Утратил силу - Распоряжение Губернатора Ивановской области
от 12.11.2019 г. № 108-р
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ГУБЕРНАТОРА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
от 17.12.2013 № 224-р
г. Иваново
О внесении изменения в распоряжение Губернатора
Ивановской области от 18.11.2010 № 324-р
«Об утверждении порядка работы со служебными документами
в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах
государственной власти Ивановской области»
В связи с кадровыми и структурными изменениями в Правительстве
Ивановской области и в аппарате Правительства Ивановской области:
Внести в распоряжение Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 № 324-р «Об утверждении порядка работы со
служебными документами в Правительстве Ивановской области и
исполнительных органах государственной власти Ивановской области»
изменение, изложив приложение в новой редакции (прилагается).
Вице-Губернатор
Ивановской области А.Г. Фомин
Приложение к распоряжению
Губернатора Ивановской области
от 17.12.2013 № 224-р
Приложение к распоряжению
Губернатора Ивановской области
от 18.11.2010 № 324-р
П О Р Я Д О К
работы со служебными документами в Правительстве
Ивановской области и исполнительных органах
государственной власти Ивановской области
1. Общие положения
1.1. Настоящий порядок работы со служебными документами в
Правительстве Ивановской области и исполнительных органах
государственной власти Ивановской области (далее - Порядок) определяет
порядок работы с документами и правила оформления служебных
документов в Правительстве Ивановской области (далее - Правительство)
и исполнительных органах государственной власти Ивановской области
(далее - исполнительные органы власти) и разработан с учетом положений
Методических рекомендаций по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, и на основании
Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003,
принятого и введенного в действие постановлением Госстандарта
Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст, постановления
Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении
Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
1.2. Делопроизводство в Правительстве и исполнительных органах
власти организуется с использованием системы электронного
документооборота (далее - СЭД), предназначенной для регистрации,
передачи исполнителям, учета и хранения документов.
1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства,
за соблюдение настоящего Порядка в структурных подразделениях
аппарата Правительства (далее - подразделение) и в исполнительных
органах власти возлагается на их руководителей.
1.4. В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного
контроля за соблюдением настоящего Порядка назначается ответственный
из числа государственных гражданских служащих Ивановской области,
замещающих должности государственной гражданской службы Ивановской
области в аппарате Правительства и исполнительных органах власти, или
работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям
государственной гражданской службы Ивановской области в аппарате
Правительства, за ведение делопроизводства (далее - сотрудники),
который осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства,
прохождением и исполнением документов в соответствующем подразделении.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в
соответствующих подразделениях, возлагаются следующие основные
функции:
прием, учет и распределение поступающих документов, а также
проверка соответствия количества документов, фактически полученных
подразделением, исполнительным органом власти, количеству документов,
зарегистрированных в СЭД;
передача документов на рассмотрение руководителю соответствующего
подразделения, исполнительного органа власти и после получения
соответствующей резолюции - исполнителю;
учет исходящих из соответствующего подразделения документов,
проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
контроль за прохождением документов в соответствующем
подразделении;
организация справочно-информационной работы по вопросам
прохождения и исполнения документов;
ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у
сотрудников подразделения, исполнительного органа власти;
контроль за своевременным списанием в дело исполненных
документов;
разработка номенклатуры дел подразделения, исполнительного органа
власти;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение
использования дел в процессе делопроизводства и законченных
делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное
хранение в Правительстве - в отдел делопроизводства и
документационного контроля Правительства (далее – отдел
делопроизводства), в исполнительных органах власти - в соответствующее
подразделение;
прием и передача служебной информации с использованием средств
факсимильной связи, установленных в соответствующем подразделении, и
по электронной почте;
организация использования в соответствующем подразделении средств
копировальной техники и сканеров;
проведение инструктажа вновь принятых в соответствующее
подразделение государственных гражданских служащих Ивановской области
и работников (далее - гражданские служащие и работники) по вопросам
организации работы с документами.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и
контроль за соблюдением требований настоящего Порядка в Правительстве
и исполнительных органах власти осуществляется отделом
делопроизводства.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может
использоваться только в служебных целях и в соответствии с
полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой
информацией.
1.7. Перед уходом в ежегодный оплачиваемый и иной отпуск, убытием
в служебную командировку, а также в случае предполагаемой временной
нетрудоспособности, освобождения от замещаемой должности
государственной гражданской службы Ивановской области, увольнения
сотрудники обязаны передавать находящиеся у них на исполнении
документы гражданским служащим и работникам аппарата Правительства или
исполнительного органа власти, исполняющим их должностные
обязанности, а в случае их отсутствия – своему непосредственному
руководителю.
1.8. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю
подразделения, исполнительного органа власти и сообщается в отдел
делопроизводства, соответствующее подразделение. Руководителем
подразделения, исполнительного органа власти проводится проверка, о
результатах которой информируются в Правительстве заместитель
Председателя Правительства Ивановской области, руководитель аппарата
Правительства (далее - руководитель аппарата) и начальник отдела
делопроизводства, в исполнительном органе власти - руководитель
исполнительного органа власти.
1.9. Взаимодействие с представителями средств массовой
информации, передача им служебной информации осуществляются
Губернатором Ивановской области (далее – Губернатор), руководителем
аппарата, вице-Губернатором Ивановской области (далее –
вице-Губернатор), первыми заместителями и заместителями Председателя
Правительства, пресс-службой Правительства, руководителями
исполнительных органов власти, в отдельных случаях - иными
должностными лицами по разрешению (указанию, поручению) Губернатора
или соответствующих руководителей.
1.10. Руководители подразделений и исполнительных органов власти
обязаны под подпись обеспечить ознакомление сотрудников с настоящим
Порядком.
1.11. Сотрудники аппарата Правительства, исполнительных органов
власти несут ответственность за соблюдение требований настоящего
Порядка, сохранность находящихся у них документов и неразглашение
содержащейся в них служебной информации.
1.12. Работа с документами, содержащими сведения, отнесенные к
государственной тайне, и документами, поступившими по каналам
специальной документальной связи, осуществляется в соответствии со
специальными инструкциями.
1.13. Работа с документами, содержащими служебную информацию
ограниченного распространения, осуществляется в аппарате Правительства
и исполнительных органах власти в соответствии с Положением о порядке
обращения со служебной информацией ограниченного распространения в
Правительстве Ивановской области и исполнительных органах
государственной власти Ивановской области, утвержденным постановлением
Правительства от 24.02.2010 № 36-п.
2. Оформление служебных документов
2.1. Документы, создаваемые в Правительстве, исполнительных
органах власти, печатаются с использованием текстового редактора Word
2.0 или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman
размером № 14, за исключением случаев, установленных настоящим
Порядком.
Для выделения части текста документа могут использоваться
полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно
границ основного текста.
2.2. Каждая напечатанная страница документа, оформленная как на
бланке, так и без бланка, должна иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
2.3. Документ оформляется, как правило, на 1 странице. При
оформлении текста документа на трех и более страницах вторая и
последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера
страниц проставляются в правом верхнем углу арабскими цифрами без слов
«страница», «стр.» и знаков препинания.
2.4. Документы в Правительстве и исполнительных органах власти
оформляются на бланках, которые имеют обязательные реквизиты,
расположенные в соответствии с приложением 1 к настоящему Порядку,
либо на стандартных листах формата А4.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги
форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).
Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
Для оформления сопроводительных писем могут использоваться бланки
с трафаретными частями текста.
Документационное взаимодействие между структурными
подразделениями аппарата Правительства, Правительством и
исполнительными органами власти осуществляется исключительно в рамках
СЭД в соответствии с Регламентом Правительства Ивановской области,
утвержденным указом Губернатора Ивановской области от 16.01.2013 №
5-уг (далее – Регламент Правительства). При переписке между
подразделениями, внутри исполнительного органа власти бланк не
используется.
2.5. Требования к составлению и расположению отдельных
реквизитов.
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности
Правительства и исполнительных органов власти, являются:
а) наименование органа, например: Правительство Ивановской
области, или наименование государственной должности, например:
заместитель Председателя Правительства Ивановской области;
б) справочные данные об органе (государственной должности).
Справочные данные включают почтовый адрес, номер телефона, факса,
адрес электронной почты, сайт и другие сведения по усмотрению
Правительства, соответствующего исполнительного органа власти (ИНН и
т.д.);
в) дата документа.
Датой документа является:
дата его подписания для резолюции;
дата регистрации для письма;
дата события, зафиксированного в документе, для протокола, акта;
дата утверждения для утверждаемого документа (план, отчет и
т.п.).
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением
и исполнением, должны датироваться и подписываться (в том числе в
СЭД).
Документы, подписанные совместно двумя или более организациями
или должностными лицами, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами
арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами,
например: 14.03.2009.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
14 марта 2009 г.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в
соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата
печатается от левой границы текстового поля на одном уровне с
реквизитом «адресат»;
г) регистрационный номер документа.
Регистрационный номер входящего документа в аппарате
Правительства состоит из его порядкового номера (в пределах
документов, включенных в номенклатурное дело), номера структурного
подразделения, в которое адресован документ, и индекса дела по
номенклатуре дел Правительства.
В случае имеющейся ранее переписки по конкретному вопросу,
затронутому в обращении или запросе, регистрационный номер документа
выглядит следующим образом:
порядковый номер (порядковый номер первоначального
обращения/цифровое обозначение количества обращений по данному вопросу
(01, 02, 03 и т.д.)) - номер структурного подразделения (указывается
тот же номер, что и в первоначальном обращении, вне зависимости от
того, кому направлен данный документ) - индекс по номенклатуре дел
(указывается тот же индекс, что и в первоначальном обращении) -
цифровое обозначение (не более двух цифр) года, в котором было
зарегистрировано первоначальное обращение, например:
5461/01-1-28-12.
Регистрационный номер исходящего документа в аппарате
Правительства формируется иначе. Исходящим номером ответа на обращение
является входящий номер документа, данный при регистрации обращения.
Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий
номер, который формируется следующим образом:
номер структурного подразделения - индекс дела по номенклатуре
дел Правительства - порядковый номер, например:
1-120-33.
В исполнительных органах власти допускается иная структура
регистрационного номера, в зависимости от сложившейся практики ведения
делопроизводства в конкретном исполнительном органе власти.
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в
соответствии с расположением этого реквизита.
На исходящих документах, оформленных на стандартных листах
бумаги, номер проставляется под датой и печатается от левой границы
текстового поля на расстоянии одного межстрочного интервала от
предыдущего реквизита;
д) ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату проставляется в том
случае, когда дается ответ на запрос или поручение, и включает в себя
регистрационный номер и дату письма, резолюции, на которое(-ую) должен
быть дан ответ. Данный реквизит документа проставляется в
соответствии с расположением этого реквизита на бланке. При ссылке на
нормативный правовой акт указывают его реквизиты в следующей
последовательности: наименование вида документа и организации -
автора, дату, регистрационный номер, название нормативного правового
акта, например:
в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от
04.03.2013 № 183 «О рассмотрении общественных инициатив, направленных
гражданами Российской Федерации с использованием интернет-ресурса
«Российская общественная инициатива»;
е) адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям,
должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному
подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в
именительном падеже.
Данный реквизит печатается полужирным шрифтом справа на верхнем
поле первого листа документа и центрируется по отношению к самой
длинной строке. На угловом бланке он располагается на одном уровне с
реквизитами «наименование организации» и «справочные данные об
организации»; на продольном - на одном уровне с реквизитами «дата
документа» и «регистрационный номер документа». Например:
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
| | Министерство культуры |
| | Российской Федерации |
| | |
| | Нормативно-правовой |
| | департамент |
| | |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
При направлении документа руководителю организации или
конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения
входят в состав наименования должности адресата, указываются в
дательном падеже, при этом фамилия отделяется от наименования
должности 1 интервалом (1 интервал равен 1 непечатному знаку).
Например:
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
| | Министру образования и науки |
| | Российской Федерации |
| | |
| | Д.И. Ливанову |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности,
установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование,
затем через 1 интервал почтовый адрес. Например:
|—————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
| | Государственное учреждение |
| | Всероссийский |
| | научно-исследовательский |
| | институт документоведения |
| | и архивного дела |
| | |
| | Профсоюзная ул., д. 82, Москва, |
| | 117393 |
| | |
|—————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
При написании наименований должности и организации не допускаются
сокращения, за исключением установленного учредительными документами
сокращения наименования организации.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем – через 1 интервал почтовый адрес,
например:
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
| | Петровой М.В. |
| | |
| | Новая ул., д. 12, кв. 32, |
| | Иваново, 153002 |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
Если документ направляется в несколько однородных организаций или
в несколько структурных подразделений, то они указываются обобщенно.
При необходимости к такому документу составляется список рассылки,
отметка о наличии списка рассылки располагается через 1 интервал ниже
реквизита «адресат», например:
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
| | Главам администраций |
| |муниципальных районов и городских|
| | округов Ивановской области |
| | |
| | (согласно списку рассылки) |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово
«Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся
перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее;
ё) утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
проставляется справа на верхнем поле первого листа документа и
выравнивается по левому краю. Допускается в реквизите «гриф
утверждения документа» центрировать элементы относительно самой
длинной строки.
Данный реквизит печатается полужирным шрифтом.
Расстояние между словом УТВЕРЖДАЮ, наименованием должности лица,
утверждающего документ, его подписью, инициалами, фамилией и датой
утверждения составляет 1 - 2 интервала.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
| | |
| | |
| | |
| | |
| | |
| |УТВЕРЖДАЮ |
| | |
| |Временно исполняющий обязанности |
| |Губернатора Ивановской области |
| | |
| |_______________ |
| |(личная подпись) П.А. Коньков |
| |01.11.2013 |
| | |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,
протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в
творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в
роде и числе с видом утверждаемого документа.
|————————————————————————————|——————————————————————————————————————|
| |УТВЕРЖДЕНО |
| | |
| |распоряжением заместителя Председателя|
| |Правительства |
| |Ивановской области, руководителя |
| |аппарата Правительства Ивановской |
| |области |
| |от 01.11.2013 № 35 |
| | |
|————————————————————————————|——————————————————————————————————————|
ж) заголовок к тексту документа.
Заголовок составляется ко всем документам, за исключением
поручений, телефонограмм, факсограмм. Заголовок должен быть кратким,
точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть
согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
«о чем?» («о ком?»), например:
Об изменении штатного расписания
«чего?» («кого?»), например:
По вопросу открытия торгового центра в г. Иванове
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок
может не составляться.
Заголовок к тексту письма печатается шрифтом Times New Roman
размером № 12 от левой границы текстового поля через 1 интервал
от предыдущего реквизита. Выделение данного реквизита
курсивом или полужирным шрифтом не допускается.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1
межстрочный интервал. Максимальная длина данного реквизита 73 мм.
Точка в конце заголовка не ставится;
з) текст документа.
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным,
обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем
информации.
Документы должны быть написаны в деловом стиле, который обладает
совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора
лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и
текстов в целом.
К основным стилевым чертам деловой речи относятся:
нейтральный тон изложения;
точность и ясность изложения;
лаконичность и краткость текста.
При отсутствии персонального обращения к адресату текст
печатается на расстоянии 1 - 2 интервалов от заголовка в установленных
границах полей.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой
границы текстового поля.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы
или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков
характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в
именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица
множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были,
находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть
согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк
должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем
на 1 странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих
страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой
части указываются причины, цели, основания создания документа. Во
второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без
пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во
исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты:
наименование документа и организации - автора, дату, регистрационный
номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно
разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего
лица единственного числа («просит», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица
множественного числа («договорились», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа
(«слушали», «выступили», «решили»).
В служебной переписке текст должен излагаться от первого лица
множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем,
высылаем и т.д).
Изложение текста письма от первого лица единственного числа
(прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:
письмо оформляется на должностном бланке;
письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное
обращение к адресату.
Если письмо содержит персональное обращение к адресату (далее –
обращение), то оно печатается через 1 интервал от заголовка к тексту
письма полужирным шрифтом и выравнивается по центру, например:
Уважаемый Дмитрий Анатольевич!
Текст письма отделяется от обращения 1 интервалом.
При составлении гарантийных писем, писем-согласований и т.д.
допустимо также изложение письма от третьего лица единственного числа
(«Правительство согласовывает»).
В служебной переписке запрещается употребление сокращенных слов,
наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся
в полном соответствии с их официальным наименованием. В нетекстовых
приложениях к служебным письмам допускаются сокращения слов и
наименований федеральных органов исполнительной власти. Все сокращения
слов и наименований должны быть общепринятыми (например, МИД России,
МВД России).
В официальных документах не допускается употребление сокращения
«РФ» вместо слов «Российская Федерация».
При неоднократном употреблении наименования органа, его
подразделения, учреждения, организации, термина, должности в рамках
одного документа их сокращенное наименование может употребляться
только при наличии соответствующей оговорки по тексту после полного
наименования органа, его подразделения, учреждения, организации,
термина, должности, например: исполнительные органы государственной
власти Ивановской области (далее - ИОГВ) или государственная
гражданская служба Ивановской области (далее – гражданская служба).
В написании имен, географических названий, терминов, должностей,
учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм
сокращения.
Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии в тексте жестким
пробелом, который не позволяет отрывать инициалы имени и отчества от
фамилии и переносить их на другую строку или страницу (жесткий пробел
– сочетание клавиш Ctrl + Shift + пробел).
Знаки «№», «§» отделяются от числа жестким пробелом. Знаки «№»,
«§», «%» и т.д. при нескольких числах не удваиваются и ставятся только
один раз, до или после ряда чисел, например:
№ 1, 2, 3 или 3 - 5%.
и) отметка о наличии приложений.
Данный реквизит располагается через 1 интервал от текста
документа и начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы
текстового поля.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то
указывается его наименование, количество листов и количество
экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.
Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то указывается
только количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 № 02-6/172
и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе
адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес;
к) подпись.
Данный реквизит располагается через 2 - 3 интервала от
предыдущего реквизита.
В состав подписи входят полное наименование должности лица,
подписавшего документ (если документ оформлен не на бланке документа
или оформлен на бланке организации), личная подпись и ее расшифровка в
следующей последовательности: инициалы и фамилия.
Если документ оформлен на бланке должностного лица, то полное
наименование должности лица, подписавшего документ, указывается только
в случае, если документ оформлен на нескольких листах. В ином случае
данный реквизит состоит из личной подписи и расшифровки подписи
(инициалы, фамилия). Полное наименование должности лица, подписавшего
документ, указывается независимо от количества листов также в случае,
когда документ оформлен на бланке должностного лица, а должность
лица, подписывающего документ, имеет двойное наименование, например:
заместитель Председателя Правительства Ивановской области,
руководитель аппарата Правительства Ивановской области.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается
фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не
допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением
косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне или одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по
должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на
одном уровне.
Наименование должности в реквизите «подпись» печатается от левой
границы текстового поля через 1 межстрочный интервал полужирным
шрифтом и выравнивается по левому краю листа. Расшифровка подписи в
реквизите «подпись» печатается полужирным шрифтом и располагается на
уровне последней строки наименования должности с пробелом между
инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи
ограничивается правым полем;
л) согласование проекта документа.
Согласование проекта документа проводится при необходимости
оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и
ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем
(ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где
готовился проект документа.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе
(внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее
согласование).
Гриф включает в себя личную подпись, расшифровку подписи
(инициалы, фамилия) и дату; допустимо при визировании документа
проставлять только личную подпись и дату.
На внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы
проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа
оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется
следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник управления государственной
службы и кадров Правительства
Ивановской области
Личная подпись Е.Н. Кулешова
Дата
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа с исполнительными органами власти
и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее
согласование.
Грифы согласования располагаются на отдельном листе согласования,
если содержание документа затрагивает интересы нескольких
организаций. На документе делается отметка «Лист согласования
прилагается».
В исключительных случаях допускается проставление грифа
согласования на лицевой стороне первого листа либо оборотной стороне
последнего, допускается также согласование путем направления
соответствующего письма.
Согласование документа осуществляется в следующей
последовательности:
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых
затрагиваются в документе;
с исполнительными органами власти, интересы которых затрагивает
содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области
(экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с должностными лицами Правительства;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий
только с согласия этих органов;
м) оттиск печати.
Правительство, Губернатор, аппарат Правительства и исполнительные
органы власти имеют печати с изображением Государственного герба
Российской Федерации.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской
Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их
подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной
символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их
соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание
наименования должности лица, подписавшего документ;
н) отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже
реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Копия верна»
или «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись,
расшифровку подписи, дату заверения. Заверять документы - письма,
протоколы (кроме нормативных правовых актов и кадровых документов) в
Правительстве имеет право только отдел делопроизводства, в
исполнительных органах власти - соответствующее подразделение.
Например:
Верно
Начальник отдела делопроизводства и
документационного контроля
Правительства Ивановской области Личная подпись С.В. Хохлова
Дата
Данный реквизит может проставляться специальным штампом или
оформляться от руки.
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати;
о) отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем
углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы (допускается полное изложение имени,
отчества), фамилию исполнителя, номер его телефона с указанием кода
города и адрес электронной почты, печатается шрифтом Times New Roman
размером № 11 и оформляется следующим образом:
С.Н. Иванова
(495) 41-14-88, e-mail@gov37.ru
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой
исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного
исполнителя.
На бланке резолюции указывается фамилия исполнителя,
подготовившего проект резолюции (либо условное обозначение фамилии,
имени, отчества исполнителя);
п) отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает
в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого
документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер
дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело подписывается и датируется
исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в
котором исполнен документ. Номер дела, в котором будет храниться
документ, проставляется сотрудником, ответственным за ведение
делопроизводства в структурном подразделении, органе исполнительной
власти. Данный реквизит допускается оформлять на отдельном листе в
виде резолюции;
р) пометка ограничения доступа к документу.
Пометка «Для служебного пользования» с указанием номера
экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и
титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного
письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного
распространения.
Пометка ограничения доступа печатается в правом верхнем углу
документа шрифтом Times New Roman размером № 11. Номер экземпляра
проставляется ниже пометки ограничения доступа через 1,5 межстрочного
интервала и центрируется по отношению к ним;
с) идентификатор электронной копии документа.
Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в
колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части
нижнего поля шрифтом Times New Roman размером № 8.
2.1. Оформление проектов служебных телеграмм
Проекты телеграмм оформляются на листах формата А4.
Телеграммы имеют следующие реквизиты:
адрес
(Куда)
(Кому).
В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес
организации:
Москва, ул. Петровка, 38.
Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в
городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо
указывать наименование соответствующей области или края, например:
Анадырь Магаданской.
Наименование организации печатается в дательном падеже и
отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочного интервала,
например:
Администрации Вологодской области.
При направлении телеграммы должностному или частному лицу
должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже,
например:
Губернатору Ярославской области
инициалы, фамилия
или
ИВАНОВУ И.И.
Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций,
то их наименование следует указывать обобщенно, например:
Главам муниципальных образований
Ивановской области
При направлении телеграммы в 4 и более адреса составляется
указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим
текст телеграммы.
Текст отделяется от предыдущего реквизита 2 интервалами и
печатается через 1,5 интервала.
Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату,
которое печатается центрированным способом, например:
Уважаемый ________________________!
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если
при этом не искажается смысл содержания, с сокращениями обозначаемых
знаков препинания.
Например:
точка - тчк;
запятая - зпт;
двоеточие - двтч;
скобки - скб;
кавычки - квч;
номер - нр.
Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов,
абзацев, исправлений и не должен превышать 2 машинописных страниц.
Нельзя делать в тексте вставки.
Телеграмма составляется и передается на отправку в 2 экземплярах.
Подпись отделяется от текста 2 интервалами и включает
наименование должности лица и ее расшифровку (инициал имени и
фамилию). Данный реквизит на телеграмме заверяется простой печатью
отдела делопроизводства.
Наименование должности печатается от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой
длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Исходящий номер и дата печатаются 1 интервалом ниже реквизита
«подпись».
Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и
включают в себя: наименование структурного подразделения, фамилию,
инициалы и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.
Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы
исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а
также время сдачи телеграммы на отправку.
Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в
тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на
который дается ответ.
При оформлении международных телеграмм их адрес и текст должны
быть напечатаны латинскими буквами, за исключением телеграмм,
направляемых в страны СНГ.
Адрес международной телеграммы печатается в следующей
последовательности: наименование адресата (в именительном падеже);
наименование организации или место жительства адресата (улица, номер
дома); наименование пункта и страны назначения (город, страна).
Образец телеграммы:
Губернатору Ярославской области
Уважаемый __________________!
Текст телеграммы
Наименование должности И. Фамилия
Исходящий номер и дата
___________________________________________________________
Наименование и адрес отправителя
2.2. Порядок оформления решений,
принятых на совещаниях, заседаниях
Организация подготовки и проведения заседаний межведомственных
комиссий (советов), создаваемых Правительством, осуществляется в
соответствии с положениями об этих комиссиях.
Протоколы совещаний, проводимых Губернатором, межведомственных
комиссий (советов) при Правительстве, руководителей исполнительных
органов власти вместе с указателем рассылки передаются для
регистрации, размножения и рассылки в отдел делопроизводства,
соответствующее подразделение исполнительного органа власти.
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного
распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования», и
он передается для регистрации и организации направления исполнителям
в отдел делопроизводства, соответствующее подразделение
исполнительного органа власти.
К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанный
сотрудником подразделения, ответственного за подготовку протокола.
Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то
допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.
Внутри аппарата Правительства, в исполнительные органы власти
протоколы рассылаются исполнителям исключительно с использованием СЭД
(кроме протоколов с пометкой «Для служебного пользования»).
Копии протоколов, направляемых в сторонние организации,
заверяются печатью отдела делопроизводства, соответствующего
подразделения исполнительного органа власти.
Подлинники протоколов совещаний у Губернатора, межведомственных
комиссий (советов) с тезисами выступлений при наличии (если велась
стенограмма или аудиозапись - с ними) передаются на хранение в отдел
делопроизводства.
Тексты выступлений (заявлений) Губернатора, первых заместителей и
заместителей Председателя Правительства передаются в пресс-службу
Правительства для размещения на официальном сайте Правительства.
Также на официальном сайте Правительства размещается информация, за
исключением информации ограниченного распространения, о рассмотренных
на заседаниях межведомственных комиссий вопросах и принятых по ним
решениях.
Порядок оформления протоколов
Протокол составляется на основании записей, произведенных во
время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и
выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при
которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только
принятое по нему решение.
Протоколы печатаются на бланках или стандартных листах бумаги.
Протокол имеет следующие реквизиты:
наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;
вид заседания, совещания.
При оформлении протокола на стандартных листах бумаги:
наименование вида документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от
границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом
размером № 16 и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 1
интервалом, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и
выравнивается по центру. Для протоколов совещаний Губернатора реквизит
«вид совещания» включает в себя также наименование вопроса, который
рассматривается на совещании, например:
ПРОТОКОЛ
совещания у Губернатора Ивановской области по вопросу изменения
тарифов на перевозку пассажиров автомобильным транспортом
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым
способом. Дата и номер протокола печатаются полужирным шрифтом справа
через 1 интервал ниже предыдущего реквизита.
Номера протоколов заседаний Правительства состоят из знака № и
порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами.
Номер протокола совещания у Губернатора состоит из знака № и
порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами. Номер
оперативного совещания у Губернатора состоит из буквенного обозначения
ОС и порядкового номера протокола, оформляемого арабскими цифрами.
Номер протокола совещания у первых заместителей и заместителей
Председателя Правительства состоит из знака №, инициалов имени и
фамилии председательствовавшего, индекса подразделения, ответственного
за подготовку совещания, а также порядкового номера протокола в
пределах календарного года, например: № ПК-2-10. Допускается также
сокращенный вид нумерации протоколов (без инициалов имени и фамилии
председательствовавшего).
Протоколы заседаний комиссий нумеруются арабскими цифрами в
пределах календарного года.
Например: от 14 марта 2010 г. № 12 или от 17 апреля 2010 г. №
ПК-2-10.
Текст полного протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.
В вводной части указываются: председатель или
председательствующий, секретарь.
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или
отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество
превышает 15 человек.
Слово «Присутствовали» печатается полужирным шрифтом от границы
левого поля, в конце слова ставится двоеточие – «Присутствовали:».
Затем 1 интервалом ниже печатаются наименования должностей
присутствовавших (по старшинству), а справа от наименования должностей
- их инициалы и фамилии (межстрочный интервал - 1). Наименования
должностей могут быть указаны обобщенно (фамилии могут быть указаны в
алфавитном порядке), например:
члены Правительства;
сотрудники аппарата Правительства Ивановской области.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень
рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, с
указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос
нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога «О»
(«Об») и печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочного
интервала и включает вопросы, рассматриваемые на заседании
(совещании), и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, его наименование
начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрированно полужирным
шрифтом и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под
чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на
заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса.
Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
При проведении заседаний, совещаний, комиссий (советов)
оформление текстов разделов протокола может строиться по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола. Решение в тексте протокола печатается полностью. При
необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения,
высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола
после соответствующего решения либо оформляется в виде приложения к
протоколу.
Подпись отделяется от текста 2 - 3 интервалами и включает
должность, фамилию, инициалы имени и отчества и печатается полужирным
шрифтом.
Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых
решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут
оформляться выписки из протокола.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста
подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по
которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка,
вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится
выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В
этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из
протокола».
Выписка из протокола заверяется простой печатью отдела
делопроизводства (соответствующего подразделения).
При необходимости на протоколе проставляется гриф «Для служебного
пользования», который печатается в правом верхнем углу первого листа
протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5
межстрочного интервала и центрируется по отношению к нему.
Образцы протоколов:
Образец 1
ПРОТОКОЛ
заседания Правительства Ивановской области
от ______________ № ________
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
ВРЕМЕННО ИСПОЛНЯЮЩИЙ ОБЯЗАННОСТИ ГУБЕРНАТОРА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
П.А. КОНЬКОВ
Присутствовали:
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
|члены Правительства Ивановской | |
|области: | |
|наименование должности |инициалы и фамилии в алфавитном |
| |порядке |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
|руководители государственных |инициалы и фамилии в алфавитном |
|органов власти и |порядке |
|управления, | |
| | |
| | |
|принимающие участие в заседаниях | |
|Правительства Ивановской области | |
| | |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
|выступающие по соответствующим |инициалы и фамилии в алфавитном |
|вопросам |порядке |
| | |
|ответственные работники органов | |
|исполнительной власти и аппарата | |
|Правительства Ивановской области | |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
|представители средств массовой | |
|информации | |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
I. О реорганизации приемников-распределителей
органов внутренних дел и создании на их базе учреждений
социальной помощи для лиц без определенного места
жительства в системе органов социальной защиты населения
(Смирнов В.В., Никитин А.Д.)
Принять к сведению информацию о реорганизации
приемников-распределителей органов внутренних дел и создании на их
базе учреждений социальной помощи для лиц без определенного места
жительства в системе органов социальной защиты населения.
Временно исполняющий
обязанности Губернатора
Ивановской области П.А. Коньков
Образец 2
ПРОТОКОЛ
совещания у временно исполняющего обязанности Губернатора Ивановской
области П.А. Конькова по строительству на территории
г. Иванова
мусороперерабатывающего комбината
от _______________ № ______
Присутствовали:
наименование должности инициалы и фамилии
в алфавитном порядке
1. Одобрить...
2. Рекомендовать администрации г. Иванова...
Временно исполняющий
обязанности Губернатора
Ивановской области П.А. Коньков
Образец 3
ПРОТОКОЛ
заседания Межведомственной координационной комиссии
по организации отдыха, оздоровления и занятости
детей и подростков
от __________ № _______
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА
ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ
О.А. ХАСБУЛАТОВА
Присутствовали:
члены комиссии:
наименование должности инициалы и фамилии
в алфавитном порядке
1. Об организации отдыха, оздоровления и занятости
детей и подростков
Слушали: Иванову И.И. - (краткая запись выступления)
Выступили: Сидоров С.С. - (краткая запись выступления)
Петров П.П. - (краткая запись выступления)
Решили: 1. Одобрить...
2. Поручить...
Председательствующий Подпись Расшифровка подписи
Ответственный секретарь Подпись Расшифровка подписи
2.3. Оформление исходящих документов
Исходящие письма (в том числе инициативные) подписываются
Губернатором, руководителем аппарата, вице-Губернатором, первыми
заместителями и заместителями Председателя Правительства,
руководителями подразделений (если это право оговорено в положениях об
этих подразделениях), руководителями исполнительных органов власти в
соответствии с их компетенцией, а также их заместителями и лицами, их
официально замещающими.
Исходящие документы оформляются на бланках писем на листах
формата А4.
При большом количестве листов в приложении к документу
допускается печатать текст приложения на листах формата А5 10 или 12
шрифтом.
В Правительстве используются следующие бланки, напечатанные и
пронумерованные типографским способом:
угловые и продольные бланки Губернатора, право подписи на которых
имеет Губернатор или лицо, официально замещающее Губернатора;
угловые бланки вице-Губернатора Ивановской области, право подписи
на которых имеет вице-Губернатор;
угловые бланки первых заместителей и заместителей Председателя
Правительства, право подписи на которых имеют указанные должностные
лица;
угловые и продольные бланки Правительства, право подписи на
которых имеют Губернатор, руководитель аппарата, вице-Губернатор,
первые заместители и заместители Председателя Правительства;
угловые и продольные бланки аппарата Правительства, право подписи
на которых имеют руководитель аппарата, первые заместители и
заместители руководителя аппарата, руководители подразделений.
Использование ксерокопий данных бланков для создания документов
не допускается.
В исполнительных органах власти используются бланки
исполнительных органов власти установленного образца.
Исходящие документы принимаются к отправке: в случае направления
документа в один адрес - в 2 экземплярах, в случае направления
нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое
соответствовало бы количеству адресатов на документе, плюс один.
Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле,
оформляется на чистом листе бумаги и должен быть завизирован
руководителем подразделения, подготовившего документ, и
непосредственным исполнителем.
После исполнения документа при направлении ответа автору
обращения исходящим номером этого ответа является входящий номер
документа, данный при регистрации обращения.
Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий
номер в соответствии с номенклатурой дел.
2.4. Оформление стенограмм заседаний и совещаний
Стенограмма - текст, представляющий собой дословную запись устной
речи (доклада, выступления).
На основании стенограммы, звукозаписи или на основании черновых
рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также
материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений,
справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.),
составляется протокол заседания (совещания).
Если заседание стенографировалось или велась звукозапись, после
заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и
оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими
протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания
проводится сразу после заседания, время, которое отводится на
оформление стенограммы заседания, не должно превышать 3 - 5 дней со
дня, когда проводилось заседание.
Запись и расшифровку стенограммы осуществляет уполномоченное
руководителем подразделение (сотрудник) органа, обеспечивающего
проведение соответствующего заседания. Подготовку стенограмм заседаний
Правительства осуществляет отдел делопроизводства. При оформлении
стенограмм не допускается внесение каких-либо изменений, не
зафиксированных в звукозаписи, кроме устранения неточностей
редакционного и юридического характера, которые не влияют на
содержание и понимание текста. В стенограмме указывается дата
проведения заседания (совещания). Стенограмма подписывается лицом,
которое отвечает за фиксирование текста, с указанием фамилии и даты.
2.5. Организация приема, передачи и оформления документов
с использованием средств факсимильной связи,
телефонной связи и электронной почты
2.5.1. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия
документа (письменного, графического, изобразительного), переданного
по каналам факсимильной связи.
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной
передачи и приема текстов документов и служебных материалов
организациям (от организаций).
Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам
факсимильной связи, не является официальным документом.
Последующая досылка оригинала документа (кроме информации для
сведения) обязательна.
2.5.2. Передача с использованием средств факсимильной связи
документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, в том числе с пометками «Для служебного
пользования», «Не для печати» и «Снятие копий запрещено», не
разрешается.
Категорически запрещается передача по средствам факсимильной
связи секретных документов.
2.5.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть
переданы материалы текстового, табличного или графического характера,
исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в
черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением
(первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге шрифтом не менее
№ 8. Объем передаваемого в течение 1 сеанса связи документа,
выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
2.5.4. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы
визируется исполнителем и подписывается руководителем подразделения.
Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии
перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.
2.5.5. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их
учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование
факсимильных аппаратов.
Факсограмма передается руководителю подразделения (его
заместителю) и направляется с резолюцией руководителя (его
заместителя) исполнителю.
2.5.6. Ответственность за правильность передачи (приема), учет и
подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за
использование факсимильных аппаратов.
Работник, отправивший факсограмму, на подлиннике документа делает
отметку с указанием своей фамилии, даты и времени отправления.
Отметка оформляется на обороте последнего листа подлинника. Если
регистрация документа не требуется, подлинник документа остается у
исполнителя. При необходимости регистрации и последующей отправки
подлинника документа адресату он передается в отдел делопроизводства
для регистрации и отправки.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по
средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя,
подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя
соответствующего подразделения.
Вся информация о принятых и отправленных факсограммах заносится в
журнал учета факсограмм.
2.5.7. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ
информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по
электронной почте.
Для передачи и получения информации может использоваться
электронная почта как внутри аппарата Правительства, так и между
исполнительными органами власти, учреждениями и организациями,
имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
2.5.8. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,
исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии
определенной специфики в процессе исполнения.
2.5.9. Отправитель электронного сообщения запускает программу
отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и
время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью
текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в
соответствии с указателем рассылки.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, в
случае если полученное сообщение адресовано Правительству,
исполнительному органу власти и требует ответа (не является рекламой)
– сохраняет его на своем компьютере и после регистрации прикрепляет
сохраненный файл сообщения к регистрационно-контрольной карточке
(далее – РКК) документа в СЭД, при этом в поле «Вид доставки»
указывается, что документ поступил электронной почтой. Каждому
абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик,
которому присваивается код пользователя, и обмен электронными
сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
2.5.10. Телефонограмма - документ информационного характера,
передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном
носителе, передается по телефону и записывается получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных
сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные
сообщения и т.п.).
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом
следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается
руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма
передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций
и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым
она должна быть передана.
Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные
бланки (образец прилагается), если специальные бланки отсутствуют,
телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
|————————————————|————————————————|—————————————|—————————|——————————————|
| Должность, | Должность, | Дата, номер | Время | Текст |
| фамилия | фамилия | телефоно- |передачи |телефонограммы|
| сотрудника, | сотрудника, | граммы | | |
| передавшего | принявшего | | | |
|телефонограмму, |телефонограмму, | | | |
| и номер его | и номер его | | | |
| телефона | телефона | | | |
|————————————————|————————————————|—————————————|—————————|——————————————|
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с
помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем
расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи
повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется
следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,
отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,
принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Текст входящих телефонограмм записывается (печатается)
получателем на бланке, после чего оперативно передается руководителю
или тому должностному лицу, которому она адресована.
Передача исходящих телефонограмм осуществляется устно по каналам
телефонной связи.
Образец телефонограммы:
Наименование организации Адресат
------------------------ -----------------------------
Должность, инициалы и фамилия Должность, инициалы и фамилия
сотрудника, передавшего сотрудника, принявшего
телефонограмму; телефонограмму;
№ телефона № телефона
------------------------ ------------------------------
ТЕЛЕФОНОГРАММА
-------------------- ------------------------ ------------------
Дата Индекс Время передачи
-------------------- ------------------------ -----------------
-------------------- ------------------------ -----------------
Текст
------------------------------------------------------------------
Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма
3. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающих документов
3.1. Прием и отправка служебных документов, запросов и обращений
в Правительстве и исполнительных органах власти осуществляется
следующими способами:
фельдъегерской службой;
через почтовое отделение связи;
нарочными;
с использованием СЭД;
с использованием телеграфной, телефонной и факсимильной связи;
с использованием электронной почты.
Прием и отправка документов в Правительстве и исполнительных
органах власти производится централизованно, за исключением
факсимильной, телефонной и электронной почты.
Документы, переданные (полученные) с использованием факсимильной
связи и электронной почты без использования технологии электронной
цифровой подписи, не имеют юридической силы, поэтому указанные способы
не могут быть использованы для передачи документов, требующих
удостоверения подлинности документа.
Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для
приема и отправки документов, не требующих централизованной
регистрации либо с последующей их регистрацией.
Служебные документы, лично передаваемые в отдел делопроизводства,
соответствующие подразделения, принимаются только при вскрытых
конвертах.
При приеме служебных, принесенных нарочным, документов при
наличии копии обращения на ней по просьбе нарочного может
проставляться штамп Правительства или исполнительного органа власти с
указанием даты поступления документа в Правительство или
исполнительный орган власти.
Документы, поступившие в Правительство во внеслужебное время, в
выходные и праздничные дни, принимаются в Правительстве дежурной
службой Губернатора с последующей передачей в отдел делопризводства.
Указанные документы передаются в отдел делопроизводства для их
обработки не позднее 9-30 следующего рабочего дня.
3.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация
поступающих в Правительство и исполнительные органы власти документов
производятся в централизованном порядке отделом делопроизводства или
соответствующим подразделением. Ошибочно доставленные документы
возвращаются отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3
рабочих дней со дня получения.
Все конверты с поступившими в Правительство и исполнительные
органы власти документами, за исключением конвертов, имеющих пометку
«Лично», вскрываются. Конверт с пометкой «Лично» вскрывается самим
адресатом или уполномоченным им лицом.
Прием документов на регистрацию в Правительстве производится
ежедневно с 9-00 до 12-00 и с 15-00 до 17-00. В исполнительных органах
власти руководитель обязан утвердить приказом порядок и время приема
корреспонденции соответствующим подразделением.
При вскрытии конвертов со служебными документами проверяется
наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие
удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.). В случае
обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные
документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата. При
приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресования и
целостность упаковок. При обнаружении повреждения, при отсутствии
документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах:
первый остается в отделе делопроизводства (соответствующем
подразделении), второй приобщается к поступившему материалу, третий
направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только
по ним возможно установить адрес отправителя или время отправки и
получения документов.
На всех документах, поступивших в отдел делопроизводства,
соответствующее подразделение до 14-00 текущего дня, как правило,
проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).
На документах, поступивших в отдел делопроизводства после 14-00,
может проставляться штамп с указанием даты следующего рабочего дня. На
документы, требующие срочного рассмотрения: с грифами «Срочно»,
«Весьма срочно», «Вручить немедленно», а также на документы и
телеграммы, в тексте которых указан срок, предусматривающий
представление ответа в течение не более 10 дней, проставляется штамп с
указанием даты текущего дня (вне зависимости от времени поступления).
Представление указанных документов на рассмотрение руководства или
соответствующим должностным лицам осуществляется незамедлительно.
Доставка входящих документов в Правительство и исполнительные
органы власти осуществляется сотрудниками отдела делопроизводства
(соответствующего подразделения) в соответствии с внутренними
регламентами, срочные документы доставляются исполнителям
незамедлительно, вне данного графика.
Отправка документов из Правительства, исполнительного органа
власти производится централизованно через отдел делопроизводства
(соответствующее подразделение) после регистрации.
При отправке документов проверяется наличие:
адреса с индексом;
исходящего номера;
заголовка к письму;
фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;
указанных в тексте приложений;
подписи на документе.
Сотрудник отдела делопроизводства (соответствующего
подразделения), занимающийся отправкой документов, имеет право в
случае неправильно оформленного документа:
вернуть документ исполнителю с указанием ошибки;
пригласить исполнителя к себе по документам срочного характера
для исправления допущенной ошибки.
Документы срочного характера, с грифом «Для служебного
пользования», направляемые в Администрацию Президента Российской
Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу и
Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, в
федеральные органы исполнительной власти, передаются в отдел
делопроизводства для отправки фельдъегерской связью до 15-30.
Выдача документов на руки автору или адресату допускается в
исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов,
поставленных в документах, и производится в отделе делопроизводства,
соответствующем подразделении исполнительного органа власти под
подпись получателя.
Регистрация документов.
Поступившие документы учитываются и распределяются на
регистрируемые и нерегистрируемые.
Регистрации подлежат все документы, требующие ответа, учета и
использования в справочных целях.
Ряд документов не подлежит регистрации в соответствии с перечнем
нерегистрируемых документов и корреспонденции (приложение 2).
Регистрация поступивших документов, за исключением письменных
обращений граждан, производится в отделе делопроизводства
(соответствующем подразделении) с вводом информации о них в
регистрационно-контрольную форму. На зарегистрированных документах в
правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа
распечатывается регистрационный штамп, в котором указываются дата и
регистрационный номер, при невозможности постановки штампа в указанном
месте листа допускается его проставление на любом другом свободном от
текста участке документа или распечатывание его на отдельном
стандартном листе бумаги.
3.3. На регистрируемый документ составляется РКК в СЭД, которая
фиксирует дальнейшее прохождение и исполнение документа. При
регистрации поступившего документа в электронную карточку вводятся
необходимые данные о документе: входящий регистрационный номер,
адресат, краткое содержание документа, исходящий номер и дата
документа, информация о лице, подписавшем письмо, информация об
исполнителе, наименование вида документа и информация о том, кому
направлен документ. К РКК прикрепляется отсканированный в
установленном порядке образ документа, за исключением случаев
поступления документов по электронной почте.
Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе не
менее 5 лет.
3.4. Документы, поступившие без указания конкретного адресата,
направляются после регистрации по принадлежности вице-Губернатору,
первым заместителям, заместителям Председателя Правительства,
руководителям исполнительных органов власти, в структурные
подразделения аппарата Правительства в соответствии с их компетенцией
и в соответствии с распределением обязанностей.
Документы, адресованные Губернатору, руководителю аппарата или в
Правительство, распределяются в соответствии с Регламентом
Правительства.
При регистрации документов используются индексы в соответствии с
утвержденной номенклатурой дел Правительства или номенклатурой дел
исполнительного органа власти, утвержденной соответствующим
руководителем.
3.5. Рассмотрение документа предполагает ознакомление с
содержанием документа, подготовку проекта резолюции, передачу
документа соответствующему руководителю для принятия решения по
исполнению документа, подписание резолюции.
Результат рассмотрения документа отражается в резолюции.
При подготовке проекта резолюции учитываются распределение
обязанностей между должностными лицами, входящими в структуру
Правительства, полномочия структурных подразделений аппарата
Правительства и исполнительных органов власти, должностные обязанности
исполнителей.
Резолюция готовится и утверждается в СЭД.
Резолюция Губернатора может быть оформлена на бланке или на самом
документе.
В случае отсутствия Губернатора, руководителя аппарата резолюции
по исполнению документов, поступивших на имя Губернатора, руководителя
аппарата, подписывает лицо, официально их замещающее, как
«Исполняющий обязанности Губернатора Ивановской области» на бланке
резолюции «Губернатор Ивановской области», «Исполняющий обязанности
Председателя Правительства Ивановской области» - на бланке резолюции
«Правительство Ивановской области». Документ может иметь несколько
резолюций. При этом последующая резолюция не должна дублировать первую
и противоречить ей.
В состав резолюции входят:
исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц,
которым дается поручение);
содержание поручения;
срок исполнения поручения;
отметка о контроле (отметку о контроле за исполнением документа в
СЭД обозначают буквой «К» или на бланке резолюции штампом
«Контроль»).
Дополнительно на бланке резолюции (знак +) могут быть указаны
фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ
направляется для информации и, по их усмотрению, для участия в решении
вопроса, а также для контроля за ходом исполнения поручения.
Резолюция подписывается должностным лицом, которое дает
поручение, и датируется.
На бланке резолюции указывается также фамилия и инициалы
исполнителя, подготовившего проект резолюции (либо условное
обозначение фамилии, имени, отчества исполнителя).
3.6. Документы на иностранных языках, поступившие в
Правительство, направляются в представительство Правительства в городе
Москве для организации перевода и затем, при необходимости, подлежат
возврату в отдел делопроизводства для регистрации и последующей
передачи для рассмотрения Губернатору, руководителю аппарата,
вице-Губернатору, первым заместителям или заместителям Председателя
Правительства.
3.7. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение в
день регистрации. Документы с пометкой «Лично», а также
нерегистрируемые документы передаются по назначению в день их
поступления.
4. Организация работы с документами в подразделениях
и исполнительных органах власти
4.1. Все документы, рассмотренные Губернатором и руководителем
аппарата или руководителями исполнительных органов власти,
направляются для исполнения только через отдел делопроизводства
(соответствующее подразделение).
4.2. Документы, поступившие из других организаций непосредственно
Губернатору Ивановской области, руководителю аппарата,
вице-Губернатору, первым заместителям или заместителям Председателя
Правительства, руководителю исполнительного органа власти
незарегистрированными, должны в обязательном порядке направляться на
регистрацию в отдел делопроизводства (соответствующее подразделение).
4.3. В подразделении учет поступления документов ведется в СЭД.
4.4. О поступивших документах докладывается соответствующим
руководителям. В первую очередь обрабатывается корреспонденция с
отметками, свидетельствующими о срочности ее исполнения.
4.5. Руководители организуют исполнение поступивших к ним
документов. Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая
должна содержать фамилии исполнителей, порядок и характер исполнения
документа, подпись руководителя и дату.
4.6. Документы передаются исполнителю согласно резолюции
руководителя подразделения, о чем лицо, ответственное за ведение
делопроизводства в подразделении, делает соответствующие отметки в
СЭД.
4.7. Все отметки о прохождении и исполнении документа в
подразделении фиксируются лицом, ответственным за ведение
делопроизводства, в РКК документа в СЭД.
4.8. Руководители структурных подразделений обеспечивают:
оперативное рассмотрение документов, доведение их до
исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по
существу вопроса.
Исполнитель обеспечивает:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта резолюции на представленную информацию,
проекта будущего документа, его оформление, согласование,
своевременное представление на подписание (утверждение, согласование)
руководством;
подготовку документа к пересылке адресату.
4.9. При необходимости оперативного решения вопросов исполнитель
без составления дополнительных документов делает отметки на документе
или в СЭД: о дате поступления (если образовался интервал времени между
поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах
промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и
т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
Вся необходимая информация заносится сотрудником, ответственным
за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в РКК задания
(документа) в СЭД.
4.10. При наличии ответственного исполнителя все остальные
исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ
информации и представление в установленные сроки необходимых
материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и
достоверность информации, использованной при подготовке документа.
Информация о поступивших в подразделение документах хранится у
ответственного за ведение делопроизводства в подразделении 5 лет.
4.11. Исполненные документы, направленные в подразделение на
бумажных носителях, в 10-дневный срок передаются сотрудником,
ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, в отдел
делопроизводства (соответствующее подразделение) для формирования дел
в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
4.12. Выдача служебных документов из дел, сформированных в
Правительстве и находящихся на хранении в отделе делопроизводства (для
работы, ознакомления, представления в суды и т.д.), в исполнительные
органы власти и другие организации допускается в исключительных
случаях и производится строго на основании их письменных запросов с
разрешения Губернатора либо руководителя аппарата с оставлением в деле
заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Порядок выдачи служебных документов в исполнительных органах
власти определяется приказами (распоряжениями) их руководителей.
5. Контроль исполнения документов и поручений
Контроль исполнения документов и поручений осуществляется в
соответствии с Регламентом Правительства.
6. Формирование дел, их хранение, справочная работа
и уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
Формирование дел, их хранение и справочная работа организуется в
Правительстве в соответствии с Порядком формирования, учета, хранения
и уничтожения дел в аппарате Правительства, утвержденного приказом
руководителя аппарата от 13.01.2012 № 1-од, в исполнительных органах
власти в соответствии с внутренними инструкциями, утвержденными
приказами руководителей.
Приложение 1
к порядку работы со служебными документами
в Правительстве Ивановской области и
исполнительных органах государственной
власти Ивановской области
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
|ПРАВИТЕЛЬСТВО ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ | |
| | |
| | |
| | |
| | Министру образования и науки |
| | Российской Федерации |
| | |
| | Д.И. Ливанову |
| | |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
|________________ № _____________ | |
|на № ___________ от _____________| |
| | |
| | |
|—————————————————————————————————|—————————————————————————————————|
О введении школьной формы
Уважаемый ...!
Текст
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Первый заместитель
Председателя Правительства
Ивановской области подпись О.А. Хасбулатова
И.О. Фамилия
телефон, e-mail
Приложение 2
к порядку работы со служебными документами
в Правительстве Ивановской области и
исполнительных органах государственной
власти Ивановской области
Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции
1. Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские документы).
2. Кадровые документы.
3. Рекламные проспекты.
4. Приглашения на семинары, курсы, оформленные в виде рекламных
листовок, буклетов и не имеющие конкретного обращения.
5. Печатные издания (газеты, журналы, за исключением статей из
СМИ, на которые наложена резолюция Губернатора, руководителя аппарата,
вице-Губернатора, первых заместителей и заместителей Председателя
Правительства, руководителей исполнительных органов власти).
6. Статистические данные (сводные справки, таблицы, сборники, за
исключением тех, по которым дано поручение Губернатора, руководителя
аппарата, вице-Губернатора, первых заместителей и заместителей
Председателя Правительства, руководителей исполнительных органов
власти).
7. Внутренняя переписка (служебные, докладные записки, кроме
относящихся к вопросам, ранее проходящим в какой-либо
зарегистрированной переписке или тех, по которым давалось поручение
Губернатора или руководителя аппарата).
8. Проекты правовых актов.
9. Поздравительные открытки.
10. Анонимная корреспонденция и корреспонденция без обратного
адреса.
Отдел делопроизводства (соответствующее структурное
подразделение) может не регистрировать документы и по другим
основаниям, например: если нарушены правила оформления документов.