Распоряжение Губернатора Ивановской области от 12.11.2019 № 110-р

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

ГУБЕРНАТОРА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

от 12.11.2019 № 110-р г. Иваново

 

 

 

В целях упорядочения работы со служебными документами, обращениями и запросами граждан в Правительстве Ивановской области: 1. Утвердить Порядок работы со служебными документами, обращениями и запросами граждан в Правительстве Ивановской области (далее - Порядок) (прилагается). 2. Руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Ивановской области организовать ознакомление с Порядком сотрудников и обеспечить его исполнение.

 

 

Губернатор Ивановской области

С.С. Воскресенский

 

 

 

Приложение к распоряжению

Губернатора Ивановской области

от 12.11.2019 № 110-р

 

П О Р Я Д О К

работы со служебными документами, обращениями

и запросами граждан в ПравительствеИвановской области

 

1. Общие положения

 

1.1.          НастоящийПорядок регулирует вопросы организации в Правительстве Ивановской области(далее – Правительство):

приемаи первичной обработки входящей корреспонденции;

регистрациии распределения входящей, внутренней и исходящей корреспонденции;

рассмотрениядокументов на имя Губернатора Ивановской области (далее – Губернатор) идоведения поручений до исполнителей;

осуществления контроля исполнения порученийГубернатора;

работы с документами в структурных подразделениях;

формированияотчетности об исполнении поручений (документов);

копировально-множительных работ;

формированиядел, их хранения и уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения;

работы с обращениями и запросами граждан.

1.2.          В настоящем Порядкеиспользуются следующие понятия и сокращения:

адресант – лицо или организация,адресующая служебную корреспонденцию;

адресат– лицо или организация, которому адресована служебная корреспонденция;

внешний контроль– контроль по документу, полученному от внешней организации (гражданина),осуществляемый на основе предлагаемых внешней организацией сроков исполнениядокумента либо сроков, установленных законодательством Российской Федерации;

внутреннийдокумент – документ, не выходящий за пределы системы электронногодокументооборота (далее – СЭДО);

входящийдокумент – документ, поступивший в Правительство из организаций, не являющихсяучастниками СЭДО;

дата регистрации– дата внесения информации по документу в СЭДО с присвоением регистрационногономера;

делопроизводство– деятельность, обеспечивающая создание документов и организацию работы с ними;

документооборот– движение документов с момента их создания илиполучения до завершения исполнения или отправления, сдачи в дело;

 

доменная учетная запись – учетнаязапись, созданная на локальном компьютере для каждогопользователя в СЭДО;

ЕСЭД – единыйканал электронного взаимодействия между Правительством, Главным управлениемМинистерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайнымситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ивановской области,территориальным фондом обязательного медицинского страхования Ивановскойобласти, органами местного самоуправления муниципальных образований Ивановскойобласти;

ИОГВ– исполнительный орган государственной власти Ивановской области;

исполнитель– сотрудникаппарата Правительства, осуществляющий исполнение поручения;

исходящийдокумент – документ, созданный вПравительстве и отправляемый за его пределы в другие организации или физическимлицам;

карточка задания– регистрационная карточка задания, сформированного в СЭДО при утверждениирезолюции (инициативного поручения), а также при направлении документа нарассмотрение или согласование;

копия документа – документ, полностью воспроизводящийинформацию и внешние признаки подлинного документа, не имеющий юридическойсилы;

МЭДО – федеральный канал электронноговзаимодействия, предназначенный для организации взаимодействия участниковмежведомственного электронного документооборота;

номенклатура дел – систематизированный перечень заголовковдел с указанием сроков их хранения;

обращения и запросы граждан – термины используются всоответствии с определениями, содержащимися в Федеральном законе от 02.05.2006№ 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее– Федеральный закон № 59-ФЗ) и Федеральном законе от 09.02.2009 №8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственныхорганов и органов местного самоуправления» (далее – Федеральный закон № 8-ФЗ);

опись документа – перечень, который подтверждает передачудокумента в определенном количестве и составе;

отделделопроизводства – отдел делопроизводства и документационного обеспеченияуправления документационного обеспечения Правительства (далее – УДО);

отдел контроля – отдел контроля за выполнением порученийГубернатора УДО;

отдел по работес обращениями граждан – отдел по работе с обращениями граждан УДО;

пользовательСЭДО – сотрудник аппарата Правительства, использующий СЭДО в рамках исполнениясвоих должностных обязанностей;

помощникруководителя, ответственный за делопроизводство – сотрудник аппаратаПравительства, ответственный за делопроизводство в структурном подразделенииили выполняющий функции помощника руководителя и уполномоченный выполнять вСЭДО функции, связанные с предварительным рассмотрением заданий, направленныхна имя руководителя, и подготовкой проектов резолюций;

приглашение –предложение принять участие в мероприятии;

регистрационныйномер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемоедокументу при его регистрации;

регистрациядокумента – присвоение регистратором документу постоянного регистрационногономера с внесением в установленном порядке сведений о документе в СЭДО;

резолюция –фиксация информации о поручениях по документу (включает сведения об авторе,исполнителе, содержании поручения, сроках исполнения, контроле);

РКК –регистрационная карточка документа – представленный в виде единого учетногообъекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета ипоиска документа в СЭДО;

руководительаппарата – заместитель Председателя Правительства – руководитель аппаратаПравительства;

руководительсекретариата Губернатора – заместитель руководителя аппарата Правительства –руководитель секретариата Губернатора;

служебныйдокумент – официальный документ, используемый в текущей деятельностиПравительства;

сотрудникотдела делопроизводства, ответственный за регистрацию корреспонденции –сотрудник отдела делопроизводства, на которого возложены функции по регистрациидокументов Правительства;

структурноеподразделение – официально выделенная часть учреждения, отвечающая завыполнение возложенных задач (управление, отдел, сектор);

УКК– управление координации Комплекса областного управления;

уполномоченныйсотрудник отдела делопроизводства – начальник отдела делопроизводства;

управлениепротокола – управление протокола Правительства;

участникиСЭДО – организации, заключившие соглашение о взаимодействии по делопроизводствув СЭДО;

централизованныйконтроль – контроль исполнения поручений Губернатора, осуществляемыйсотрудниками УДО;

UIN – уникальныйидентификационный номер обращения или запроса гражданина, присваиваемый принаправлении обращения или запроса с использованием сервиса «Общественнаяприемная» на официальном сайте Правительства в сети Интернет.

1.3.            Положения настоящего Порядка распространяются на организацию работы с документаминезависимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включаяподготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые сприменением информационных технологий.

1.4. Положения настоящего Порядка не распространяются наорганизацию работы с документами ограниченного распространения и документами иносителями информации, содержащими сведения, составляющие государственнуютайну.

Порядок работы с документами, содержащими служебнуюинформацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии сПоложением о порядке работы со служебной информацией ограниченногораспространения в Правительстве Ивановской области и исполнительных органахгосударственной власти Ивановской области, утвержденным постановлениемПравительства от 24.02.2010 № 36-п.

1.5.Методическое руководство по организации делопроизводства и контроль засоблюдением требований настоящего Порядка в Правительстве осуществляется УДО.

1.6. Делопроизводствов Правительстве организуется с использованием СЭДО, предназначенной длярегистрации и учета документов, а также контроля их исполнения.

Документационноевзаимодействие между Правительством и ИОГВ, органами местного самоуправлениямуниципальных образований Ивановской области, Главным управлением МинистерстваРоссийской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям иликвидации последствий стихийных бедствий по Ивановской области,территориальным фондом обязательного медицинского страхования Ивановскойобласти, а также документационное взаимодействие внутри аппарата Правительстваосуществляется только в рамках СЭДО (за исключением документов, в соответствиис действующим законодательством требующих направления исключительно в бумажномвиде).

ЭксплуатацияСЭДО осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ«Об информации, информационных технологиях и о защите информации», другимифедеральными законами,  нормативными правовыми актами РоссийскойФедерации, нормативными правовыми актами Ивановской области и регулируетсянастоящим Порядком.

Данные озарегистрированных документах, резолюциях (инициативных поручениях) и заданияххранятся в СЭДО не менее 5 лет.

Авторизация вСЭДО осуществляется посредством доменной учетной записи пользователя СЭДО.Запрещается сообщать логин и пароль доменной учетной записи иным лицам.

1.7. Содержание служебныхдокументов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий,проектов сторонним организациям допускается только с разрешения заместителейПредседателя Правительства по документам, в рамках их компетенции .

Сотрудники аппаратаПравительства несут дисциплинарную и иную установленную законодательствомРоссийской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящего Порядка.

При уходе в ежегодныйоплачиваемый или иной отпуск, убытие в командировку, в случае временнойнетрудоспособности, увольнения,  перемещения по службе сотрудники аппаратаПравительства обязаны передать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственномуза делопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику поуказанию руководителя структурного подразделения по акту согласно приложению 1к настоящему Порядку.

 

2.                 Прием и первичная обработкавходящей корреспонденции

 

2.1. Приемпоступивших в Правительство документов осуществляется централизованно отделомделопроизводства с понедельника по четверг с 9 часов 00 минут до 13 часов 00минут и с 13 часов 45 минут до 18 часов 00 минут, в пятницу с 9 часов 00 минутдо 13 часов 00 минут и с 13 часов 45 минут до 16 часов 45 минут.

2.2. Поступлениедокументов в Правительство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерскойсвязи, по факсу или нарочно, по электронным каналам связи: МЭДО, ЕСЭД, поадресу электронной почты Правительства: aio @ ivanovoobl . ru , через сервис«Общественная приемная» на официальном сайте Правительства.

2.3. Доставкапочтовой связью в Правительство письменной корреспонденции, оформленнойпростыми и заказными письмами, осуществляется сотрудниками почтовой службы, а вслучае поступления почтовых извещений на получение ценных писем, посылок,бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий – сотрудником отделаделопроизводства.

2.4. Фельдъегерской связью доставляетсяслужебная корреспонденция органов государственной власти, членов СоветаФедерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов ГосударственнойДумы Федерального Собрания Российской Федерации и иных органов согласно перечню органов, служебные отправления которыхдоставляются органами федеральной фельдъегерской связи, утвержденному УказомПрезидента Российской Федерации от 10.12.2013 № 897 «Об утверждении перечняорганов, служебные отправления которых доставляются органами федеральнойфельдъегерской связи».

2.5. При приемедокументов, доставленных в Правительство с нарочным, на копии (при ее наличии)может проставляться штамп Правительства с указанием даты поступления документав Правительство.

2.6. Документы,поступившие в Правительство во внеслужебное время, в выходные и праздничныедни, принимаются в Правительстве дежурной службой Губернатора с последующейпередачей не позднее 9 часов 00 минут следующего рабочего дня в отделделопроизводства для их обработки.

2.7. Документы,поступившие в Правительство во внеслужебное время, в выходные и праздничные днифельдъегерской связью с пометкой «Срочно», «Весьма срочно», «Вручитьнемедленно», принимаются отделом делопроизводства по согласованию с отделом Государственной фельдъегерскойслужбы Российской Федерации в г. Иваново даты и времени приема документов,кроме документов, содержащих сведения, составляющиегосударственную тайну.

2.8. Конверты(бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильностьдоставки, а затем вскрываются сотрудником отдела делопроизводства (за исключениемконвертов с пометкой «Лично»), после чего проверяется правильность вложениядокументов. Конверт с пометкой «Лично» вскрывается самим адресатом илиуполномоченным им лицом.

2.9. Приобнаружении повреждений конверта (упаковки бандероли), при отсутствиидокументов или приложений к ним, а также при поступлении в Правительстводокумента, адресованного иному органу государственной власти, организации илилицу, составляется акт о возврате документа адресанту по форме согласноприложению 2 к настоящему Порядку (далее – акт) в двух экземплярах: одинэкземпляр акта остается в отделе делопроизводства, другой экземпляр акта вместес документом направляется адресанту.

Ошибочнодоставленные документы возвращаются отправителю в день получения документа спояснением причины возврата.

2.10.     Конвертыс почтовыми штемпелями, в которых поступили документы, приобщаются к документуи хранятся в отделе делопроизводства. Датой поступления документа считаетсядата поступления документа в Правительство. На конвертах проставляется штамп«Получено» с фиксированием даты получения документа.

 

3.                 Регистрацияи распределение входящей, внутренней

и исходящейкорреспонденции

 

3.1.           Регистрацияи распределение входящей корреспонденции

 

3.1.1. Входящиедокументы, поступающие по каналу факсимильной связи, электронной почте, МЭДО,ЕСЭД, с нарочным, почтовой связью, фельдъегерской связью, регистрируются вотделе делопроизводства.

Входящиедокументы, поступившие в структурные подразделения по факсимильной связи илидоставленные с нарочным, подлежат передаче в отдел делопроизводства длярегистрации в день получения.

3.1.2.Поступившая корреспонденция распределяется на регистрируемую инерегистрируемую.

Регистрацииподлежат документы, обращения и запросы, общественных объединений, юридическихлиц, требующие ответа и/или учета, а также документы и материалы, используемыев справочных целях.

Переченьдокументов, не подлежащих регистрации, указан в приложении3  к настоящемуПорядку.

3.1.3. Отделделопроизводства распределяет поступившую в адрес Правительства корреспонденциюзаместителям Председателя Правительства, руководителю аппарата в соответствии сраспределением обязанностей, сотрудникам аппаратаПравительства и структурным подразделениям в соответствии с их компетенцией.Документы, адресованные Губернатору, распределяются отделом контроля всоответствии с разделом 4 настоящего Порядка.

3.1.4. Сотрудникотдела делопроизводства, ответственный за регистрацию корреспонденции,заполняет обязательные поля РКК: наименование вида документа, регистрационныйномер документа, дата регистрации, корреспондент, исходящий номер (в случае,если документ поступил без исходящего номера, данное поле автоматическизаполняется значением – б/н), информация о лице, подписавшем документ, краткоесодержание документа, информация о том, кому направлен документ (адресаты).

Регистрационныйномер документа формируется автоматически на основе преднастроенных нумераторовСЭДО, учитывающих данные РКК.

При регистрациидокументов используются индексы в соответствии с номенклатурой делПравительства, утверждаемой руководителем аппарата ежегодно.

При наличии вдокументе информации о ранее данных поручениях, ранее направленных документах,об ответах на письма и запросы Правительства, устанавливается связь с РККсоответствующих документов.

Принеобходимости дополнительные сведения вносятся в поле «Комментарий»,добавляется информация во вкладке «Журнал».

При регистрациидокумента или запроса, требующего ответа, устанавливается отметка вышестоящего контроля,который не должен превышать 25 календарных дней, если иной срок не указан вдокументе, запросе.

3.1.5. На всехзарегистрированных документах распечатывается регистрационный штамп с указаниемдаты текущего дня (даты регистрации), кроме документов, поступивших по каналамМЭДО, ЕСЭД, с использованием электронной почты. В случае необходимостидопускается распечатывание регистрационного штампа на чистом листе формата А4 сприложением его к документу.

Зарегистрированныйбумажный документ (со всеми приложениями к документу, в случае их наличия)сотрудник отдела делопроизводства в результате сканирования (в форматах .tiffили .pdf одним файлом с черно-белым разрешением 300 dpi) переводит вэлектронный образ и загружает в РКК. При необходимости электронные образыприложений к документу прикрепляются как отдельные файлы. Конверты сканируютсятак, чтобы были видны и читались почтовые штемпели отправки и получения, изагружаются в РКК соответствующего документа.

Документы,поступившие от сторонних организаций по электронной почте, сканированию неподлежат и загружаются в РКК в том формате, в котором поступили вПравительство.

3.1.6. Несоздаются и не загружаются в СЭДО электронные образы книг, проспектов,склеенных брошюр, а также документов:

с пометкой «Дляслужебного пользования»;

содержащихперсональные данные;

нотариальнозаверенных, а также сшитых, заверенных подписью и печатью организации.

Такие документыпередаются с нарочным исполнителю, о чем делается отметка во вкладке «Журнал»РКК.

3.1.7. Сотрудникотдела делопроизводства, ответственный за регистрацию корреспонденции,выполняет в СЭДО передачу получателям зарегистрированного документа в деньрегистрации. Задания для каждого получателя формируются автоматически.

3.1.8. Документына иностранных языках, поступившие в Правительство, направляются в деньпоступления в Департамент экономического развития и торговли Ивановской областидля перевода на русский язык.

Документ сприложенным текстом перевода подлежит возврату в отдел делопроизводства непозднее 5 календарных дней со дня направления в Департамент экономическогоразвития и торговли Ивановской области.

3.1.9. Впервоочередном порядке регистрируются документы, носящие срочный характер.

Документы спометками «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» регистрируютсяотделом делопроизводства и направляются на рассмотрение соответствующимзаместителям Председателя Правительства незамедлительно, а также по электроннойпочте начальнику УКК (или сотруднику, ответственному за делопроизводство) всоответствии с компетенцией. Аналогичные документы, поступившие на имяГубернатора, направляются отделом контроля по электронной почте: начальнику УККв соответствии с компетенцией и руководителю секретариата Губернатора.

Документы,поступившие на имя Губернатора, заместителей Председателя Правительства,руководителя аппарата, в адрес Правительства и структурных подразделений,сотрудников аппарата Правительства, регистрируются отделом делопроизводства вдень поступления. Документы, поступившие в будние дни после 18 часов 00 минут,а также в выходные и праздничные дни, регистрируются на следующий рабочий день.

3.1.10. Запросыв адрес Правительства, где обозначены два и более вопроса, относящиеся ккомпетенции разных заместителей Председателя Правительства, руководителя аппарата,структурных подразделений, сотрудников аппарата Правительства после регистрациинаправляются в отдел контроля для подготовки резолюции Губернатора.

3.1.11. Всеприглашения на имя Губернатора направляются в управление протокола и в отделконтроля для подготовки резолюции Губернатора.

Приглашения вадрес Губернатора, имеющие срочный характер и (или) требующие личного участияГубернатора, направляются по СЭДО руководителю секретариата Губернатора,начальнику управления протокола, начальнику отдела контроля. Сотрудник отделаделопроизводства, ответственный за регистрацию корреспонденции, в течение 10минут с момента получения указанных приглашений направляет информацию об ихпоступлении руководителю секретариата Губернатора по электронной почте и информируетпо телефону начальника управления протокола и начальника отдела контроля.

3.1.12.Приглашения, которые не адресованы Губернатору, направляются заместителямПредседателя Правительства в соответствии с распределением обязанностей,руководителю аппарата, руководителям структурных подразделений, в соответствиис их компетенцией.

3.1.13. Вседокументы, адресованные Губернатору, передаются в отдел контроля для подготовкипроектов резолюций Губернатора.

3.1.14. Судебныеповестки, иски, судебные извещения направляются в главное правовое управлениеПравительства для подготовки резолюции руководителя аппарата.

3.1.15.Документы с сообщениями о проведении публичных мероприятий принимаютсясотрудником отдела делопроизводства с обязательным проставлением отметки о датеи точном времени поступления документа и после регистрации направляются по СЭДОв день поступления в Департамент внутренней политики Ивановской области иуправление региональной безопасности Правительства для организации работы.

3.1.16.Корреспонденция издательств по вопросам организации подписки на журналы игазеты направляется в день поступления в управление пресс-службы Правительства.Обращения издательств с предложениями об организации интервью, о размещениипубликаций о регионе направляются в управление пресс-службы Правительства иотдел контроля.

3.1.17.Нормативные правовые акты Президента Российской Федерации, ПравительстваРоссийской Федерации направляются в день поступления в главное правовоеуправление Правительства для подготовки резолюции руководителя аппарата.

3.1.18.Доверенности на представление интересов Губернатора или Правительства в судахрегистрируются в отделе делопроизводства и передаются получателю с нарочным.

3.1.19.Протесты, требования, представления прокуратуры Ивановской области, Ивановскоймежрайонной природоохранной прокуратуры, адресованные Губернатору, направляютсяв отдел контроля для подготовки резолюции Губернатора и в главное правовоеуправление Правительства для сведения.

Протесты,требования, представления прокуратуры Ивановской области, Ивановскоймежрайонной природоохранной прокуратуры, адресованные заместителям ПредседателяПравительства, руководителю аппарата, направляются на рассмотрениесоответствующим заместителям Председателя Правительства, руководителю аппаратаи в главное правовое управление Правительства  для сведения.

3.1.20.Информация о правовых актах, подлежащих включению в регистр муниципальныхправовых актов Ивановской области, передается в главное правовое управлениеПравительства для организации дальнейшей работы.

3.1.21.Согласованные Губернатором ходатайства о награждении почетными грамотами,благодарственными письмами Губернатора передаются руководителю аппарата дляорганизации рассмотрения.

 

3.2.           Работас внутренними документами

 

3.2.1.Внутренние документы аппарата Правительства (письма, доклады) регистрируютсяотделом делопроизводства.

3.2.2.Внутренняя переписка с участниками СЭДО (аппарат Правительства, ИОГВ)осуществляется исключительно в СЭДО без использования бланков.

3.2.3. Послеподписания внутреннего документа сотрудник, ответственный за делопроизводство всоответствующем структурном подразделении, сотрудник аппарата Правительствасоздает РКК, электронную копию документа и прикрепляет ее к РКК внутреннегодокумента в СЭДО.

3.2.4. Приподготовке внутренних документов на имя Губернатора во исполнение порученийГубернатора исполнитель прикрепляет к РКК также версию документа в форматеWord. При отсутствии файла в формате Word документ может быть возвращен отделомделопроизводства исполнителю без регистрации.

3.2.5. РККвнутреннего документа направляется на регистрацию в отдел делопроизводства.

Сотрудник отделаделопроизводства, ответственный за регистрацию внутренних документов,присваивает регистрационный номер в режиме ручной нумерации. Инициативнымдокументам присваиваются новые номера в соответствии с утвержденнойноменклатурой дел Правительства на текущий год. После регистрации РККпередается получателю в соответствующую папку СЭДО.

3.2.6.Полученный адресатом внутренний документ не подлежит повторной регистрации вСЭДО. В его РКК делаются отметки – о принятии (взятии) в работу, об указанияхпо исполнению документа (резолюциях), об исполнении.

3.2.7. Принеобходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, который такжеподлежит регистрации в СЭДО.

3.2.8. Протоколысовещаний у Губернатора, заседаний консультативных и совещательных органов,создаваемых Губернатором и Правительством совещаний, подписываютсясоответствующими руководителями и передаются в отделделопроизводства для регистрации, а в случае, если протокол необходимонаправить в организацию, не входящую в состав участников СЭДО, для копирования,заверения копий протокола и последующей рассылки.

Оригиналыпротоколов передаются на архивное хранение в отдел делопроизводства.

 

3.3.           Согласование,регистрация и отправка исходящей корреспонденции

 

3.3.1. Исходящиедокументы направляются централизованно отделом делопроизводства посредствомпочтовой, фельдъегерской связи, по факсу или с нарочным, по электронным каналамсвязи: МЭДО, ЕСЭД, по электронной почте (при необходимости).

3.3.2. Исходящимномером для ответа на входящий документ является регистрационный номерсоответствующего входящего документа.
При регистрации в СЭДО – вводится в режиме ручной нумерации.

3.3.3.Инициативным письмам при регистрации в СЭДО автоматически присваиваетсярегистрационный номер исходящего документа в соответствии с номенклатурой дел.

3.3.4. Исходящиеписьма, направляемые в сторонние организации без использования СЭДО, принимаютсядля отправки: в случае направления документа одному адресату – в 1 экземпляре,в случае направления нескольким адресатам – в том количестве экземпляров,которое соответствует количеству адресатов в документе. При направлениидокумента в несколько адресов прикладывается указатель рассылки.

3.3.5. Приподготовке исходящего документа сотрудник, ответственный за делопроизводство вструктурном подразделении, создает в СЭДО РКК, добавляет файл во вкладку«Версию файлов» и формирует маршрут согласования документа.

3.3.6.Согласующее лицо при поступлении задания на согласование должен просмотретьвложенные в РКК файлы, при необходимости внести правки в текст документа илиприкрепить ответный файл. Замечания могут быть внесены в текстовом виде вкарточке задания на согласование.

3.3.7. В случаеналичия однозначных, небольших по объему замечаний по проекту исходящегодокумента правки вносятся в текст файла документа (с выделением этих правок потексту). Созданная в автоматическом режиме версия файла документа должна бытьподписана согласующим лицом.

3.3.8.Значительные по объему или требующие пояснений замечания излагаются в отдельномфайле и прикрепляются как ответный файл в карточке задания на согласование.

3.3.9. Послепросмотра (корректировки) файлов согласующее лицо проставляет отметку опринятом решении (согласовано или не согласовано) для каждого файла документа.При отказе в согласовании проставляется виза «не согласовано». При согласии ссодержанием проекта исходящего документа (в том числе при наличии несущественныхзамечаний) проставляется виза «согласовано».

3.3.10.Согласованный файл должен быть подписан согласующим лицом. Лицо, подписывающеедокумент, должно быть указано последним в списке согласующих с типом подписи«утверждение».

3.3.11. Послепринятия решения по каждому файлу согласующее лицо помечает задание какисполненное.

3.3.12. Послезавершения согласования исполнитель вносит замечания и правки в новую версиюфайлов и запускает новый маршрут согласования.

3.3.13. Послетого как документ будет согласован без замечаний всеми согласующими, сотрудник,ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, назначаетсогласованную версию файлов финальной и направляет документ для регистрации иотправки в отдел делопроизводства.

3.3.14. В РКК должныбыть заполнены следующие обязательные поля: вид документа, содержание, котороедолжно соответствовать заголовку документа, исполнитель, должностное лицо,подписывающее документ, способ доставки, количество страниц.

3.3.15. К РККдолжны быть прикреплены файлы документа и его приложений (при наличии),электронный образ визового экземпляра документа (при согласовании на бумажномносителе). В случае большого объема документа допустимо раздельное сканированиеосновного документа и его приложений. При этом файл основного документа(сопроводительного письма) должен следовать первым в перечне файлов,прикрепленных к РКК. Приложения к документу должны быть прикреплены в порядкеих нумерации.

3.3.16. В РККпри необходимости исполнитель вводит комментарии к составу файлов илисодержанию документа в поле «Комментарии».

3.3.17. Еслидокумент связан с другими документами (входящим запросом, распорядительнымдокументом и т.д.), РКК которых уже созданы в СЭДО, исполнитель устанавливаетсвязи документа с этими РКК.

3.3.18.Сотрудник отдела делопроизводства, ответственный за регистрацию исходящихдокументов, при получении оригинала исходящего документа и описи (при наличииприложений в письме) проверяет наличие всех необходимых реквизитов документа,правильность оформления документа и РКК, сверяет комплектность документа сописью и присваивает ему регистрационный номер.

3.3.19. Приотправке документов проверяется наличие:

адреса синдексом;

исходящегономера и даты;

заголовка кписьму;

отметки обисполнителе;

указанных в текстеприложений;

подписи надокументе.

3.3.20.Сотрудник отдела делопроизводства, ответственный за регистрацию исходящихдокументов, в случае нарушения порядка оформления служебных документов илиотсутствия документов, указанных в описи, вправе вернуть документ исполнителюдля устранения указанных нарушений.

3.3.21.Документы, подлежащие отправке, обрабатываются централизованно в отделеделопроизводства и отправляются в день их регистрации или не позднее следующегорабочего дня.

3.3.22. Приотправке документа посредством почтовой связи в отделе делопроизводстваосуществляются конвертирование документа с указанием адреса, взвешивание,маркирование, заклеивание и передача на отправку в местное отделение связи.

На заказнуюкорреспонденцию (документы с пометкой «Для служебного пользования» и др.)составляются реестры. После отправки документов реестры с отметками почтовогоотделения связи возвращаются в отдел делопроизводства.

3.3.23. Отправкадокументов, адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации,Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации,Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и ГосударственнуюДуму Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности РоссийскойФедерации, Счетную палату Российской Федерации, иные федеральные органыисполнительной власти, органы государственной власти субъектов РоссийскойФедерации осуществляется фельдъегерской связью и (или) по каналу МЭДО. Проверкафакта передачи, регистрации или отказа в регистрации документа, отправленногопо каналу МЭДО, осуществляется уполномоченным сотрудником отделаделопроизводства во вкладке «Журнал МЭДО» РКК исходящего документа.

3.3.24.Документы для отправки фельдъегерской связью, поступившие в отделделопроизводства до 15 часов 00 минут, направляются в день поступления.Документы для отправки фельдъегерской связью, поступившие в отделделопроизводства после 15 часов 00 минут, направляются на следующий рабочийдень.

3.3.25. Приотправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертирование суказанием адреса, заклеивание, составление реестра на документы и передачасотруднику фельдъегерской службы.

3.3.26. Отправкадокументов по каналам факсимильной связи осуществляется структурнымиподразделениями самостоятельно, отделом делопроизводства – при необходимости.

При передачедокументов по каналам факсимильной связи объем передаваемого документа (текста,схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата A4 шрифтомчерного цвета, не должен превышать 5 листов.

 

4. Порядокработы с документами, адресованными Губернатору,
и доведение поручений до исполнителей

 

4.1. Надокументы, поступившие в адрес Губернатора, сотрудники отдела контроля готовятпроекты резолюций Губернатора.

Документы сподготовленными проектами резолюций Губернатора передаются начальником отделаконтроля руководителю секретариата Губернатора для рассмотрения Губернатором.Перечень документов, которые рассматриваются непосредственно Губернатором,указан в Приложении 4 к настоящему Порядку.

4.2. Сотрудникиотдела контроля вправе направлять документы ответственным исполнителям доутверждения резолюций Губернатором в целях предотвращения нарушения сроков ихрассмотрения.

4.3. Срокиподготовки проектов резолюций Губернатора:

в тот же день надокументы, поступившие в отдел контроля до 17 часов 00 минут;

до 10 часов 00минут следующего рабочего дня на документы, поступившие в отдел контроля после17 часов 00 минут;

в течение 1 часас момента поступления в отдел контроля на документы, содержащие указание«срочно», «весьма срочно», «вручить немедленно».

В случаенеобходимости получения отделом контроля дополнительной информации попоступившему документу срок подготовки проекта резолюции может быть продлен посогласованию с руководителем секретариата Губернатора.

4.4. Приподготовке проекта резолюции Губернатора учитывается распределение обязанностеймежду заместителями Председателя Правительства, полномочия руководителяаппарата, ИОГВ, задачи и функции структурных подразделений.

4.5. РезолюцииГубернатора могут оформляться им от руки на самом документе, на бланкеГубернатора формата А5 и А6 за его подписью либо в СЭДО.

РезолюцииГубернатора в СЭДО утверждает Губернатор либо руководитель секретариатаГубернатора по его поручению или лицо, его официально замещающее.

4.6. Поручения,содержащиеся в резолюциях Губернатора, являются обязательными для исполнения.Персональную ответственность за исполнение поручения Губернатора несетдолжностное лицо, указанное в резолюции Губернатора первым, либо должностноелицо, указанное в качестве ответственного исполнителя.

4.7. Приподготовке проектов резолюций Губернатора в СЭДО сотрудники отдела контроля вобязательном порядке:

указываютответственного исполнителя;

текст порученияизлагают последовательно и четко;

указываютфамилию и инициалы должностного лица, утверждающего резолюцию.

Принеобходимости в проекте резолюции Губернатора указывается: срок исполнения,проверяющий сотрудник, необходимость представления отчета или документа воисполнение, признак контроля, отметка о контроле в РКК.

4.8. Фамилия,имя и отчество сотрудника, подготовившего проект резолюции Губернатора,фиксируются в СЭДО автоматически.

При оформлениирезолюции Губернатора на бланке указываются фамилия и инициалы сотрудника,подготовившего проект резолюции Губернатора.

4.9. Документы сподписанными Губернатором от руки резолюциями передаются в отделделопроизводства для оформления резолюции в СЭДО и постановки на контроль.

4.10. Изменениеответственного исполнителя и состава соисполнителей по документам во исполнениепоручений Губернатора осуществляется на основании резолюции руководителясекретариата Губернатора.

Предложения собоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя представляютсяруководителю секретариата Губернатора в течение 2 рабочих дней с датыпоступления исполнителю поручения Губернатора, а по срочным и оперативнымпоручениям – незамедлительно.

4.11. Заданиядля каждого исполнителя создаются автоматически при утверждении резолюцииГубернатора в СЭДО.

 

5. Работа сдокументами в структурных подразделениях

 

5.1. Настоящийраздел регламентирует организацию работы с документами в СЭДО:

заместителейПредседателя Правительства, руководителя аппарата, в том числе по исполнениюпоручений Губернатора;

руководителей исотрудников структурных подразделений, в том числе по исполнению порученийруководителя аппарата.

5.2. Документы ипоручения лицам, указанным в пункте 5.1, поступают по СЭДО или на бумажномносителе.

В случае еслидокумент или поручение распределены ошибочно, лица, указанные в пункте 5.1настоящего Порядка в течение 2 рабочих дней содня получения возвращают их сотрудникам отдела делопроизводства с пояснениямипричин возврата и указанием должностного лица, в компетенцию которого входитрассмотрение вопросов, обозначенных в документе. В случае если ошибочнонаправленные на исполнение документ или поручение носят срочный характер, ихвозврат с соответствующими пояснениями осуществляется незамедлительно.

5.3. Сотрудник,ответственный за делопроизводство в УКК, получает поступившие на исполнениезаместителю Председателя Правительства документы и поручения, докладывает о нихначальнику УКК. В первую очередь обрабатываются документы с отметками,свидетельствующими о срочности их исполнения.

5.4. Принеобходимости сотрудник УКК осуществляет подготовку проектов резолюцийзаместителя Председателя Правительства и передает их на согласование начальникуУКК.

Резолюции могутоформляться от руки на самом документе, на бланке заместителя ПредседателяПравительства формата А6, либо в СЭДО.

5.5. Резолюциизаместителей Председателя Правительства в СЭДО утверждают заместителиПредседателя Правительства или начальники УКК по их поручению либо лица, ихофициально замещающие.

5.6. ЗаместительПредседателя Правительства, которому поступил документ, может запрашиватьнеобходимую информацию по вопросам, обозначенным в документе у главмуниципальных районов и городских округов Ивановской области, а также в целяхоперативности непосредственно у руководителей ИОГВ, не входящих в состав возглавляемогоКомплекса областного управления, с информированием курирующего заместителяПредседателя Правительства в СЭДО.

5.7. Надокументы, поступившие на исполнение руководителю аппарата, сотрудник аппаратаПравительства, ответственный за делопроизводство руководителя аппарата, готовитпроекты резолюций руководителя аппарата.

Резолюции могутоформляться от руки на самом документе, на бланке руководителя аппарата форматаА6 либо в СЭДО.

5.8. Резолюциируководителя аппарата в СЭДО утверждает руководитель аппарата или сотрудникаппарата Правительства, ответственный за делопроизводство, по его поручению,либо лица, их официально замещающие.

5.9. В резолюциидолжны быть определены следующие реквизиты: перечень исполнителей, текстпоручения, фамилия и инициалы должностного лица, подписывающего и/илиутверждающего резолюцию.

Принеобходимости определяются дополнительные реквизиты: ответственный исполнитель,срок исполнения, признак контроля, проверяющий сотрудник.

Фамилия иинициалы сотрудника, подготовившего проект резолюции, фиксируются в СЭДОавтоматически.

Задания длякаждого исполнителя, указанного в резолюции, создаются автоматически послеутверждения резолюции в СЭДО.

5.10. Документыпередаются исполнителям согласно поручению руководителя, о чем сотрудник,ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, делаетсоответствующие отметки в РКК.

5.11. Приотсутствии в резолюции отметки «ответственный», ответственным за исполнениепоручений, содержащихся в резолюции, считается исполнитель, указанный в спискепервым.

5.12.Ответственный исполнитель организует работу по выполнению поручения согласнорезолюции и несет персональную ответственность за его исполнение.

5.13.Соисполнители по резолюции представляют в течение первой половины контрольногосрока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки непозднее чем за 3 рабочих дня до истечения установленного срока исполнениядокумента (поручения) либо в срок, установленный ответственным исполнителем врамках конечного срока исполнения документа (поручения).

5.14. По итогамработы с документом ответственный исполнитель готовит проект решения с учетомпредложений соисполнителей (если в поручении не указано иное), которыйвизируется исполнителем и руководителем структурного подразделения.

5.15. При необходимости продления срока исполненияпоручения, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 календарных дня доистечения срока исполнения направляет в адрес инициатора поручения справку(служебную записку) с обоснованием необходимости продления срока ипредложениями о новом сроке исполнения.

Продление срокаисполнения поручения допускается не более двух раз.

5.16. Оригиналыдокументов, работа с которыми завершена,
в 10-дневный срок передаются в отдел делопроизводства для формирования дел всоответствии с утвержденной номенклатурой дел Правительства.

5.17. Припоступлении в СЭДО задания, не требующего документа во исполнение илипредоставление отчета об исполнении, исполнитель после ознакомления проставляетв РКК отметку об исполнении либо создает и утверждает в СЭДО резолюцию онаправлении данного документа для сведения заинтересованным лицам.

5.18. Исполнениезаданий в СЭДО осуществляется в порядке, установленном разделом 6 настоящегоПорядка.

 

6. Контроль исполнения документов (поручений) иправовых актов

 

6.1. Контрольсроков исполнения поручений Губернатора осуществляет уполномоченный сотрудникотдела делопроизводства.

Контрольисполнения поручений заместителя Председателя Правительства осуществляетсотрудник УКК, ответственный за делопроизводство.

Контрольисполнения поручений руководителя аппарата осуществляет сотрудник аппаратаПравительства, ответственный за делопроизводство руководителя аппарата.

6.2. Дляконтроля исполнения документов (поручений) устанавливаются следующие сроки:

1 календарныйдень со дня регистрации документа – для документов с пометкой«Незамедлительно»;

3 календарныхдня со дня регистрации документа – для документов с пометкой «Срочно»;

не более 7календарных дней со дня регистрации документа – для документов с пометками «Ввозможно короткие сроки», «В максимально сжатые сроки»;

не более 10календарных дней со дня регистрации документа – для документов с пометкой«Оперативно»;

не более 25календарных дней со дня регистрации документа – для документов без указаниясрока;

конкретная дата– для документов, в поручениях к которым или в самих документах установленконкретный срок.

День регистрациидокумента считается первым днем течения срока исполнения.

6.3. Запросычленов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатовГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатовдругих уровней подлежат рассмотрению не позднее 25 календарных дней со днярегистрации документа в Правительстве.

6.4.Парламентские запросы подлежат рассмотрению не позднее 15 календарных дней содня регистрации документа в Правительстве.

6.5. Запросыуполномоченных Российской Федерации и Ивановской области по правам человека,правам ребенка и по защите прав предпринимателей подлежат рассмотрению в срокне более 14 календарных дней со дня регистрации документа в Правительстве.

6.6.Представления органов прокуратуры подлежат безотлагательному рассмотрению. Орезультатах рассмотрения в органы прокуратуры сообщается в письменной форме непозднее 30 календарных дней со дня регистрации документа в Правительстве.

6.7. Протесты,требования прокурора подлежат обязательному рассмотрению с направлением ответав письменной форме не позднее 10 календарных дней со дня регистрации документав Правительстве, если в протесте, требовании не установлен иной срок егорассмотрения.

6.8. Заключенияуправления Министерства юстиции Российской Федерации по Ивановской области порезультатам проведения правовой экспертизы правовых актов подлежат рассмотрениюне позднее 30 календарных дней со дня регистрации документа в Правительстве.

6.9.Представления Счетной палаты Российской Федерации подлежат рассмотрению втечение 20 календарных дней со дня регистрации документа в Правительстве или вуказанный в представлении срок.

6.10. Требования (запросы, поручения)Следственного комитета Российской Федерации, предъявленные при проверкесообщения о преступлении, проведении предварительного расследования или осуществлениидругих полномочий обязательны для исполнения незамедлительно или в указанный втребовании (запросе, поручении) срок.

6.11. Документы,указанные в пунктах 6.3 – 6.10 настоящего Порядка, являются контрольнымидокументами. В РКК всех контрольных документов проставляется признак «Внешнегоконтроля». Срок внешнего контроля такого документа определяется сроком,указанным в его тексте, а при отсутствии указания составляет 25 календарныхдней со дня регистрации документа в Правительстве.

6.12. Доклады Президенту Российской Федерации, требующиеподписания их Губернатором, представляются на подпись Губернатору в срок непозднее чем за 30 дней календарных дней до истечения установленного в документесрока исполнения, если иное не указано в поручении Губернатора по контрольномудокументу.

Иные срокиустанавливаются по решению руководителя аппарата.

6.13. Доклады вПравительство Российской Федерации, полномочному представителю Президента РоссийскойФедерации в Центральном федеральном округе, требующие подписания их Губернатором,представляются на подпись Губернатору в срок не позднее чем за 10 календарныхдней до истечения установленного в документе срока исполнения, если иное неуказано в поручении по контрольному документу.

6.14. Если последнийдень срока исполнения контрольного документа или поручения по нему приходитсяна нерабочий день, то документ (поручение) подлежит исполнению не позднеерабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

6.15. Дляконтрольных документов (поручений) со сроком исполнения менее 10 календарныхдней предложения о переносе срока исполнения представляются не позднее чем за 1календарный день до истечения первоначально установленного срока.

6.16. В РКК всехвходящих документов, по которым требуется направление ответа автору, проставляетсяпризнак «Внешнего контроля» и устанавливается срок 25 календарных дней со днярегистрации документа в Правительстве.

6.17. Принеобходимости продления срока внешнего контроля по входящему документу в адресего автора направляется промежуточный ответ суказанием срока направления окончательного ответа. Срок направленияокончательного ответа не может превышать 50 календарных дней со дня регистрациидокумента в Правительстве.

6.18. Припереносе срока направления ответа по входящему документу или доклада поконтрольному документу уполномоченный сотрудник отдела делопроизводства делаетв РКК отметку о новом сроке внешнего контроля с указанием в комментарияхпричины переноса срока.

6.19. Соблюдениесроков внешнего и (или) централизованного контроля по всем документам,направленным заместителям Председателя Правительства напрямую или с поручениемГубернатора, обеспечивается указанными должностными лицами, которые несутперсональную ответственность за их исполнение.

6.20. Контрольисполнения правового акта обеспечивают заместители Председателя Правительства,на которых возложен контроль за исполнением правового акта в тексте правовогоакта.

6.21. Срокисполнения правового акта в целом определяется по самому позднему срокуисполнения, предусмотренному в правовом акте.

6.22. В случаеесли в правовом акте не определены сроки исполнения его положений, то срокомисполнения правового акта в целом считается один год с момента подписанияправового акта. Отчет о ходе исполнения правовых актов со сроком исполненияболее года представляется один раз в год.

6.23. Отчет обисполнении правового акта направляется Губернатору до истечения срокаисполнения правового акта в целом заместителем Председателя Правительства, накоторого возложен контроль по исполнению правового акта в целом, илиуполномоченным им лицом. Отчет должен содержать анализ исполнения правовогоакта и предложения по его дальнейшему исполнению и контролю.

6.24. Отчеты обисполнении правовых актов регистрируются в СЭДО отделом делопроизводства ипередаются в отдел контроля.

Отдел контроляодин раз в полугодие готовит и направляет руководителю аппарата предложения оснятии правовых актов с контроля либо принятии дополнительных мер в целяхреализации правовых актов.

6.25. Дляпродления срока исполнения правового акта в целом, заместитель ПредседателяПравительства, на которого возложен контроль по исполнению правового акта вцелом, представляет в адрес Губернатора обоснование необходимости продлениясрока.

6.26. Решение опродлении срока исполнения правовых актов, контроль по которым закреплен заГубернатором, принимает Губернатор или руководитель аппарата по согласованию сГубернатором.

 

7. Снятиедокумента (поручения) с контроля

 

7.1. Снятиепоручений с централизованного контроля и документов с внешнего контроля в СЭДОосуществляется уполномоченным сотрудником отдела делопроизводства.

7.2. Снятиепоручений с централизованного контроля осуществляется путем проставления вкарточке задания исполнителя отметки о приемке результатов выполнения заданияпо каждому пункту резолюции в следующих случаях:

документальногоподтверждения фактического выполнения поручения;

утверждения(подписания) резолюции должностного лица, дававшего поручение, либо лица, егоофициально замещающего, о снятии поручения с контроля;

принятия отчетаоб исполнении поручения, представленного ответственным исполнителем;

регистрацииправовых актов (если поручение заключалось в подготовке данных правовых актов).

7.3. Основаниемдля снятия документа с внешнего контроля в СЭДО является направление ответа авторуна входящий документ или доклада по контрольному документу, оформленного изарегистрированного как исходящий «документ во исполнение».

7.4. В случаевыявления недостатков при исполнении поручения и (или) несоответствия«документа во исполнение» требованиям делопроизводства, уполномоченныйсотрудник отдела делопроизводства возвращает на доработку исполнителю заданиеили «документ во исполнение». При этом делается отметка в карточке задания исполнителя с указанием причинвозврата.

7.5. Датойснятия поручения с централизованного контроля в СЭДО считается датафактического исполнения поручения, что подтверждается направлением задания наснятие с контроля.

Датой снятиядокумента с внешнего контроля считается дата предоставления последнейправильной версии документа во исполнение.

7.6. Документы и(или) поручения, ответы и (или) доклады по которым носят периодическийхарактер, после предоставления очередного доклада или ответа возвращаютсяисполнителю для дальнейшей работы.

7.7. Правовыеакты снимаются с контроля в СЭДО на основании соответствующей резолюцииГубернатора или руководителя аппарата либо в случае признания правового актаутратившим силу.

 

8. Формированиеотчетности об исполнении документов (поручений)

 

8.1.Руководитель аппарата может проводить совещания по исполнительской дисциплине ваппарате Правительства с участием сотрудников УДО, на которые приглашаютсяответственные исполнители (или уполномоченные ими лица), допустившие нарушениесроков исполнения документов (поручений).

8.2. Попоручению руководителя аппарата уполномоченный сотрудник отделаделопроизводства формирует отчет по неисполненным или исполненным с нарушениемсрока документам (поручениям) за период, указанный руководителем аппарата илиначальником УДО.

8.3. Отчет понеисполненным или исполненным с нарушением срока документам (поручениям) вкачестве приложения к приглашению на совещание по исполнительской дисциплине ваппарате Правительства направляется ответственному исполнителю.

8.4. В целяхосуществления упреждающего контроля уполномоченным сотрудником отделаделопроизводства еженедельно формируются перечни поручений Губернатора, а такжеперечни документов, находящихся на внешнем контроле, со сроком исполнения до 10 дней от даты формирования перечней.

Перечнинаправляются руководителям структурных подразделений, по СЭДО для организацииконтроля и исполнения.

 

9.Копировально-множительные работы

 

9.1. Выполнениекопировально-множительных работ в Правительстве производится централизованно вотделе делопроизводства.

9.2. Снятие копийс входящих и исходящих документов производится только после регистрациидокументов.

9.3.Копированию не подлежат не разброшюрованные материалы (кроме нотариальнозаверенных) и документы, текст в которых не поддается прочтению.

9.4.Изготовление небольших по объему и тиражу копий документов может осуществлятьсяна копировальной технике, установленной непосредственно в структурныхподразделениях.

9.5.Изготовление цветных и/или больших по объему копий документов осуществляетсяотделом делопроизводства.

 

10.Формирование документов в дела и их хранение.

Уничтожениедокументов и дел с истекшими сроками хранения

 

Формированиедел, их хранение, справочная работа и уничтожение документов и дел с истекшимисроками хранения организуются в Правительстве в соответствии с Перечнем типовыхуправленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельностигосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций, суказанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культурыРоссийской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовыхуправленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельностигосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций», суказанием сроков хранения», Правилами организации хранения, комплектования,учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов в органах государственной власти, органах местногосамоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры РоссийскойФедерации от 31.03.2015 № 526, приказом руководителя аппарата от 13.01.2012 №1-од, номенклатурами дел Правительства, утвержденными руководителем аппаратаежегодно.

 

11. Работа с обращениями и запросами граждан вПравительстве

 

11.1. Поступление и регистрация обращений и запросов граждан

 

11.1.1. Отдел поработе с обращениями граждан организует централизованный учет и обеспечиваетсвоевременное рассмотрение обращений и запросовграждан в Правительстве.

11.1.2. Письменныеобращения и запросы граждан, поступившие на имяГубернатора, в адрес Правительства или заместителей Председателя Правительства,руководителя аппарата по почте, телеграфной связи, информационным системамобщего пользования, с нарочным, принятые на личном приеме в Правительстве, атакже переданные сотрудникам УДО во время их командировок, регистрируются втечение 3 календарных дней со дня поступления.

11.1.3 . Регистрацию и передачу получателям обращений и запросовграждан, поступивших на имя Губернатора, в адрес Правительства, заместителейПредседателя Правительства, руководителя аппарата, структурных подразделенийосуществляет отдел по работе с обращениями граждан в СЭДО.

Дляобращений и запросов граждан, входящих, внутренних, исходящих документов,связанных с рассмотрением обращений и запросов граждан, подразделениемрегистратора в СЭДО указывается «Обращения граждан Ивановской области».

11.1.4.Для регистрации обращений и запросов граждан в СЭДО создается РКК входящегодокумента с видом документа «Обращения граждан».

Вовкладке РКК «Данные» заполняются все поля, за исключением «Количествоэкземпляров» и «Номер пакета». Постановке на внешний контроль подлежат всеобращения и запросы граждан, за исключением тех, в которых не указан адрес длянаправления ответа, уведомления о переадресации обращения или запроса.

Во вкладке РКК «Связи»устанавливаются связи с обращениями и запросами гражданина, ранеезарегистрированными в Правительстве.

Во вкладке РКК «Файлы»загружается электронный образ обращения или запроса гражданина. В случае необходимостизагружаются файлы-приложения в электронной форме.

Во вкладке РКК «РеквизитыОГ» в обязательном порядке заполняются поля «Форма обращения», «Характеробращения», «Частота обращения», « UIN »(в случае поступления обращения через «Общественную приемную» на официальномсайте Правительства в сети Интернет). Остальные поля заполняются принеобходимости.

 

11.2. Рассмотрение обращений и запросовграждан

 

11.2.1. Обращения и запросыграждан в Правительстве рассматриваются в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ, Федеральным законом №8-ФЗ, Законом Ивановской области от 31.01.2012 № 4-ОЗ «О дополнительныхгарантиях права граждан на обращение в Ивановской области».

11.2.2. На рассмотрениеГубернатору по СЭДО передаются коллективные обращения и запросы граждан, вкоторых содержатся вопросы, носящие резонансный характер и затрагивающиеинтересы большой группы населения региона.

11.2.3. Проекты резолюцийГубернатора по обращениям и запросам граждан готовит отдел по работе собращениями граждан. Работа с резолюциями Губернатора по обращениям и запросамграждан осуществляется в соответствии с порядком, установленным в разделе 5настоящего Порядка, при этом отдел по работе с обращениями граждан обладаеттеми же правами, что и отдел контроля.

11.2.4. Обращения и запросыграждан, не относящиеся к компетенции Губернатора или Правительства, в течение7 календарных дней со дня регистрации документанаправляются по СЭДО путем утверждения резолюцииГубернатора, заместителей Председателя Правительства, руководителя аппарата,начальника УДО в адрес соответствующих руководителей ИОГВ, органов местного самоуправления муниципальныхобразований Ивановской области. Утвержденное в СЭДО поручение о рассмотренииобращения или запроса гражданина и направлении ответа автору считаетсясопроводительным письмом к обращению или запросу гражданина.

11.2.5. Для направленияобращений и запросов граждан на рассмотрение в территориальные органыфедеральных органов власти, иные органы и организации, не являющиесяучастниками СЭДО, оформляются сопроводительные письма за подписью заместителейПредседателя Правительства, руководителя аппарата или начальника УДО либо лиц,их официально замещающих, на соответствующем бланке.

11.2.6. Допускаетсяоформление резолюции заместителей Председателя Правительства, руководителяаппарата на соответствующем бланке формата А6 в адрес руководителя органа,организации. В данном случае резолюция считается сопроводительным письмом кобращению.

11.2.7. Уведомления оперенаправлении обращений или запросов граждан, оформленные на бланках аппаратаПравительства формата А4, подписываются начальником УДО или лицом, егоофициально замещающим.

11.2.8. Ответы на обращенияи запросы граждан, рассмотренные в Правительстве, в том числе по поручениюГубернатора, подписываются заместителями Председателя Правительства,руководителем аппарата, руководителями структурных подразделений либо лицами,их официально замещающими.

 

11.3. Контроль по обращениям и запросамграждан

 

11.3.1. Контроль исполненияпоручений Губернатора, руководителя аппарата, начальника УДО по обращениям изапросам граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.

11.3.2. Контроль исполненияпоручений заместителей Председателя Правительства по обращениям и запросамграждан осуществляют соответствующие УКК.

11.3.3. В целяхосуществления упреждающего контроля по обращениям и запросам граждан:

при регистрации обращений изапросов граждан в РКК устанавливается срок внешнего контроля, который не можетпревышать
25 календарных дней со дня регистрации документа, при этом день регистрации документа считается первым днем течения срока;

отдел по работе собращениями граждан еженедельно формирует и направляет доступным способом(электронная почта, СЭДО, с нарочным) в УКК и/или органы местногосамоуправления муниципальных образований Ивановской области перечни обращений изапросов граждан, находящихся на внешнем и централизованном контроле в СЭДО иподлежащих исполнению в течение 7 календарных дней от даты формированияперечней.

11.3.4. Снятие с внешнего ицентрализованного контроля в СЭДО поручений Губернатора, заместителейПредседателя Правительства, руководителя аппарата, начальника УДО по обращениями запросам граждан, а также рассмотренных обращений и запросов гражданосуществляет отдел по работе с обращениями граждан.

11.3.5. ПорученияГубернатора, заместителей Председателя Правительства, руководителя аппарата илиначальника УДО по обращениям и запросам граждан снимаются с контроля послепредоставления ответственным исполнителем отчета об исполнении или копии направленногов адрес гражданина окончательного ответа на обращение или запрос.

11.3.6. Обращения и запросыграждан снимаются с контроля после направления окончательного ответа в адресгражданина.

11.3.7. Отдел по работе собращениями граждан вправе вернуть ответственному исполнителю ответ по обращению или запросу гражданина в адресвышестоящего органа или в адрес гражданина в случае необходимости корректировкиего содержания.

 

11.4. Регистрация и направлениеисходящих документов,
связанных с рассмотрением обращений и запросов граждан

 

11.4.1. Регистрацияисходящих документов, связанных с рассмотрением обращений и запросов гражданосуществляется отделом по работе с обращениями граждан.

11.4.2. Виды исходящихдокументов, связанных с рассмотрением обращений и запросов граждан:

уведомление в адресгражданина о переадресации его обращения или запроса (далее – уведомление);

сопроводительное письмо онаправлении обращения или запроса гражданина (копии обращения или запроса) длярассмотрения по компетенции (далее – сопроводительное письмо);

запросинформации – запрос информации, необходимой длярассмотрения обращений и запросов граждан;

ответ на обращение илизапрос гражданина (далее – ответ);

уведомление– сообщение гражданину, направившему Губернатору или в Правительство обращениеили запрос, о переадресации его обращения или запроса всоответствующий орган или соответствующему должностному лицу, направляемое на почтовой карточке или письмом на бланке(далее – уведомление).

11.4.3. Уведомление.

Подготовку уведомленийосуществляет отдел по работе с обращениями граждан.

Для регистрации уведомленияв СЭДО создается РКК исходящего документа с видом документа «Уведомление». Вовкладке РКК «Данные» заполняются все поля (за исключением поля «Категории»).Уведомлению присваивается регистрационный номер обращения или запросагражданина (соответствующее поле РКК редактируется сотрудником, ответственнымза регистрацию обращений самостоятельно).

Текст уведомления готовитсяисходя из текста поручения Губернатора, заместителя Председателя Правительства,руководителя аппарата, начальника УДО или сопроводительного письма,распечатывается на почтовой карточке формата А6 (наличие реквизита подписи непредусмотрено) или на бланке аппарата Правительства формата А4 и загружается вовкладке РКК уведомления «Файлы» в формате . pdf .

Уведомление, распечатанноена почтовой карточке, направляется по почтовому адресу или в форме электронногодокумента в формате . pdf на адресэлектронной почты, указанный в обращении или запросе гражданина, в течение 3календарных дней со дня направления обращения или запроса гражданина нарассмотрение по компетенции и до истечения 7 календарных дней со днярегистрации обращения или запроса гражданина в Правительстве. Допускаетсянаправление уведомлений на бланке аппарата Правительства формата А4.

В случае направленияуведомления в форме электронного документа, во вкладке РКК уведомления «Файлы»загружается также файл подтверждения отправки по электронной почте в формате . eml .

Номера уведомлений,направляемых по почте, вносятся в электронный реестр отправки корреспонденцииза текущую дату до передачи в отдел делопроизводства для отправки. Электронныйреестр хранится в отделе по работе с обращениями граждан в течение календарногогода.

Отправка уведомлений вформе электронных документов осуществляется отделом по работе с обращениями граждан с использованиемэлектронной почты: obrgr@ivanovoobl.ru.

Уведомления не направляются в случаепринятия обращений и запросов граждан крассмотрению в Правительстве.

11.4.4. Сопроводительныеписьма, запросы информации, ответы подписываются заместителями ПредседателяПравительства, руководителем аппарата, руководителями структурныхподразделений.

РКК исходящего документа вСЭДО для сопроводительных писем, запросов информации, ответов за подписьюзаместителей Председателя Правительства, руководителей структурныхподразделений оформляют сотрудники соответствующих структурных подразделений,ответственные за работу с обращениями граждан, и направляют на регистрацию вотдел по работе с обращениями граждан.

Оригинал сопроводительногописьма (с копией обращения или запроса гражданина), запроса информации, ответана обращение или запрос гражданина передается в отдел по работе с обращениямиграждан по описи через отдел делопроизводства.

Сотрудник отдела по работес обращениями граждан проверяет правильность оформления указанных в настоящемпункте исходящих документов, в случае необходимости заменяет копии обращений изапросов граждан на оригиналы, регистрирует в СЭДО РКК исходящих документов ипередает в отдел делопроизводства для отправки по почте, фельдъегерской связьюили с нарочным.

Отправка ответов наобращения и запросы граждан в форме электронного документа осуществляетсяотделом по работе с обращениями граждан сиспользованием адреса электронной почты: obrgr@ivanovoobl.ru.

В данном случае во вкладке РКК «Файлы»загружается также файл подтверждения отправки поэлектронной почте в формате . eml .

 

11.5. Регистрация и направление входящих и внутреннихдокументов,
связанных с рассмотрением обращений и запросовграждан

 

11.5.1. Регистрацию ипередачу в СЭДО входящих или внутренних документов,связанных с рассмотрением обращений и запросовграждан, осуществляет отдел по работе с обращениями граждан путем оформленияРКК входящего или внутреннего документа соответственно.

11.5.2. Входящему иливнутреннему документу, связанному с рассмотрением обращения или запросагражданина, присваивается регистрационный номер соответствующего обращения илизапроса гражданина путем ручного редактирования регистрационных данных.Дальнейшая обработка указанных документов осуществляется в порядке,установленном в разделах 3 и 4 настоящегоПорядка.

11.5.3. Виды входящихдокументов, связанных с рассмотрением обращений и запросов граждан:

отчеты органов местногосамоуправления муниципальных образований Ивановской области по исполнениюпоручений Губернатора, заместителей Председателя Правительства, руководителяаппарата или начальника УДО по обращениям и запросам граждан (поступают вПравительство по ЕСЭД);

информация по запросам илиответы на письма по рассмотрению обращений и запросов граждан, поступившие отиных органов и организаций на бумажном носителе.

11.5.4. Виды внутреннихдокументов, связанных с рассмотрением обращений и запросов граждан:

отчеты Губернатору,направляемые заместителями Председателя Правительства, руководителем аппарата,об исполнении поручения Губернатора по обращениям и запросам граждан(передаются по СЭДО);

отчеты ИОГВ по поручениямГубернатора, заместителей Председателя Правительства, руководителя аппарата илиначальника УДО по обращениям и запросам (передаются по СЭДО);

документы переписки междузаместителями Председателя Правительства, ИОГВ, структурными подразделениями порассмотрению обращения и запросам (передаются по СЭДО).

Внутренние документы,связанные с рассмотрением обращений и запросов граждан, оформляются безиспользования бланков.

 

11.6. Работа с обращениями и запросамиграждан в структурных подразделениях

 

11.6.1. В УКК назначаются сотрудники,ответственные за работу с обращениями и запросами граждан.

В обязанности таких сотрудников в числепрочих входит изучение содержания обращений и запросов граждан, поступивших нарассмотрение соответствующему заместителю Председателя Правительства;подготовка по ним проектов поручений, сопроводительных писем о перенаправленииобращений и запросов граждан, ответов заявителям, ответов на запросы иныхорганов, организаций по обращениям и запросам граждан; участие в подготовкеличных приемов заместителя Председателя Правительства; взаимодействие с отделомпо работе с обращениями граждан по вопросам, связанным с рассмотрениемобращений и запросов граждан.

11.6.2. Поручения заместителя ПредседателяПравительства по обращениям в СЭДО утверждает заместитель ПредседателяПравительства или начальник УКК по его поручению или лица, их официальнозамещающие.

11.6.3. Порядок работы с обращениямиграждан в СЭДО в иных структурных подразделениях устанавливается руководителямиструктурных подразделений самостоятельно с учетом настоящего Порядка.

 

11.7. Организация личных приемов заместителейПредседателя Правительства и запись граждан на личный прием в Правительстве

 

11.7.1. Организация и проведение личногоприема граждан осуществляются в соответствии с Конституцией РоссийскойФедерации, Уставом Ивановской области, Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ, Законом Ивановской области от 31.01.2012 № 4-ОЗ «О дополнительныхгарантиях права граждан на обращение в Ивановской области», настоящим Порядком.

11.7.2. Организацию и сопровождение личныхприемов граждан в Правительстве осуществляет отдел по работе с обращениямиграждан.

11.7.3. Личные приемы гражданзаместителями Председателя Правительства проводятся по адресу: г. Иваново, ул.Пушкина, д. 11/7, в соответствии с графиком приема граждан, утверждаемымГубернатором один раз в полугодие.

11.7.4. График приема граждан размещаетсяна официальном сайте Правительства и информационном стенде в зданииПравительства по адресу: г. Иваново, ул. Пушкина, д. 11/7.

11.7.5. Предварительная запись на личныеприемы к заместителям Председателя Правительства производится сотрудникамиотдела по работе с обращениями граждан.

11.7.6. Гражданину может быть отказано взаписи на личный прием к заместителю Председателя Правительства в следующихслучаях:

если вопросы не относятся к компетенциидолжностного лица, на прием к которому хотел бы записаться гражданин; сотрудникотдела по работе с обращениями граждан разъясняет, в чьем ведении находитсярешение поставленных вопросов, и предлагает гражданину обратиться ксоответствующему должностному лицу либо в орган государственной власти, органместного самоуправления муниципального образования Ивановской области;

если гражданин обжалует судебное решение;

если с гражданином прекращена переписка поданному вопросу и в ходе записи на личный прием он не приводит новых доводов,имеющих существенное значение для рассмотрения обращения;

если ответ по существу поставленного вобращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющихгосударственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну;

если гражданин имеет явные признакинаркотического, токсического или алкогольного опьянения или находится всостоянии повышенной поведенческой активности с явными признаками агрессии (доустранения указанной причины);

если у гражданина отсутствуют документы,удостоверяющие его личность;

если гражданин отказывается изложитьсодержание своего вопроса.

 

11.8. Порядок проведения личных приемов гражданзаместителями Председателя Правительства и направления ответа

 

11.8.1. В целях повышения качествапроведения личных приемов граждан, а также предотвращения поступлениянеобоснованных жалоб граждан по итогам личного приема заместителей ПредседателяПравительства, в ходе проведения приема сотрудниками отдела по работе собращениями граждан может вестись аудиопротоколирование, о чем все участникиличного приема предварительно информируются.

11.8.2. Правом на личный прием впервоочередном порядке обладают отдельные категории граждан в случаях,предусмотренных законодательством Российской Федерации и Ивановской области.

11.8.3. На каждого гражданина,записавшегося на личный прием к заместителю Председателя Правительства,сотрудником отдела по работе с обращениями граждан оформляется карточка личногоприема гражданина.

11.8.4. Содержание устного обращения гражданиназаносится в карточку личного приема гражданина.

11.8.5. Заполненная карточка личногоприема гражданина регистрируется в СЭДО сотрудниками отдела по работе собращениями граждан в сроки, установленные Федеральным законом № 59-ФЗ.

11.8.6. В случае если изложенная в устномобращении гражданина информация не требует дополнительной проверки и проработкивопроса, ответ на обращение, с согласия гражданина, дается устно в ходе личногоприема.

В остальных случаях гражданину даетсяписьменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в соответствии стребованиями Федерального закона № 59-ФЗ.

11.8.7. В ходе личного приема гражданинуможет быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был данответ по существу поставленных в обращении вопросов и в ходе личного приемагражданин не приводит новых доводов, имеющих существенное значение длярассмотрения обращения.

Приложение 1

к Порядку работысо служебными

документами,обращениями

 изапросами граждан в Правительстве

Ивановской области

 

 

АКТ

 

Приема/передачи документов и материалов к ним

 

 

В связи с________________________________________________________

                    (уходом в ежегодный оплачиваемый или иной отпуск,убытием в командировку, временной нетрудоспособностью, увольнением,перемещением по службе)

 

___________________________________________________________________________

(ФИО, наименованиедолжности сотрудника аппарата Правительства Ивановской области)

 

передает гражданскому служащему________________________________

(ФИО,наименование должности сотрудника аппарата

ПравительстваИвановской области)

 

Документы (дела) за 20__год и справочные материалы кним:

 

№ п/п

Номер документа

Наименование (содержание) документа

Количество листов

Примечание

 

Итого принято ___________________ документов (дел) иматериалов к ним

                                 (цифрами и прописью)

Передал: _____________________________           (наименование должности) _____________________________                           (подпись) «__» __________20__г.

Принял: _____________________________            (наименование должности) _____________________________                           (подпись) «__» __________20__г.

 

 

 

Приложение2

к Порядку работысо служебными

документами,обращениями

 изапросами граждан в Правительстве

Ивановскойобласти

 

 

ПравительствоИвановской области

 

Управлениедокументационного обеспечения

Отделделопроизводства и документационного обеспечения

АКТ

о возвратедокумента корреспонденту (адресанту)

 

«__» __________20_ г.           г.Иваново                         №_____

 

________________________________________________________________

(наименование вида документа)

___________________________________________________________________________

наименование корреспондента(адресанта)

________________________________________________________________

(реквизиты документа)

подлежит возврату корреспонденту(адресанту) в связи с тем, что

________________________________________________________________

(указать основание для возвратадокумента: в документе

обнаружены повреждения; вдокументе отсутствуют страницы и/или приложения к документу; документ адресованиным органу государственной власти,

организации или лицу)

 

Наименование должности сотрудника отдела делопроизводства и документационного обеспечения, на которого возложены функции по организации, ведению делопроизводства в Правительстве Ивановской области	Личная подпись	И.О. Фамилия
Наименование должности сотрудника отдела делопроизводства и документационного обеспечения, на которого возложены функции по организации, ведению делопроизводства в Правительстве Ивановской области (обнаружившего основание для возврата документа)	Личная подпись	И.О. Фамилия

Приложение 3

к Порядку работысо служебными

документами,обращениями

и запросамиграждан в Правительстве

Ивановскойобласти

 

Переченьдокументов, не подлежащих регистрации

 

1. Документыбухгалтерской отчетности (бухгалтерские документы).

2. Приглашенияна семинары, курсы, оформленные в виде рекламных листовок, буклетов и неимеющие конкретного обращения.

3. Печатныеиздания (газеты, журналы, за исключением статей из средств массовой информации,на которые наложена резолюция).

4.Статистические данные (сводные справки, таблицы, сборники, за исключением тех,по которым даны поручения заместителей Председателя Правительства Ивановскойобласти).

5. Поздравленияв адрес заместителей Председателя Правительства Ивановской области,руководителей и сотрудников структурных подразделений аппарата ПравительстваИвановской области.

6. Внутренняяпереписка (акты, служебные, докладные записки, кроме относящихся к вопросам,содержащимся в какой-либо ранее зарегистрированной переписке).

Приложение 4

к Порядку работысо служебными

документами,обращениями

 изапросами граждан в Правительстве

Ивановскойобласти

 

Перечень документов, которые рассматриваютсянепосредственно Губернатором Ивановской области

 

1. Поручения Президента Российской Федерации,Правительства Российской Федерации, полномочного представителя ПрезидентаРоссийской Федерации в Центральном федеральном округе.

2. Поручения федеральных министерств и ведомств(территориальных органов федеральных структур).

3. Ответы из федеральных министерств и ведомств наобращения Губернатора Ивановской области.

4. Документы с грифом «Для служебного пользования»,адресованные Губернатору Ивановской области или в Правительство Ивановскойобласти (в случае компетенции нескольких исполнителей).

5. Информационно-аналитический материал,подготовленный Центром специальной связи и информации Федеральной службы охраныРоссийской Федерации в Ивановской области.

6. Инициативные письма заместителей председателяПравительства Ивановской области, членов Правительства Ивановской области,руководителей исполнительных органов государственной власти Ивановской области(или отчет об исполнении поручения) в адрес Губернатора Ивановской области.

7. Ходатайства о согласовании назначения на должностьруководителей и заместителей руководителей исполнительных органовгосударственной власти Ивановской области.

8. Обращения глав муниципальных районов и городскихокругов Ивановской области, касающиеся вопросов финансирования, измененияобластного законодательства.

9. Заключения на заявления глав муниципальных районови городских округов Ивановской области в части согласования ежегодногооплачиваемого отпуска.

10. Заключения на извещения граждан и организаций онамерении продать земельный участок из земель сельскохозяйственного назначения.

11. Документы, адресованные Губернатору Ивановскойобласти, касающиеся вопросов проведения служебных проверок и противодействиякоррупции.

12. Письма организаций, адресованные ГубернаторуИвановской области, содержащие важную социально-экономическую информацию, в томчисле по вопросам реализации инвестиционных проектов.