доступа к служебному документу.

2.2.9. Адресат.

2.2.10. Грифутверждения  служебного документа.

2.2.11. Заголовокк тексту.

2.2.12. Текст  служебногодокумента.

2.2.13. Отметкао приложении.

2.2.14. Грифсогласования служебного документа.

2.2.15. Виза.

2.2.16. Подпись.

2.2.17. Отметкаоб электронной подписи.

2.2.18. Печать.

2.2.19. Отметкаоб исполнителе.

2.2.20. Отметкао заверении копии.

2.2.21. Резолюция.

2.2.22. Отметкао контроле.

 

2.2.1. ГербИвановской области

 

Изображение герба Ивановской области на бланкахслужебных  документов используется в соответствии с Законом Ивановской области от 31.12.1997 № 46-ОЗ «О гербе Ивановскойобласти». Изображение герба располагается на расстоянии 10 мм от верхнего краялиста на продольных бланках и угловых бланках.

 

2.2.2. Наименование органагосударственной власти

Ивановской области

 

Наименование Правительства указывается в соответствиис Уставом Ивановской области. Наименование исполнительного органа властиуказывается в соответствии с положением о соответствующем исполнительном органевласти.

 

2.2.3. Справочные данные об органе государственной

 власти Ивановской области

 

Справочныеданные об органе государственной власти, исполнительного органа власти включаютв себя почтовый адрес места нахождения, номер телефона, факса, адресэлектронной почты, сайт.

 

2.2.4.Дата служебного документа

 

2.2.4.1. Датой служебногодокумента является дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма,докладные, служебные записки, резолюции), утверждения (инструкции, положения,правила, регламенты, планы, отчеты), дата события, зафиксированного в служебномдокументе (протоколы).

2.2.4.2. Датаслужебного документа проставляется при регистрации документа в системеэлектронного документационного оборота (далее – СЭДО) и на самом документе.

2.2.4.3.Служебные документы, подписанные совместно двумя или более  должностными лицамиПравительства, должны иметь одну дату.

Служебныедокументы, подписанные разными организациями, могут иметь разные датыподписания.

2.2.4.4. Дата служебногодокумента оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: деньмесяца, месяц, год одним из двух способов, например:

 

04.03.2018

или

4 марта 2018 г.

 

2.2.4.5.На служебных документах, оформленных на бланках, дата проставляется всоответствии с расположением этого реквизита . На документах,оформленных без бланка, дата проставляется в правом нижнем углу документа подрегистрационным номером документа.

 

 

2.2.5.Регистрационный номер служебного документа

 

2.2.5.1.Регистрационный номер входящего служебного документа при регистрации в СЭДОформируется автоматически или в ручном режиме.

Регистрационныйномер входящего служебного документа в аппарате Правительства состоит избуквенного префикса «СВ», порядкового номера (в пределах документов, включенныхв номенклатурное дело), номера структурного подразделения, в которое адресованслужебный документ, и индекса дела по номенклатуре дел Правительства, например:

 

СВ-628-1-124

 

Вслучае имеющейся ранее переписки по конкретному вопросу, затронутому в  служебномдокументе, регистрационный номер состоит из буквенного префикса «СВ»,порядкового номера (порядковый номер первоначального документа/цифровогообозначения количества документов по данному вопросу (01, 02, 03 и т.д.)),номера структурного подразделения, индекса по номенклатуре дел, цифровогообозначения (не более двух цифр) года, в котором был зарегистрированпервоначальный документ, например:

 

СВ-628/02-1-124-17

 

2.2.5.2.Регистрационный номер исходящего  служебного документа в аппарате Правительстваформируется автоматически в СЭДО или в ручном режиме в соответствии с настоящимразделом.

Регистрационнымномером для исходящего служебного документа является регистрационный номервходящего  служебного документа, присвоенный ему при регистрации. Такойрегистрационный номер формируется в ручном режиме.

Инициативнымслужебным документам автоматически присваивается новый исходящий номер, которыйформируется следующим образом:

буквенныйпрефикс «СВ», номер структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре делПравительства, порядковый номер, например:

 

СВ-1-124-359

 

 

2.2.5.3.Регистрационный номер внутреннего  служебного документа в аппаратеПравительства состоит из буквенного префикса «СВ», порядкового номера, номераструктурного подразделения, в которое адресован документ, и индекса дела пономенклатуре дел Правительства.

Регистрационнымномером для ответа на внутренний служебный документ является регистрационныйномер поступившего внутреннего запроса документа, присвоенный ему прирегистрации. Такой регистрационный номер формируется в ручном режиме.

2.2.5.4.Регистрационные номера внутренним и исходящим служебным документам присваиваютсяпосле их подписания (утверждения).

2.2.5.5.Регистрационный номер на входящих и внутренних служебных документах проставляетсяв правом нижнем углу. На исходящих документах, оформляемых на бланках,регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этогореквизита.

2.2.5.6. Регистрационные номера входящих, исходящих и внутренних служебныхдокументов в исполнительном органе власти формируются в соответствии спорядком, определенным исполнительным органом власти самостоятельно на основеутвержденной номенклатуры дел исполнительного органа власти.

 

2.2.6. Ссылка нарегистрационный номер

и дату входящегослужебного документа

 

2.2.6.1.Ссылка на регистрационный номер и дату проставляется в том случае, когда даетсяответ на запрос или поручение, и включает в себя регистрационный номер и датуписьма, резолюции, на которое должен быть дан ответ. Данный реквизит документапроставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке.

2.2.6.2.Ссылка на регистрационный номер может быть указана в тексте ответа на запрос. Вэтом случае ссылка на регистрационный номер в бланке исходящего ответа нетребуется.

 

2.2.7. Местосоставления служебного документа

 

Местосоставления служебного документа указывается во всех документах, кромеслужебных писем, докладных, служебных записок и других информационно-справочныхдокументов.

 

2.2.8. Грифограничения доступа к служебному документу

 

2.2.8.1.Гриф ограничения доступа к служебному документу проставляется в правом верхнемуглу первого листа документа на границе верхнего поля при наличии в документеинформации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации, например:

 

Для служебного пользования                                                                        экз. № 1

 

2.2.8.2. Порядок работы со служебными документами,содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется всоответствии с Положением о порядке работы со служебной информацией ограниченного распространения вПравительстве Ивановской области и исполнительных органах государственнойвласти Ивановской области, утвержденным постановлением Правительства Ивановскойобласти                   от 24.02.2010 № 36-п.

 

2.2.9. Адресат

 

2.2.9.1.Адресатами могут являться органы государственной власти Российской Федерации,органы местного самоуправления  муниципальных образований Ивановской области,организации, их структурные подразделения, должностные лица, общественныеобъединения и граждане.

2.2.9.2. Реквизит«Адресат» печатается шрифтом Times New Roman № 14 в верхнейправой части служебного документа (для угловых бланков) или справа подреквизитами бланка (для продольных бланков). Строки реквизита «Адресат»выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

2.2.9.3.При адресовании документа организации без указания должностного лица еенаименование пишется в именительном падеже, например:

 

Министерство здравоохранения Российской Федерации

 

2.2.9.4. При адресовании служебного документа должностномулицу организации наименование должности адресата указывается в дательномпадеже. При этом фамилия отделяется от должности 1 межстрочным интервалом,например:

 

	Начальнику Главного управления Министерства по чрезвычайным ситуациям России по Ивановской области
	Фамилия И.О.

2.2.9.5. При адресованиислужебного документа в структурное подразделение организации наименованиеорганизации пишется в именительном падеже, ниже наименование структурного подразделенияорганизации в именительном падеже, например:

 

Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации   Департамент жилищной политики

 

2.2.9.6. При адресовании служебного документа нескольким однородныморганизациям или нескольким структурным подразделениям организаций, ониуказываются обобщенно.

К такомуслужебному документу составляется лист рассылки, отметка о наличии листа рассылкирасполагается через 1 межстрочный интервал ниже реквизита «Адресат».

Образецоформления листа рассылки к служебному документу приведен в приложении 1настоящей Инструкции, например:

 

Главам городских округов и муниципальных районов Ивановской области   (согласно листу рассылки)

 

При рассылке служебногодокумента не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом«Адресат» в скобках указывается («по списку»), например:

 

Руководителям исполнительных органов государственной власти Ивановской области   (по списку)

 

2.2.9.7. При адресовании служебного документа физическому лицууказывают фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, затем – через 1межстрочный интервал почтовый адрес, например:

 

Петровой М.В.   Новая ул., д. 12, кв. 32, Иваново, 153002

2.2.9.8. В составреквизита «Адресат» может входить почтовый адрес (электронный адрес). Почтовыйадрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услугпочтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014№ 234.

Электронный адресуказывается через 1 межстрочный интервал после фамилиии инициалов получателя или названия организации, например:

 

Департамент социальной защиты населения Ивановской области    info@ivszn.ivanovoobl.ru

 

2.2.9.9. Письма,подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации,Председателя Правительства Российской Федерации или заместителей ПредседателяПравительства Российской Федерации, направляются лицу, давшему поручение,например:

 

	Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации
	Фамилия И.О.

 

2.2.9.10.Служебный документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия»перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большемколичестве адресатов составляется лист рассылки к служебному документу согласноприложению 1 настоящей Инструкции.

 

2.2.10. Грифутверждения служебного документа

 

2.2.10.1. Грифутверждения служебного документа проставляется в правом верхнем углу первоголиста документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописнымибуквами. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруютсяотносительно самой длинной строки, например:

 

УТВЕРЖДАЮ   Начальник Департамента строительства и архитектуры Ивановской области    (личная подпись)        И.О. Фамилия     Дата

 

Расстояниемежду словом «УТВЕРЖДАЮ», наименованием должности лица, утверждающего  служебныйдокумент, его подписью, инициалами, фамилией и датой утверждения составляет 1 межстрочныйинтервал.

2.2.10.2.При утверждении  служебного документа постановлением, решением, приказом,протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ», «УТВЕРЖДЕН»), наименования утверждающего служебного документа в творительномпадеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе свидом утверждаемого  служебного документа и печатается через 1 межстрочныйинтервал, например:

 

УТВЕРЖДЕНО   распоряжением заместителя Председателя Правительства Ивановской области от 01.11.2013 № 35

 

2.2.11. Заголовокк тексту

 

2.2.11.1.Заголовок составляется исполнителем ко всем служебным документам, заисключением поручений, телефонограмм, факсограмм и документов, имеющих текстнебольшого размера (до 4 - 5 строк). Заголовок должен быть согласован снаименованием вида документа, быть кратким, точно передавать содержание  служебногодокумента.

Заголовокдолжен отвечать на вопросы: «о чем?», «о ком?» и формулироваться с предлогом«О» («Об»), например:

 

О направлении копии обращения

 

2.2.11.2.Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка служебного документа слева,от границы левого поля письма и печатается шрифтом Times New Roman размером №12. Выделение данного реквизита курсивом или полужирным шрифтом не допускается.

2.2.11.3.Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочныйинтервал. Длина строк в заголовке к тексту не должна превышать 35 знаков. Точкав конце заголовка не ставится.

 

2.2.12. Текст служебногодокумента

 

2.2.12.1.Служебные документы, создаваемые в Правительстве и исполнительных органахвласти, изготавливаются при помощи электронно-вычислительной техники сиспользованием текстового редактора Microsoft Word 2.0 и выше или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman размером № 14, через 1,5 межстрочного интервала.

Присоставлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

2.2.12.2.В случае если при подготовке служебного документа небольшая часть текста письма(1 - 2 строки) и реквизит «подпись» либо только реквизит «подпись» выходят запределы последнего листа документа, допускается изменение межстрочногоинтервала в сторону его уменьшения до значения 1,15.

2.2.12.3. Текстслужебного документа печатается на русском языке на стандартных бланкахустановленного образца формата А4, на расстоянии 2 – 3 межстрочныхинтервалов от заголовка. Верхнее поле на служебном документедолжно быть 2 см, нижнее поле – 2 см, левое поле – 2 см, правое поле – 1 см.

При подготовке служебногодокумента на бланке верхнее поле письма устанавливается границами бланка.

Первая строкаабзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

2.2.12.4 . При оформлении текста служебного документа на двух и болеестраницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковыеномера страниц проставляются посередине верхнего поля служебного документа нарасстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа начиная со второй страницыдокумента арабскими цифрами, шрифтом Times New Roman размером № 12.

2.2.12.5.Текст служебного документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты.Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Заголовки разделов иподразделов текста печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширинетекста. Точкав конце заголовков и подзаголовков не ставится.

2.2.12.6.В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

2.2.12.7.В служебных письмах используют следующие формы изложения:

2.2.12.7.1. От третьеголица единственного числа, например:

 

Правительство Ивановской области рассмотрело...,

 

2.2.12.7.2.От первого лица множественного числа, например:

 

Представляем на рассмотрение...

 

2.2.12.7.3.От первого лица единственного числа, например:

 

Предлагаю вынести на заседание...

 

При оформлении служебногописьма на бланке должностного лица текст излагается от 1 лица единственного числа,например: «прошу...», «направляю...».

2.2.12.8. Текстписьма состоит как правило из трех частей.

Во вступительнойчасти излагаются причина, основание или обоснование составления письма,приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма.

В основнойчасти, начинающейся с абзаца, помещается описание события, его анализ иприводимые доказательства. Употреблениесоединительного союза «также» в начале предложений не допускается.

Заключениепредставляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб,отказов, напоминаний. Заключение начинается словами «просим», «высылаем»,«направляем», «представляем», «сообщаем», «информируем» и т.п.

2.2.12.9.Текст  служебного документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицыили в виде соединения этих структур. Текст должен быть ясным, кратким,обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в неминформации.

2.2.12.10.Если письмо содержит вступительное обращение к адресату, то оно печатаетсячерез 1 межстрочный интервал от заголовка к тексту письма шрифтом Times NewRoman размером № 14 и выравнивается по центру. Выделение обращения курсивом илиполужирным шрифтом не допускается. Текст письма отделяется от обращения 1межстрочным интервалом, например:

 

Уважаемый Дмитрий Анатольевич!

 

2.2.12.11 . В служебных документах запрещается употребление сокращенныхслов.

 

Наименованияорганов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их полным названием.В нетекстовых приложениях к письмам допускаются сокращения слов и наименованийфедеральных органов исполнительной власти. Все сокращения слов и наименованийдолжны быть общепринятыми (например, МИД России, МВД России).

Недопускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».

2.2.12.12. При неоднократном употреблении наименования органа, егоподразделения, учреждения, организации, термина, должности в рамках одногодокумента их сокращенное наименование может употребляться только при наличиисоответствующей оговорки по тексту после полного наименования органа, егоподразделения, учреждения, организации, термина, должности, например:исполнительные органы государственной власти Ивановской области (далее - ИОГВ).

2.2.12.13. Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии в текстежестким пробелом, который не позволяет отрывать инициалы имени и отчества отфамилии и переносить их на другую строку или страницу (жесткий пробел –сочетание клавиш Ctrl + Shift + пробел).

2.2.12.14. Вделовых письмах могут использоваться  заключительная этикетная фраза: «Суважением,», которая печатается шрифтом Times NewRoman размером № 14 выше наименования должности подписывающего лица либопишется от руки.

2.2.12.15. Объем служебного документа, создаваемогов Правительстве и исполнительных органах власти, не должен превышать 3 страниц.При необходимости направления информации большего объема онаоформляется в приложении к служебному документу.

2.2.13. Отметкао приложении

 

2.2.13.1.Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем иприложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям,правилам, инструкциям.

2.2.13.2.Отметка о приложении в служебных документах оформляетсяпод текстом на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и через 1,5межстрочного интервала от последней строки реквизита «Текст документа». Слово«Приложение» печатается без кавычек, а после слова «Приложение» ставитсядвоеточие.

2.2.13.3. Если втексте письма есть ссылка на приложение, то в отметке о наличии приложенийуказываются только количество листов и количество экземпляров прилагаемыхдокументов, например:

 

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

 

2.2.13.4. Еслиписьмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается егонаименование, количество листов и количество экземпляров. Текстприложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Приналичии нескольких приложений они записываются в столбик шрифтом Times NewRoman размером № 14 через 1 межстрочный интервал и нумеруются арабскимицифрами, например:

 

Приложения:

1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

 

2.2.13.5. Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается, например:

 

Приложение: брошюра в 2 экз.

 

2.2.13.6. Если к служебному документу прилагается другой служебныйдокумент, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующимобразом, например:

 

Приложение:

письмо Росстандарта от 05.03.2018 № 03-2/196 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

 

2.2.13.7. Если приложение направляют не во все указанные в документеадреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

 

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

 

2.2.13.8. Еслитекст приложения к письму содержится на электронном носителе информации, то вотметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации(флеш-накопитель, компакт-диск и т.п.) и количество штук, например:

 

Приложение: CD в 1 экз.

 

2.2.13.9. Наприложениях к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям,планам, программам, договорам (контрактам, соглашениям), письмам отметка оприложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу,например:

 

Приложение к письму от 20.12.2017  № 10

 

2.2.13.10.Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа шрифтом Times New Roman № 12. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания(точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или«с.» и знаков тире.

 

2.2.14.Гриф согласования служебного документа

 

2.2.14.1. Согласованиепроекта служебного документа с исполнительными органами власти РоссийскойФедерации, исполнительными органами власти и организациями, интересы которых внем затрагиваются, оформляется грифом согласования документа. Проект документаможет быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиальногооргана или служебным письмом.

2.2.14.2. Грифсогласования документа может располагаться:

на первом листедокумента в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения;

на последнем листе документа подтекстом;

на листе согласования кдокументу.

2.2.14.3. Грифсогласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, которым согласовандокумент, подписи, инициалов, фамилии, даты согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО   Начальник Департамента здравоохранения Ивановской области   (Подпись)  И.О. Фамилия   Дата

 

2.2.14.4. Еслисогласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласованияуказываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номерепротокола, в котором зафиксировано решение о согласовании, например:

 

СОГЛАСОВАНО   Советом по содействию и развитию конкуренции в Ивановской области (протокол от ____________ № _______)

 

2.2.14.5. Еслисогласование осуществляется письмом, указывается вид документа, автордокумента, дата и номер письма, например:

 

СОГЛАСОВАНО   Письмом Прокуратуры Ивановской области от ____________ № _______

2.2.14.6. Замечания,предложения к проекту служебного документа оформляются на отдельном листе форматаА4, печатаются шрифтом « Times New Roman » № 14 иоформляются следующим образом:

 

Замечания к проекту служебного документа…
Текст замечаний
Наименование должности	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

 

2.2.15.Виза

 

2.2.15.1.Согласование проекта служебного документа оформляется визой на визовом (втором)экземпляре документа или производится в электронной форме с использованием СЭДО.Виза свидетельствует о согласии или несогласии с содержанием проекта служебногодокумента.

2.2.15.2. Представляемые на подпись служебные документы визируютсяисполнителем и руководителем подразделения, где осуществлялась подготовкапроекта  служебного документа.

2.2.15.3. Виза включает в себя должность лица, визирующего документ, личнуюподпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При визированиидокумента допускается проставлять только личную подпись и дату. Допускаетсяполистное визирование документа и его приложений.

2.2.15.4. Визана служебных документах проставляется в нижней части лицевой стороны последнеголиста визового экземпляра  служебного документа под подписью.

2.2.15.5. Служебные документы печатаются внескольких экземплярах, один экземпляр направляется адресату; визовой экземплярподшивается в соответствующее дело по номенклатуре дел, а электронный образзагружается в карточку документа в СЭДО.

2.2.15.6. В исполнительных органах власти допускается отсутствиевизового экземпляра документа. В данном случае виза согласующего лица можетпроставляться в нижней части лицевой стороны последнего листа служебногодокумента, под подписью.

 

2.2.16. Подпись

 

2.2.16.1. В состав подписи входят: наименование должности лица,подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка. При использованиибланка письма Губернатора, первого заместителя,  заместителяПредседателя Правительства, руководителя аппарата Правительстванаименование должности не указывается.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3межстрочными интервалами. В подписи указываются полное наименование должности,личная подпись, инициалы имени и отчества, фамилия, при этом перед фамилиейставится пробел. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается отлевой границы текстового поля через
1 межстрочный интервал, шрифтом Times New Roman № 14. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последнейстроки наименования должности и ограничивается правым полем, например:

 

Начальник управления документационного обеспечения Правительства Ивановской области

Личная подпись

И.О. Фамилия

 

2.2.16.2. Не допускается подписывать служебные документы с предлогом«за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если служебныйдокумент подписывает должностное лицо, исполняющее обязанности временноотсутствующего должностного лица, или его заместитель, то указывается должностьи фамилия лица, фактически подписывающего служебный документ согласно приказуоб исполнении обязанностей.

2.2.16.3. Приподписании служебного документа несколькими должностными лицами их подписирасполагают на одном уровне или одна под другой в последовательности,соответствующей занимаемой (замещаемой) должности. Наименованиедолжностей лиц, подписавших документ, центрируется относительно самой длиннойстроки. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровнепоследней строки наименования должности и ограничивается правым полем,например:

 

Заместитель Председателя Правительства Ивановской области - руководитель аппарата Правительства Ивановской области	Личная подпись	И.О. Фамилия
Начальник управления материально-технического обеспечения Правительства Ивановской области	Личная подпись	И.О. Фамилия

 

Приподписании служебного документа несколькими должностными лицами, занимающими(замещающими) равнозначные должности, они записываются в алфавитном порядке пофамилии.

2.2.16.4.При подписании документа усиленной квалифицированной электронной подписью штампподписи располагается на свободном месте между наименованием должности иинициалами подписывающего лица.

 

2.2.17.Отметка об электронной подписи

 

2.2.17.1.Отметка об усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – ЭЦП)используется для удостоверения факта подписанияэлектронного служебного документа должностным лицом. ЭЦП приравнивается кличной подписи должностного лица.

2.2.17.2.Отметка об ЭЦП в соответствии с законодательством Российской Федерации включаетфразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключаэлектронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срокдействия сертификата ключа. Допускается включение в ЭЦП изображения гербаИвановской области.

2.2.17.3. Месторазмещения ЭЦП должно соответствовать месту размещения собственноручнойподписи. Элементы отметки должны быть видимыми и читаемыми и не должныперекрывать друг друга, а также не должны накладываться на текст документа илиреквизит «Подпись».

 

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН              ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

Сертификат: 00000000000000000000000000000000000000   Владелец: Фамилия И.О.   Действителен с 01.01.2019  по 01.01.2022

 

2.2.18.Печать

 

2.2.18.1. Печатьявляется способом подтверждения подлинности подписи должностного лица надокументе.

Правительствоимеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иныепечати и штампы установленного образца. Простыекруглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копияхдокументов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Висполнительных органах власти виды и формы печатей устанавливаютсяруководителем соответствующего исполнительного органа власти.

2.2.18.2. Печатьпроставляется на свободном от текста документа месте, не захватывая личнойподписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименованиядолжности лица, подписавшего документ. Печать может проставляться на специальноотведенном месте, обозначенном «МП» («Место печати»). На документах финансовогохарактера печать проставляется на специально отведенном месте бланка документа.

 

2.2.19. Отметка обисполнителе

 

2.2.19.1.Отметка об исполнителе служебного документа проставляется в левом нижнем углулицевой стороны последнего листа  служебного документа.

В случаеневозможности размещения отметки об исполнителе на лицевой стороне служебного документадопускается ее размещение на оборотной стороне подписного листа в левом нижнемуглу.

2.2.19.2.Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона с указаниемкода города и адрес электронной почты, печатается шрифтом Times New Romanразмером № 11 и оформляется следующим образом:

 

И.О. Фамилия 8 (4932) 41-00-46, адрес электронной почты

 

2.2.19.3.На служебном документе, подготовленном по поручению руководителя группойисполнителей, в отметке об исполнителе указываются данные основногоисполнителя.

2.2.20. Отметка о заверении копии

 

2.2.20.1. Длясвидетельствования верности копии подлиннику  служебного документа на свободномместе листа копии под текстом ниже реквизита «Подпись» оформляется реквизит«Отметка о заверении копии», включающий: слово «Верно», наименование должностилица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Например:
Верно
Наименование должности	Личная подпись	И.О. Фамилия
Дата

 

Копии служебных документов,протоколов в Правительстве заверяет отдел делопроизводства.

Копии законовИвановской области, указов и распоряжений Губернатора (за исключениемраспоряжений по кадровым вопросам), постановлений и распоряжений Правительства,договоров и соглашений, подписываемых Губернатором от имени Ивановской области,а также заключаемых Правительством, распоряжений аппарата Правительства поосновной деятельности, находящихся на хранении в главном правовом управленииПравительства в соответствии с номенклатурой дел Правительства, заверяетглавное правовое управление Правительства.

Копии распоряжений,приказов по кадровым вопросам заверяет управление государственной службы икадров Правительства.

Копиираспоряжений аппарата Правительства по хозяйственным вопросам заверятуправление материально-технического обеспечения Правительства.

Копии первичных учетных документовбухгалтерского учета, финансовых отчетов заверяет управление бюджетного планированияи учета Правительства.

Исполнительныеорганы власти самостоятельно определяют подразделения (сотрудников), обладающихправом заверять служебные документы и правовые акты, созданные в исполнительноморгане власти.

2.2.20.2. Заверениемногостраничных копий служебных документов может осуществляться двумяспособами: постранично и целостно.

При заверениикопии служебного документа целостно листы документа нумеруются ручным способоми прошиваются. На обороте последнего листа копии служебного документа приклеиваетсяследующий ярлык:

 

Прошито, пронумеровано и скреплено печатью на 5 (пяти) листах   Дата заверения   Должность и подпись заверителя

 

При заверениимногостраничных копий полистно листы нумеруются ручным способом, на каждомлисте копии проставляется отметка о заверении от руки или с помощьюсоответствующего штампа с указанием наименования должности лица, заверившегокопию, его личной подписи, расшифровки подписи, даты заверения.

Для проставленияотметки о заверении копии в Правительстве и исполнительных органах власти можетиспользоваться штамп с соответствующими реквизитами.

2.2.20.3. Есликопия оформляется для предоставления в стороннюю организацию, отметка о заверениикопии дополняется надписью о месте хранения документа, например:

 

Подлинник служебного документа находится в отделе делопроизводства и документационного обеспечения управления документационного обеспечения Правительства Ивановской области в деле № 124 за 2018 год

 

2.2.21.Резолюция

 

2.2.21.1.Резолюция содержит указание по исполнению  служебного документа и оформляетсянепосредственно на нем или на бланке, который подготавливается с использованиемэлектронного шаблона и оформляется на листе бумаги формата A4, A5, A6.Резолюция по исполнению документа может утверждаться в СЭДО без дублирования набумажном носителе.

2.2.21.2.Резолюция по исполнению служебного документа включает: фамилии, инициалыисполнителей; поручение по документу; срок исполнения (при необходимости);подпись руководителя и дату; регистрационный номер и дату служебного документа,к которому относится резолюция по исполнению, а также фамилию и инициалы лица,подготовившего проект резолюции, например:

 

Фамилия И.О., Фамилия И.О.
Прошу подготовить проект письма в адрес Правительства Российской Федерации в срок до 05.10.2018
Подпись	Дата
Регистрационный №	дата документа
Исполнитель

 

2.2.22. Отметкао контроле

 

Отметкао контроле, свидетельствующая о постановке  служебного документа на контроль,оформляется путем проставления штампа «Контроль» в верхнем поле  служебного документана бумажном носителе либо отметки «Контроль» в соответствующем полерегистрационной карточки в СЭДО.

 

3.Оформление отдельных видов служебных документов

 

3.1.Телеграммы

 

3.1.1.Телеграфная переписка допускается только с иногородними адресатами висключительных случаях или по срочным вопросам при запрещении передачиинформации ограниченного распространения.

3.1.2. Тексттелеграммы печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman размером № 14через 1,5 межстрочного интервала. Реквизиты телеграммы излагаются в следующемпорядке:

отметка окатегории телеграммы (правительственная, срочная и т.д.);

адресполучателя;

должностьполучателя;

ФИО получателя;

текст;

регистрационныйномер и дата регистрации;

подпись(должность, инициалы и фамилия подписывающего лица) или ЭЦП.

3.1.3. Телеграмма,подписанная должностным лицом Правительства или исполнительного органа власти,заверяется печатью соответствующего органа.

3.1.4. Тексттелеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы,местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствиеможет изменить смысл телеграммы.

3.1.5. Телеграмма,которая подлежит направлению в несколько адресов, подготавливается согласнолисту рассылки в соответствии с приложением 1 к настоящей Инструкции и внеобходимом количестве экземпляров.

Еслителеграмма направляется в несколько организаций, то их наименование можетуказываться обобщенно (например, исполнительным органам власти Ивановскойобласти).

3.1.6. При направлении телеграммы должностному лицу должность ифамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

 

Губернатору Ярославской области                                                                          И.О. Фамилия

 

3.1.7.При направлении телеграммы в 4 и более адреса составляется лист рассылки, всоответствии с приложением 1 настоящей Инструкции, который подписываетсяисполнителем, подготовившим текст телеграммы.

3.1.8. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя ируководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачителеграммы на отправку.

 

3.2. Протоколы заседаний (совещаний)

 

3.2.1. Организация подготовки и проведения заседаниймежведомственных комиссий (советов), создаваемых Правительством, осуществляетсяв соответствии с положениями об этих комиссиях.

3.2.2. Протоколы совещаний, проводимых Губернатором,межведомственных комиссий (советов) при Правительстве, руководителейисполнительных органов власти вместе с листом рассылки всоответствии с приложением 1 к настоящей Инструкции передаются для регистрации, размножения и рассылки вотдел делопроизводства, соответствующее подразделение исполнительного органавласти.

3.2.3. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченногораспространения, проставляется отметка «Для служебного пользования», и онпередается для регистрации и организации направления исполнителям в отделделопроизводства или соответствующее подразделение исполнительного органавласти.

3.2.4. Внутри аппарата Правительства, в исполнительныеорганы власти, Главное управление МЧС России по Ивановской области, Территориальныйфонд обязательного медицинского страхования Ивановской области, органы местногосамоуправления Ивановской области протоколы рассылаются исполнителямисключительно с использованием СЭДО (кроме протоколов с пометкой «Дляслужебного пользования»).

3.2.5. Протокол составляется на основании записей,произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов ивыступлений, справок, проектов решений.

3.2.6. Протоколы могут издаваться в полной или краткойформе.

3.2.6.1. Текст протокола в полной форме, как правило,состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилиипредседателя (председательствующег о), секретаря, лиц,присутствовавших на заседании, и, при необходимости лиц, приглашенных назаседание (совещание). Например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается)

 

Если взаседании (совещании) принимают участие представители разных органовгосударственной власти и организаций, указываются должность и место работыкаждого лица (в случае если место работы включается внаименование должности, то повторно его указывать не требуется). Слово «Присутствовали» печатается от границы левогополя, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже, от границы левогополя через 1 межстрочный интервал печатаются наименования должностейприсутствующих лиц, а справа от наименования должностей – их инициалы ифамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:
Заместитель Председателя Правительства Ивановской области	И.О. Фамилия
Заместители руководителя Федерального агентства по управлению государственным имуществом	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер ООО «Мир»	И.О. Фамилия

 

Вводнаячасть заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов,перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пунктуповестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаютсяот границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основнаячасть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали:

Выступили:

Постановили: (или Решили:).

Название частей раздела печатается с отступом 1,25 с заглавной буквы  шрифтом Times New Roman размером № 14 безинтервалов от названия раздела и между частями раздела. В конце названия частираздела ставится двоеточие.

Наименованиевопроса нумеруется римской цифрой и начинаетсяс предлога «О» («Об»), печатается по центру шрифтом Times New Roman размером № 15 и подчеркиваетсяодной чертой ниже последней строки на расстоянии не более 1 интервала. Подчертой указываются фамилии лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса.Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое повопросу решение.

3.2.6.2.При использовании краткой формы может фиксироваться только принятое по вопросурешение.

3.2.7.Проект протокола подготавливается структурным подразделением, ответственным запроведение заседания (совещания), визируется его руководителем, представляетсяна подпись председательствующему на заседании (совещании). В случае подготовки протокола заседания (совещания)под председательством Губернатора структурное подразделение, ответственноеза его проведение, направляет проектпротокола в отдел контроля за выполнением поручений Губернатора на согласование и оформление в установленном порядке, атакже передачу его заместителю руководителя аппарата Правительства – руководителюсекретариата Губернатора для внесения его на подпись Губернатору. Датойпротокола является дата заседания. К проекту протокола совещания прилагаетсялист рассылки, подписанный исполнителем протокола.

3.2.8.Протоколам присваиваются порядковые номера согласно утвержденной номенклатуредел Правительства или исполнительного органа власти. Все протоколырегистрируются в СЭДО.

3.2.9. Протоколы печатаются на стандартных листах формата А4,верхнее поле - 2 см, нижнее - 2 см, левое - 2 см, правое - 1 см, шрифтом TimesNew Roman размером № 14.

На протоколах совещаний, проводимых Губернатором,первым заместителем, заместителями Председателя Правительства, членамиПравительства Ивановской области на первой странице наверху по центруразмещается герб Ивановской области и слова «ПРАВИТЕЛЬСТВО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ»,напечатанные прописными буквами шрифтом Times New Roman размером № 14.

Наименованиевида документа – слово «ПРОТОКОЛ» - печатается от границы верхнего поляпрописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом Times New Roman размером № 17и выравнивается по центру.

Видзаседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочнымиинтервалами, печатается полужирным шрифтом Times New Roman через 1 интервал ивыравнивается по центру.

Место проведениязаседания, совещания указывается (при необходимости) и выравнивается по центру.

Дата иномер протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 1межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскимицифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.

Основнаячасть протокола печатается шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1,5 межстрочного интервала.

Подписьотделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименованиедолжности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личнуюподпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименованиедолжности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочныйинтервал.

Расшифровкаподписи располагается на уровне последней строки наименования должности спробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи,включающей только инициалы имени и фамилию, пробел между точкой после инициалаимени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничиваетсяправым полем.

При оформлениитекста протокола на двух и более страницах вторая и последующие страницы должныбыть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются сверху по центруарабскими цифрами.

Отметка обисполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороныпоследнего листа протокола. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя,номер его телефона с указанием кода города и адрес электронной почты ипечатается шрифтом Times New Roman размером № 11.

Образцыоформления протоколов приведены в приложении 2 к настоящей Инструкции.

3.2.10. Выписка из протокола представляет собой точнуюкопию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повесткидня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка,вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, итекст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае названиедокумента будет оформлено как «Выписка из протокола».

Копии протоколов (выписки из протоколов), направляемыхв сторонние организации, заверяются печатью отдела делопроизводства илисоответствующего подразделения исполнительного органа власти и рассылаютсясогласно листу рассылки в соответствии с приложением1 к настоящей Инструкции, подготавливаемого исполнителем протокола.

 

3.3.Факсограммы

 

3.3.1.Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема)текстов служебных документов и служебных материалов организациям (от организаций).

 

Служебнаяинформация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, неявляется официальным документом.

Последующаядосылка оригинала документа (кроме информации для сведения) обязательна.

3.3.2. Передача сиспользованием средств факсимильной связи  служебных документов и материалов,содержащих информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками«Для служебного пользования», «Не для печати» и «Снятие копий запрещено»,  документы,относящиеся к деятельности сектора позащите государственной тайны и специальной документальной связи ПравительстваИвановской области, запрещается.

3.3.3. Сиспользованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалытекстового, табличного или графического характера, исполненные типографским,машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким иконтрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумагешрифтом Times New Roman размером неменее № 8. Объем передаваемого в течение 1 сеанса связи документа, выполненногона бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

3.3.4.Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем иподписывается первым заместителем, заместителем Председателя Правительства, руководителемаппарата, руководителем структурного подразделения аппарата Правительства, висполнительном органе власти – руководителем исполнительного органа власти илисоответствующего подразделения.

3.3.5.Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо,назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов. Ответственностьза правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограммвозлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

3.3.6.Сотрудник, отправивший факсограмму, на подлиннике документа делает отметку суказанием своей фамилии, даты и времени отправления. Отметка оформляется наобороте последнего листа подлинника. Если регистрация документа не требуется,подлинник документа остается у исполнителя. При необходимости регистрации ипоследующей отправки подлинника служебного документа адресату он передается вотдел делопроизводства, в исполнительном органе власти - в соответствующееподразделение для регистрации и отправки.

 

3.4.Электронные сообщения

 

3.4.1.Передача и получение информации может осуществляться электронными сообщениямичерез информационно-телекоммуникационную сеть Интернет как в аппарате Правительства,так и между исполнительными органами власти, учреждениями и организациями, имеющимисоответствующие аппаратные и программные средства.

3.4.2.Электронные сообщения, передаваемые по информационно-телекоммуникационной сетиИнтернет, рассматриваются аналогично документам на бумажных носителях.

3.4.3.Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создаетфайл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можновводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщенияпередаются адресатам в соответствии с листом рассылки, подготовленном всоответствии с Приложением 1 настоящей Инструкции.

 

3.5.Телефонограммы

 

3.5.1.Телефонограмма составляется отправителем как служебный документ на бумажномносителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммыиспользуются для оперативной передачи информационных сообщений служебногохарактера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

Втексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегатьтруднопроизносимых слов и сложных оборотов.

3.5.2.Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителемили ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается несколькимадресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым еенаправляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

3.5.3. Юридическая силапоступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационнымномером поступившей телефонограммы;

должностью, фамилией, именем,отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем,отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационнымномером полученной телефонограммы.

3.5.4. Текст входящихтелефонограмм записывается (печатается) получателем на бланке, после чегооперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому онаадресована.

 

4. Право подписи исходящих документов

 

4.1.Для упорядочения взаимодействия Правительства и исполнительных органов власти сорганами исполнительной, законодательной власти и организациями необходиморуководствоваться перечнем должностных лиц права подписи исходящих документов (далее- Перечень), приведенном в Приложении 3 к настоящей Инструкции.

4.2. Руководителям структурныхподразделений Правительства, исполнительных органов власти при подготовкеисходящих документов обеспечивать их подписание в соответствии с Перечнем.

4.3. Ответственность за организацию работы в частисоблюдения Перечня в структурных подразделениях Правительства, исполнительныхорганах власти несут соответственно руководители структурных подразделенийПравительства, исполнительных органов власти.

4.4. В случае поступления в адрес первых заместителей,заместителей Председателя Правительства, руководителя аппарата, руководителейисполнительных органов власти и руководителей структурных подразделенийПравительства персональных запросов указанные лица имеют право направлять ответза своей подписью.

Приложение 1

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ивановской области

и исполнительных органах

государственной власти

Ивановской области

 

Лист рассылки служебногодокумента

 

___________________________________________________________

наименование служебного документа

___________________________________________________________

номер и дата документа/временныйномер документа

 

 

№п/п	Кому направляется (наименование адресата)	Количество экземпляров направляемого служебного документа

 

Исполнитель

(наименование должности)                      Подпись             И.О. Фамилия

 

 

Приложение 2

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ивановской области

и исполнительных органах

государственной власти

Ивановской области

 

 

 

ПРАВИТЕЛЬСТВО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

ПРОТОКОЛ

 

 

совещания по вопросу

 

 

Иваново

 

от «  » ________20___ г.                                                                                              № __

 

	Председательствующий:
Должность председательствующего на заседании (совещании)		- инициалы, фамилия
Присутствовали:
Название должностей в порядке протокольного старшинства		- инициалы, фамилия

 

Решили:

1.     Продолжитьработу….

2.     Обеспечитьосуществление…

3.     Принятьмеры…

 

 

Должность председательствующего  на заседании (совещании)

Инициалы, фамилия

 

 

 

инициалы, фамилия исполнителя

номер телефона, адресэлектронной почты

ПРАВИТЕЛЬСТВО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

ПРОТОКОЛ

 

 

заседания комиссии (название)

 

 

Иваново

 

от «  » ________20___г.                                                                                             № __

 

	Председательствующий:
Должность председательствующего на заседании (совещании)		- инициалы, фамилия
Присутствовали:
Название должностей в порядке протокольного старшинства		- инициалы, фамилия

 

Повестка дня:

1. О состоянии работы по выявлению,расследованию, профилактике преступлений, совершенных в сфере закупок товаров,работ и услуг для государственных и муниципальных нужд.

Докладчик: А.А. Иванов.

2. О принимаемых мерах попредупреждению коррупционных нарушений в сфере закупок для обеспечения государственныхи муниципальных нужд и о ходе реализации Федерального закона от 05.04.2013 №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг дляобеспечения государственных и муниципальных нужд».

Докладчик: Б.Б. Смирнов.

3. Об о существлении полномочий по контролю в сфере закупок.

Докладчик: В.В. Сидоров.

I .  О состоянии работы повыявлению, расследованию, профилактике преступлений, совершенных в сферезакупок товаров, работ и услуг для государственных и муниципальных нужд

_______________________________________________________________(А.А. Иванов)

Слушали:

Иванова А.А.о состоянии работы повыявлению, расследованию, профилактике преступлений, совершенных в сферезакупок товаров, работ и услуг для государственных и муниципальных нужд.

Решили:

1. Принятьк сведению….

2. Рекомендовать….

 

II. О принимаемых мерах попредупреждению коррупционных нарушений в сфере закупок для обеспечениягосударственных и муниципальных нужд и о ходе реализации Федерального закона от05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услугдля обеспечения государственных и муниципальных нужд»

____________________________________________________________

(Б.Б. Смирнов, Г.Г. Васильев)

Слушали:

Смирнова Б.Б.о принимаемых мерах по предупреждению коррупционных нарушений в сфере закупокдля обеспечения государственных и муниципальных нужд и о ходе реализацииФедерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сферезакупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальныхнужд».

Выступили:

Васильев Г.Г.с предложениями (замечаниями).

Решили:

Продолжитьработу….

III.  Об осуществлении полномочий поконтролю в сфере закупок

____________________________________________________________

(В.В. Сидоров)

Слушали:

Сидорова В.В.об о существленииполномочий по контролю в сфере закупок.

Решили:

Обеспечитьосуществление...

 

 

 

Должность председательствующего на заседании (совещании)

Инициалы, фамилия

 

 

 

инициалы, фамилия исполнителя

номер телефона, адресэлектронной почты

ПРАВИТЕЛЬСТВО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

ПРОТОКОЛ

 

 

заседания комиссии (название)

 

 

Иваново

 

от «  » ________20___г.                                                                                             № __

 

	Председательствующий:
Должность председательствующего на заседании (совещании)		- инициалы, фамилия
Присутствовали:
Название должностей в порядке протокольного старшинства		- инициалы, фамилия

 

I .  О состоянии работы повыявлению, расследованию, профилактике преступлений, совершенных в сферезакупок товаров, работ и услуг для государственных и муниципальных нужд

________________________________________________________________(А.А. Иванов)

Решили:

1. Принятьк сведению….

2. Рекомендовать….

 

 

 

 

 

II. О принимаемых мерах попредупреждению коррупционных нарушений в сфере закупок для обеспечениягосударственных и муниципальных нужд и о ходе реализации Федерального закона от05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услугдля обеспечения государственных и муниципальных нужд»

____________________________________________________________

(Б.Б. Смирнов, Г.Г. Васильев)

Решили:

Продолжитьработу….

 

III.  Об осуществлении полномочий поконтролю в сфере закупок

_____________________________________________________________

(В.В. Сидоров)

Решили:

Обеспечитьосуществление...

 

 

 

Должность председательствующего на заседании (совещании)

Инициалы, фамилия

 

 

 

инициалы, фамилия исполнителя

номер телефона, адресэлектронной почты

Приложение 3

к Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ивановской области

и исполнительных органах

государственной власти

Ивановской области

 

Перечень

должностных лиц Правительства Ивановской области,

имеющих право подписывать исходящие документы

 

Должностное лицо	Адресат
Губернатор Ивановской области	Президент Российской Федерации Руководитель (заместители) Администрации Президента Российской Федерации, Администрация Президента Российской Федерации, Председатель (заместители) Правительства Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, аппарат Правительства Российской Федерации Полномочный представитель (заместители полномочного представителя) Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе Руководители федеральных министерств и ведомств (федеральные министры), федеральные министерства и ведомства Председатель (заместители Председателя), депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации Председатель (заместители Председателя), члены Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации Главы субъектов Российской Федерации Председатель Ивановской областной Думы Руководители территориальных органов федеральных органов государственной власти по Ивановской области (в том числе руководители УМВД России по Ивановской области, Центра специальной связи и информации ФСО России по Ивановской области, УФСБ России по Ивановской области, прокурор Ивановской области) Руководители организаций, организации (юридические лица) Граждане (физические лица)
Первые заместители, заместители Председателя Правительства Ивановской области	Администрация Президента Российской Федерации (ответ на запрос) Правительство Российской Федерации, аппарат Правительства Российской Федерации (ответ на запрос) Заместители полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе (ответ на запрос) Федеральные министерства и ведомства Депутаты Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации (ответ на запрос) Члены Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (ответ на запрос) Заместители глав субъектов Российской Федерации, администрации (правительства) субъектов Российской Федерации Руководители комитетов Ивановской областной Думы, депутаты Ивановской областной Думы Управление Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Ивановской области Управление Министерства внутренних дел Российской Федерации по Ивановской области Центр специальной связи и информации Федеральной службы охраны Российской Федерации по Ивановской области Заместители прокурора Ивановской области, прокуратура Ивановской области Руководители прочих территориальных органов федеральных органов государственной власти по Ивановской области Руководители организаций, организации (юридические лица) Граждане (физические лица)
Руководители исполнительных органов государственной власти Ивановской области	Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе (ответ на запрос) Федеральные министерства и ведомства Заместители глав субъектов Российской Федерации, администрации (правительства) субъектов Российской Федерации (ответ на запрос) Руководители структурных подразделений администраций (правительств) субъектов Российской Федерации Руководители комитетов Ивановской областной Думы, депутаты Ивановской областной Думы, руководитель аппарата Ивановской областной Думы Управление Министерства внутренних дел Российской Федерации по Ивановской области (ответ на запрос) Руководители структурных подразделений Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Ивановской области Руководители структурных подразделений Управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Ивановской области Прокуратура Ивановской области (ответ на запрос) Руководители структурных подразделений прокуратуры Ивановской области Руководители прочих территориальных органов федеральных органов государственной власти по Ивановской области, прочие территориальные органы федеральных органов государственной власти по Ивановской области Руководители организаций, организации (юридические лица) Граждане (физические лица)
Руководители структурных подразделений аппарата Правительства Ивановской области	Руководители структурных подразделений Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Ивановской области (инициативное обращение за подписью начальника управления региональной безопасности Правительства Ивановской области, ответ на запрос) Руководители структурных подразделений прокуратуры Ивановской области (ответ на запрос) Прочие территориальные органы федеральных органов государственной власти по Ивановской области (по обращениям граждан) Руководители организаций, организации (юридические лица) Граждане (физические лица)